Modelleerbare acties

Modelleerbare acties zijn krachtige tools binnen MSF waarmee u uw processen verder kunt automatiseren. Het zijn geavanceerde automatiseringsregels die automatisch specifieke acties uitvoeren wanneer aan de ingestelde datavoorwaarden wordt voldaan binnen een of meerdere tabellen in MSF. Beschouw ze als 'slimme workflows' die uw data continu monitoren en hierop reageren.

Mogelijkheden van modelleerbare acties

Een modelleerbare actie (MA) is een vooraf gedefinieerde actie die automatisch uitgevoerd wordt. Bijvoorbeeld het goedkeuren van een aanvraag of het wijzigen van een status. U kunt ze onder andere gebruiken voor het:

starten, gereed melden of afbreken van workflows
genereren van documenten of documentregels
tonen van (fout)meldingen
wijzigen van data in flexibele velden
toepassen van geavanceerde filters op overzichtspagina´s
exporteren van gegevens

Voorbeelden van modelleerbare acties

Versturen van urenherinneringen naar resources/contactpersonen (in combinatie met een workflow)
Foutmeldingen bij het invoeren van gegevens met afhankelijkheid
Workflowtaak klaarzetten voor medewerkers bij leegloop
Automatiseren van statusovergang bij einde projectresource
Documenten automatisch genereren
Een mail sturen welke documenten bijna vervallen

Opmerking: Modelleerbare acties muteren geen data (met uitzondering van de actie Data wijzigen). Het is wel mogelijk om via een MA een rapport te activeren dat wel data kan aanpassen, of door middel van een statusomzetting vervolgacties laten uitvoeren.

Aanmaken van een modelleerbare actie

Let op: Modelleerbare acties kunnen een grote impact hebben op de performance van de applicatie. Richt modelleerbare acties daarom op een zorgvuldige manier in een testomgeving in en test ze uitgebreid. Zet ze alleen bij een afdoende werking en performance in de datasettest over naar de productieomgeving.

Modelleerbare acties op een groot aantal records (zoals op alle resources of urenposten) of op drukke processen (zoals het boeken) kunnen de performance sterk beïnvloeden.

Het aanmaken van een MA verloopt (in grote lijnen) als volgt:

Open de pagina Modelleerbare acties en klik op de knop Nieuw.
Geef de MA een duidelijke naam en omschrijving.

Selecteer in het veld Actie het type actie:
- Workflow start - om een workflow te starten
  Een workflow starten kan ook via een workflowtrigger, maar daarbij kunt u maar 1 tabel gebruiken. Bij een MA kunt u meerdere tabellen gebruiken. Via een workflowtrigger is het bijvoorbeeld mogelijk om een workflow te starten als een resource een bepaalde status bereikt, maar niet als dezelfde resource ook een contract moet hebben dat geldig is. Dat kan bij een MA wel.
- Workflow gereed melden - om een workflowstap gereed te melden
- Workflow afbreken - om een workflow af te breken
- Melding - om een melding te geven aan een gebruiker
- Foutmelding - om een blokkerende melding te geven
- Overzicht filter - om in overzichtspagina's filters toe te passen die in de MA zijn ingesteld
- Functieaanroep - om specifieke bedrijfslogica-functies uit te voeren
- Rapportaanroep - om een rapport te genereren of uit te voeren
- Export - om gegevens te exporteren naar een CSV-bestand
- Data wijzigen - om data in flexibele velden te wijzigen

Stel in de sneltab Tabelactie de tabel of tabellen in die van toepassing zijn. Deze tabellen kunt u structureren in een hiërarchische parent-child relatie.
Stel de condities in waar de records aan moeten voldoen door filters op de tabel(len) in te stellen.
De ingestelde actie bepaalt hoe u de MA kunt laten starten. In de meeste gevallen stelt u een trigger of taakwachtrijpost in. Zie Starten van een modelleerbare actie.

Afhankelijk van de geselecteerde actie moet u nog enkele specifieke velden en/of pagina's instellen.
- Workflow start, Workflow gereed melden en Workflow afbreken:
  1. Stel het veld Workflowcode in.
  2. Zorg dat in de sneltab Tabelactie een regel aanwezig is waarbij in het veld Koppel workflow kaart de waarde Als hoofdkaart is gevuld. Zie ook Veld Koppel workflow taak.
  3. In geval van actie Workflow start: stel eventueel de pagina Modelleerbare actie tekst in. Zie Pagina Modelleerbare actie tekst.
- Melding en Foutmelding: stel de pagina Modelleerbare actie tekst in. Zie Pagina Modelleerbare actie tekst.
- Overzicht filter: zie Modelleerbare acties met actie Overzicht filter.
- Functieaanroep: stel de pagina Modelleerbare actie functieaanroep in. Zie Pagina Modelleerbare actie functieaanroep.
- Rapportaanroep: Stel in het veld Rapport ID het rapportnummer in van het rapport dat u wilt laten uitvoeren. U kunt in principe elk rapport aanroepen waarvan u het rapportnummer kent en dat beschikbaar is in MSF. Voorwaarde is wel dat het rapport geschikt is om zonder gebruikersactie te draaien, dus zonder verplichte dialoogvensters.
  
  Zodra de actie wordt getriggerd, wordt het opgegeven rapport automatisch uitgevoerd.
  
  Als u deze waarde kiest, is het niet mogelijk om een workflow te selecteren binnen dezelfde MA.
- Export: stel de exportdefinitie (op de pagina Modelleerbare exportdefinitieregels) en bestandslocatie in.
- Data: stel de pagina Data wijzigen in. Zie Data in flexibele velden wijzigen via modelleerbare acties.

Test de MA uitgebreid. Zie ook Een modelleerbare actie testen.

