Dimensies
Wat zijn dimensies en dimensiewaarden?
Waarom moet u dimensies gebruiken?
Dimensies invoeren/gebruiken in dagboeken en documenten
Dimensies gebruiken als filters
Wat zijn dimensies en dimensiewaarden?
Een dimensie bestaat uit gegevens die u aan een post kunt toevoegen als een soort markering, zodat posten met overeenkomende kenmerken kunnen worden gegroepeerd en dus eenvoudig kunnen worden geanalyseerd. U kunt dimensies in het programma gebruiken voor posten in dagboeken, documenten en budgetten. De term dimensie wordt gebruikt om het analyseproces te omschrijven. Een voorbeeld van een tweedimensionale analyse is verkoop per district. Als u echter meer dan 2 dimensies gebruikt wanneer u een post maakt, kunt u op een later tijdstip een uitgebreidere analyse uitvoeren, bijvoorbeeld verkoop per verkoopcampagne per klantgroep per district.
Elke dimensie kan een onbeperkte reeks dimensiewaarden bevatten die subeenheden van die dimensie zijn. Een dimensie met de naam Afdeling kan bijvoorbeeld afdelingen met de naam Verkoop, Administratie, enzovoort als subeenheden hebben. Deze afdelingen zijn dimensiewaarden. Dimensies en dimensiewaarden worden door gebruikers gedefinieerd en zijn onbeperkt, wat betekent dat u dimensies kunt maken die zijn aangepast aan de vereisten en de bedrijfsprocessen van uw onderneming. Sommige dimensies, zoals rekeningnummer en datum, zijn echter al gedefinieerd door het programma.
Waarom moet u dimensies gebruiken?
De rekeningen van een bedrijf bestaan uit een groot aantal posten uit verschillende bronnen en zijn gerelateerd aan talrijke activiteiten in het bedrijf. U moet vaak rekeningoverzichten, statistieken en analyses maken die u kunt gebruiken als uittreksels van de volledige financiële overzichten. Deze uittreksels kunt u maken met afzonderlijke dimensies of combinaties van dimensies.
Als u een dimensie Afdeling instelt en deze vervolgens met een dimensiewaarde gebruikt wanneer u een post boekt, kunt u later informatie ophalen, bijvoorbeeld welke de artikelen door welke afdelingen zijn verkocht. Als meer dan 1 dimensie is gebruikt op geboekte posten, kan de gebruiker een rijkere analyse van de bedrijfsactiviteiten maken. Bijvoorbeeld 1 verkooppost kan meerdere dimensiegegevens bevatten over de rekening waarop de verkoop van het artikel is geboekt, waar het artikel is verkocht, wie het heeft verkocht, en welk type klant de aankoop heeft gedaan.
Door het gebruik van dimensies kunt u trends analyseren en verschillende kenmerken van een reeks posten met elkaar vergelijken. Hiervoor is met name de functie analyseweergave geschikt, maar u kunt ook filters, rapportageschema's en lijsten gebruiken om informatieve dimensies en analyses te maken.
Met dimensies kunt u ook bedrijfsregels ondersteunen door te bepalen hoe gebruikers dimensies kunnen combineren en hoe dimensies kunnen worden geboekt. Doe dit wanneer bepaalde kostenplaatsen bepaalde rekeningen niet mogen gebruiken of niet aan bepaalde klanten mogen verkopen.
Dimensiesoorten
U kunt zoveel dimensies instellen als u nodig hebt in het bedrijf en een onbeperkt aantal dimensiewaarden voor elke dimensie. U kunt deze dimensies gebruiken voor posten in dagboeken en documenten en voor dimensiegerelateerde lijsten en batchverwerkingen.
