Flexibele factuurlay-outs: het onderdeel Kop inrichten

Het bovenste deel van een factuurafdruk, de 'kop', kan verschillende factuurelementen bevatten, zoals:

• uw logo
• de tekst 'Factuur' of 'Inkoopfactuur'
• uw adres
• het factuuradres van uw afnemer
• de factuurdatum
• het factuurnummer
• uw btw-nummer
• uw KVK-nummer

 

1. Bepaal allereerst welke factuurelementen u in de kop van de factuurlay-out wilt opnemen en in welke volgorde deze elementen moeten komen te staan.
   Denk bij het bepalen van de volgorde in regels. Stel dat u:
   • linksboven op de afdruk uw logo wilt plaatsen en rechtsboven de tekst 'FACTUUR' . Per element is dan een kopregel nodig (met wellicht nog een blanco kopregel ertussen als u meer witruimte tussen het logo en de tekst wilt).
     

   Opmerking: In het standaardrapport is het niet mogelijk om zowel een (logo)afbeelding als een tekst op dezelfde regel te plaatsen. Dit kan worden aangepast in een maatwerkrapport. Neem daarvoor contact op met een consultant van Mysolution. In het standaardrapport is het wel mogelijk om meerdere logo's/afbeeldingen op dezelfde regel te plaatsen.

    

   • onder het logo en/of de tekst wat witruimte wilt. Daarvoor zijn een of meerdere blanco kopregels nodig.
   • onder de witruimte het factuuradres van uw klant wilt tonen. Een factuuradres bestaat uit meerdere regels. Dat kunnen er 4 zijn (bedrijfsnaam, contactpersoon, straatnaam + nummer, postcode + plaats), maar ook meer (bijvoorbeeld met de landnaam erbij). Het is daarom aan te raden om voor het factuuradres 6 kopregels op te nemen.

2. Open de pagina Flexibele factuurlay-outs en selecteer het rapport dat u wilt inrichten.

3. Selecteer in de sneltab Factuurlayout rapportonderdelen de regel met het onderdeel Kop en klik op de actiebalk van deze sneltab op Opbouw. De pagina Factuurlayout kopregels opent.

4. Vul in het veld Regelnr. een regelnummer in, bijvoorbeeld '10' of '100'.

Tip: U kunt de nummering 1, 2, 3, enz. aanhouden, maar als u op een later moment een regel wilt tussenvoegen, dan moet u de hele nummering aanpassen. Door te werken met tien- of hondertallen, kunt u later makkelijk een nummer invoegen.

 

5. Klik in het veld Regeltype en klik op het pijltje. De keuzelijst bevat de volgende opties:

   • Blanco

   • 1Kolom

   • 2Kolom

   • 3Kolom

   • 4Kolom

   • 5Kolom

   • 6Kolom

   • 7Kolom

   • 8Kolom

   • 9Kolom

   • Verzameling

   • Streep

   • Footerregel

   • 13Kolom

     Let op: De regeltypes 9Kolom, Verzameling en Footerregel zijn (in het standaardrapport) niet van toepassing in dit onderdeel.
     

     Welke optie u moet kiezen, is afhankelijk van de factuurelementen die u op de regel wilt opnemen. Stel dat u op een regel 1 factuurelement wilt opnemen, bijvoorbeeld een logo, en verder niets op dezelfde regel. Dan kiest u de optie 1Kolom. Stel dat u 2 factuurelementen op dezelfde regel wilt plaatsen, bijvoorbeeld 2 (logo)afbeeldingen of de tekst 'Factuurdatum:' met in de kolom ernaast de factuurdatum. Kiest u de optie 2Kolom, dan worden de factuurelementen naast elkaar geplaatst (hoe kort naast elkaar, is ook afhankelijk van de gekozen variant, zie hierna). Wilt u meer witruimte tussen de factuurelementen, dan zou u ook de optie 3Kolom of 4Kolom kunnen kiezen en vervolgens (in een volgende stap) de factuurelementen in de eerste en de derde resp. vierde kolom plaatsen.

     Selecteer het gewenste regeltype.

6. De vervolgstappen zijn afhankelijk van het gekozen regeltype:

   • Blanco: hiermee voegt u een blanco regel toe op de afdruk. U kunt verder niets invullen in de regel.

   • Streep: hiermee voegt u een dunne lijn toe die van links naar rechts loopt. Via de velden Kolom van (Streep) en Kolom t/m (Streep) bepaalt u de lengte van de lijn. Het afdrukgebied (d.w.z. alles binnen de marges) is ingedeeld in 21 kolommen van ca. 0,86 cm per kolom. Standaard loopt de lijn van kolom 1 t/m kolom 21, dus over de hele breedte. Wilt u een kortere lijn, geef dan in Kolom van (Streep) aan in welke kolom de lijn moet beginnen en in Kolom t/m (Streep) in welke kolom de lijn moet eindigen. Dit vergt mogelijk enig uitproberen voordat u de gewenste lengte hebt.
     De lijndikte is niet aanpasbaar.

   • 1Kolom t/m 13Kolom:

     1. Voor deze regeltypes zijn verschillende varianten mogelijk. Zie Regeltypes en varianten voor een nadere omschrijving van alle opties.

        Let op: Voor sommige factuurelementen zoals logo's moet u een specifiek regeltype en specifieke variant kiezen, anders wordt het element niet (goed) afgedrukt.

        Variant is een verplicht veld. Als u bij Regeltype een kolomoptie kiest, wordt automatisch het variantnummer 1 ingevuld. Vul in het veld Variant het gewenste variantnummer in.

     2. Klik op de actiebalk op Afdrukspecificatie. De pagina Factuurlayout kopkaart opent.

     3. Vul de afdrukspecificatie voor de kopregel in. Zie De afdrukspecificatie van een kopregel inrichten.

Tip: Het is aan te raden om de lay-outwijzigingen te testen. Open daarvoor een geboekte factuur en selecteer in het veld Factuurlay-out de factuurlay-out die u aan het inrichten bent. (Dit kan alleen als het rapport is toegevoegd aan de pagina Factuurlay-outs. Zie Een factuurlay-outrapport toevoegen aan de pagina Factuurlay-outs.) Vraag vervolgens een afdrukvoorbeeld op. Is de opmaak en indeling nog niet naar wens, pas de lay-outinstellingen dan aan. Zie ook Problemen met flexibele factuurlay-outs oplossen.

 

7. Om nog een nieuwe kopregel toe te voegen, klikt u op de actiebalk op Nieuw. U kunt ook op de regel onder de laatst ingevulde regel klikken. Herhaal voorgaande stappen totdat u alle gewenste kopregels hebt toegevoegd en ingericht.

 

Zie ook

Flexibele factuurlay-outs inrichten

Flexibele factuurlay-out: het btw-nummer van uw klant wel/niet afdrukken

Regeltypes en varianten

De afdrukspecificatie van een kopregel inrichten

Een factuurlay-outrapport toevoegen aan de pagina Factuurlay-outs

Problemen met flexibele factuurlay-outs oplossen