Om voorschotbedragen uit te kunnen betalen en inhouden op het loon moet u een aantal zaken inrichten.
Looncomponent INH_VOORSCHOT
Technisch gezien worden voorschotten verwerkt via het loondagboek, al zijn ze daar niet zichtbaar. De looncomponent die hiervoor wordt gebruikt is INH_VOORSCHOT.
Op deze looncomponent moet Teken omdraaien op loonstrook zijn aangevinkt. Zorg dat in het veld Loondagboek de waarde Ja staat, anders kunt u geen voorschot invoeren.
Om de inhouding van een voorschot af te drukken op loonstroken stelt u in het veld Loondagboek op loonstrook de waarde Ja of Ja met componentomschrijving in. Zie Veld Omschrijving welke omschrijving op de loonstrook wordt afgedrukt.
Vink de optie Journaliseren aan en stel een debet en credit grootboekrekening op de pagina Looncomponentboekingsgroepen in.
Nummerreeks instellen
Als een nummerreeks voor het loondagboek is ingesteld (in het veld Loondagboeknrs. op de pagina Flex nr.-reeks instellingen) en de gegevens in de regel zijn ingevoerd, krijgt elke nieuwe regel automatisch het volgende nummer uit de reeks toegekend. Zie ook Pagina FLEX nr.-reeks instellingen.
Voorschotten automatisch boeken
Goedgekeurde voorschotten kunnen automatisch worden geboekt. Daarvoor moet in het loonbedrijf een taakwachtrijpost met rapport 11076170 (Voorschotten boeken) zijn ingesteld. Via de knop Rapportaanvraagpagina in de taakwachtrijpost kunt u een e-mailadres instellen. Als zich tijdens het boeken een of meer fouten voordoen, wordt naar dat adres een e-mail gestuurd met de foutmelding(en).
Zie Rapport Voorschotten boeken.
Foutmelding bij boeken
Krijgt u bij het boeken van een voorschotregel onderstaande foutmelding, dan is voor looncomponent INH_VOORSCHOT geen (debet of credit) grootboekrekening ingesteld. Zie ook Looncomponentboekingsgroepen.
Veld Reden in voorschotregel verplicht laten invullen
Via een modelleerbare actie kan worden afgedwongen dat het veld Reden in een voorschotregel verplicht wordt ingevuld. Stel hierbij een filter op het veld Voorschotstatus (170) in. Let op dat u de waarde Goedgekeurd (1) instelt en niet de waarde Geboekt (2).
Zie ook Modelleerbare acties.
Afwijkende transactiewijze voor het uitbetalen van voorschotten
Om onderscheid in de betaalfrequentie van loonberekeningen en voorschotten te kunnen maken, kunt u op de bedrijfseenheid een afwijkende transactiewijze voor voorschotten instellen. Dit betreft de transactiewijze in het veld Voorschottransactiewijze in de sneltab Loon.
Zie ook Loon uitbetalen.
Zie ook