U kunt ook extra functies aan bepaalde dimensies toewijzen, zoals wordt beschreven in het volgende voorbeeld:
| Dimensiesoort | Omschrijving |
|---|---|
|
Globale dimensies |
Globale dimensies worden als filters gebruikt, bijvoorbeeld in rapporten, batchverwerkingen en XMLports. U kunt slechts 2 globale dimensies gebruiken. Kies dus dimensies die u vaak gebruikt. U kunt globale dimensies wijzigen met een batchverwerking waarbij alle records worden bijgewerkt. Dit kan enige tijd in beslag nemen. |
|
Shortcutdimensies |
Shortcutdimensies zijn beschikbaar als velden in dagboeken, en documentregels en posten. U kunt er maximaal 8 maken. De eerste 2 shortcutdimensies worden gedefinieerd met dezelfde dimensies als globale dimensies. U kunt de overige 6 shortcutdimensies selecteren uit de dimensies die uw bedrijf heeft ingesteld. Deze 6 shortcutdimensies kunnen ook regelmatig aan behoeften van het bedrijf worden aangepast. |
|
Budgetdimensies |
Wanneer u een budget maakt, kunt u 4 dimensies voor elk budget opgeven. Deze budgetspecifieke dimensies worden budgetdimensies genoemd. U selecteert de budgetdimensies voor elk budget uit de ingestelde dimensies. Met budgetdimensies kunnen budgetfilters worden ingesteld en dimensiegegevens aan budgetposten worden toegevoegd. |
Wanneer u een dimensie selecteert als globale dimensie, shortcutdimensie of budgetdimensie, wordt de naam van de velden met dit dimensiesoort automatisch gewijzigd in het codebijschrift dat u hebt ingevoerd voor de geselecteerde dimensie in de dimensietabel.
In de Help worden vanzelfsprekend de algemene namen voor de dimensiesoorten gebruikt, zoals Globale dimensie 1 code in plaats van de door het bedrijf ingestelde codenaam voor de dimensie.
Dimensies instellen
U moet opgeven welke dimensies en dimensiewaarden u in het bedrijf wilt gebruiken. U stelt dimensies op de pagina Dimensies in. Op die pagina maakt u 1 regel voor elke dimensie, zoals Project, Afdeling en Verkoper.
U stelt ook waarden voor dimensies in. Waarden kunnen bijvoorbeeld afdelingen in uw bedrijf zijn. Dimensiewaarden kunnen worden ingesteld in een hiërarchische structuur, vergelijkbaar met het rekeningschema, zodat gegevens kunnen worden onderverdeeld in verschillende niveaus en zodat subsets van dimensiewaarden kunnen worden opgeteld. U kunt zoveel dimensies en dimensiewaarden definiëren als u nodig hebt en iedereen in uw bedrijf kan deze gebruiken.
Als dimensies en waarden zijn ingesteld, kunt u globale dimensies en shortcutdimensies definiëren op de pagina Boekhoudinstellingen die altijd beschikbaar is, om te selecteren als velden op dagboek- en documentregels en posten, zonder eerst de pagina Dimensies te hoeven openen. Ga na welke dimensies het beste als globale dimensies en shortcutdimensies voor het bedrijf kunnen worden gebruikt.
Verder kunt u met dimensiefuncties de bedrijfsregels in het bedrijf ondersteunen. U kunt bijvoorbeeld opgeven welke dimensiecombinaties zijn toegestaan in een dagboek of document, zodat een bepaalde projectgroep bepaalde uitgavesoorten niet kan boeken of een bepaald artikel niet in een bepaald district kan worden verkocht. U kunt ook standaarddimensies opgeven voor rekeningsoorten zoals klantrekeningen of voor elke rekening.
Dimensies invoeren/gebruiken in dagboeken en documenten
Op een dagboekregel kunt u gegevens invoeren over een post, zoals een rekeningnummer, een klantnummer, enzovoort. U kunt ook dimensiegegevens aan een post toevoegen als u shortcutdimensies rechtstreeks als velden op dagboekregels hebt ingesteld.
U kunt ook dimensiegegevens invoeren op de pagina Dimensies door in een dagboek te klikken op Verwante informatie, Regel, Dimensies. U kunt de pagina Dimensies gebruiken als alternatief voor de shortcutdimensievelden of voor het invoeren van gegevens voor dimensies die niet als shortcutdimensies zijn ingesteld.
Wanneer u een dagboekpost boekt, worden de dimensiegegevens ook geboekt.
In een document kunt u dimensiegegevens invoeren voor een documentregel en een documentkop. U kunt dimensiewaarden voor de eerste 2 shortcutdimensies rechtstreeks invoeren op de documentkop en extra dimensiegegevens voor de kop toevoegen op de pagina Dimensies, bijvoorbeeld door op Verwante gegevens, Offerte en Dimensies te klikken in een offertedocument.
U kunt elke shortcutdimensie rechtstreeks op de documentinvoerregels beschikbaar maken. U kunt vervolgens rechtstreeks op de regel dimensiewaarden invoeren. U kunt ook dimensiegegevens invoeren op de pagina Dimensies door Verwante informatie, Regel, Dimensies te kiezen.
Voor documentkoppen en -regels kunt u de pagina Dimensies gebruiken als alternatief voor de shortcutdimensievelden of voor het invoeren van gegevens voor dimensies die niet als shortcutdimensies zijn ingesteld.
Wanneer u een document boekt, worden de dimensiegegevens automatisch ook geboekt. Deze kunnen worden bekeken in het bijbehorende geboekte document.
Als u standaarddimensies voor bepaalde rekeningen of rekeningsoorten hebt ingesteld, wordt automatisch bepaald welke dimensies en dimensiewaarden op een regel of kop worden ingevoerd. Deze gegevens worden ingevuld wanneer u regels in dagboeken en documenten invoert. De dimensiegegevens die worden ingevoerd, worden gebaseerd op de rekeningen en rekeningsoorten die u hebt ingevoerd.
Dimensies gebruiken als filters
U kunt dimensies op een aantal manieren gebruiken als filter. Met de 2 dimensies die u als globale dimensie hebt ingesteld, kunt u een filter toepassen op alle grootboekposten. Met budgetdimensies kunt u budgetposten filteren. U kunt dimensies ook filteren met analyseweergaven. Zo kunt u posten analyseren en informatieve lijsten maken waarin dimensiegegevens uit alle postgegevens worden verzameld.
Als een dimensiefilterveld een dimensiewaarde bevat, worden in de gefilterde velden bedragen weergegeven die alleen op deze dimensiewaarden zijn gebaseerd.
U kunt maximaal 20 tekens gebruiken (cijfers en/of letters). Net als bij andere filters is het combineren van dimensiefilters aan regels gebonden. Deze regels worden beschreven in de volgende voorbeelden waarin dimensiewaarden worden gebruikt voor een dimensie die is ingesteld als Kostenplaats:
| Betekenis | Voorbeeld | Opgenomen dimensiewaarden |
|---|---|---|
|
Gelijk aan |
ADM |
Administratie |
|
Interval |
ADM .. PROD ..PROD |
Vanaf de dimensiewaarde Administratie tot de dimensiewaarde Productie in het overzicht met waardecodes Tot en met de dimensiewaarde Productie in het overzicht met waardecodes |
|
Of/of |
ADM|VERKOOP |
Dimensiewaarden Administratie en Verkoop |
|
En |
<ADM&>PROD |
Dimensiewaarden vóór Administratie en na Productie in het overzicht met waardecodes |
|
Behalve |
<>ADM |
Alle dimensiewaarden behalve Administratie |
|
Vóór |
>ADM |
Dimensiewaarden vóór Administratie in het overzicht met waardecodes |
|
Groter dan of gelijk aan |
>=1200 |
Dimensiewaarden met nummercode 1200 of hoger |
|
Kleiner dan |
<1200 |
Dimensiewaarden met een nummercode lager dan 1200 |
U kunt de verschillende notatiesoorten ook combineren:
| Soort | Omschrijving |
|---|---|
|
2999|2100..2490 |
Dimensiewaardecode 2999 en dimensiewaardecodes 2100 tot en met 2490 |
|
..1.299|1.400.. |
Dimensiewaardecodes tot en met 1299 en dimensiewaardecode 1400 en hoger. Dat wil zeggen, alle dimensiewaardecodes behalve 1300 tot en met 1399 |