Activeer de MA door het veld Actief in te schakelen.

Tip: Leg in een notitie (in het feitenblok Notities) vast wat de MA en/of workflow moet doen zodat dit voor iedereen die de MA bekijkt duidelijk is. Zie ook Microsoft Learn: Bijlagen, koppelingen en notities op kaarten en in documenten beheren.

Tabellen en filters instellen

In de sneltab Tabelactie stelt u de tabel(len) in die de MA moet gaan checken. Vanuit de sneltab kunt u filters en triggers instellen. Zie Structuur van een modelleerbare actie instellen (tabellen, filters en triggers).

Starten van een modelleerbare actie

Een MA kan starten via:

een trigger in de MA - Triggers zijn gebeurtenissen of voorwaarden die de uitvoering van een MA starten. Triggergebeurtenissen worden geactiveerd wanneer bepaalde gebeurtenissen plaatsvinden. Bijvoorbeeld een statuswijziging of het vullen van een veld. Zie Trigger instellen hoe u zo'n trigger instelt.

een taakwachtrijpost. Als u de MA op een vooraf bepaald moment wilt uitvoeren. Bijvoorbeeld dagelijks op een bepaald tijdstip, of 1 keer in de week of maand. Zie Taakwachtrijposten voor modelleerbare acties instellen.

Voorbeeld: Bijvoorbeeld het automatisch om laten zetten van de urenstaatstatus wanneer de klant deze heeft geaccordeerd.

de knop Selectie tonen in een overzichtspagina, in geval van de actie Overzicht filter. Zie Modelleerbare acties met actie Overzicht filter.

De ingestelde actie bepaalt hoe de MA kan starten.

Actie Kan starten via

Workflow start trigger of taakwachtrijpost

Workflow gereed melden trigger of taakwachtrijpost

Workflow afbreken trigger of taakwachtrijpost

Melding trigger

Foutmelding trigger

Overzichtsfilter
knop Selectie tonen in een overzichtspagina

Functieaanroep trigger of taakwachtrijpost

Rapportaanroep
trigger of taakwachtrijpost

Export taakwachtrijpost

Data wijzigen trigger of taakwachtrijpost

Actie	Kan starten via
Workflow start	trigger of taakwachtrijpost
Workflow gereed melden	trigger of taakwachtrijpost
Workflow afbreken	trigger of taakwachtrijpost
Melding	trigger
Foutmelding	trigger
Overzichtsfilter	knop Selectie tonen in een overzichtspagina
Functieaanroep	trigger of taakwachtrijpost
Rapportaanroep	trigger of taakwachtrijpost
Export	taakwachtrijpost
Data wijzigen	trigger of taakwachtrijpost

Trigger instellen

Een trigger stelt u als volgt in:

Ga naar de sneltab Tabelactie van de MA.
Stel in de eerste rij de tabel in waarop u de trigger wilt instellen.
Selecteer deze regel en klik op de actiebalk van de sneltab op de knop Triggers. De pagina Modelleerbare actie triggers opent.
Stel de gewenste trigger in. U kunt de trigger instellen op tabel- of op veldniveau. Selecteer het gewenste niveau in het veld Soort.
- Kiest u voor Tabel, geef dan bij Trigger Soort aan of de MA moet starten bij het toevoegen, wijzigen of verwijderen van een record in de betreffende tabel.
- Op veldniveau gaat het altijd om een wijziging van een veld in deze tabel. Selecteer het betreffende veld in het veld Veldnr..

Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:

Dit is ook gecombineerd te gebruiken, dus zowel een regel op tabelniveau als een regel op veldniveau.

Veld Bron op pagina Modelleerbare actie triggers

Is de MA alleen van toepassing voor de klant- of resourceportal, geef dit dan aan via het veld Bron.

Laat u het veld Bron leeg, dan geldt de MA voor alle gebruikerssituaties, dus voor zowel de portals als de MSF client.
Stelt u de waarde Resourceportal in, dan is de MA alleen van toepassing als de ingestelde actie wordt uitgevoerd op de resourceportal.
Stelt u de waarde Klantportal in, dan is de MA alleen van toepassing als de ingestelde actie wordt uitgevoerd op de klantportal.

Wijzigt u dit veld, dan moet u de client opnieuw starten om de wijziging toe te passen.

Voorbeeld: Het veld Bron is dus nuttig als u specifieke acties wilt uitvoeren die alleen relevant zijn voor bepaalde portals. Bijvoorbeeld:

Een notificatie die alleen verstuurd moet worden als een resource zelf iets wijzigt via de resourceportal
Validaties die alleen van toepassing zijn op klanten die iets invoeren via de klantportal
Het vermijden van dubbele acties wanneer dezelfde trigger voor meerdere scenario's bestaat

Taakwachtrijposten voor modelleerbare acties instellen

MA's die geen triggeractie bevatten kunt u starten via een taakwachtrijpost (met uitzondering van MA's met actie Overzicht filter). Maak daarvoor een taakwachtrijpost aan met rapport 11096499.

In de rapportaanvraagpagina van de taakwachtrijpost stelt u in welke MA('s) u wilt uitvoeren. Zo kunt u bijvoorbeeld de code van de MA invullen.

Voorbeeld:

Meerdere MA's tegelijk uitvoeren via 1 taakwachtrijpost

U kunt per MA een taakwachtrijpost aanmaken, maar het is ook mogelijk om meerdere MA's via 1 taakwachtrijpost uit te voeren. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn als u bepaalde MA's dagelijks wilt uitvoeren en andere MA's wekelijks. Dit kan door gebruik te maken van het de categorie.

Voorbeeld: Vul in alle MA's die u dagelijks wilt uitvoeren de categorie DAGELIJKS in.

Stel vervolgens in de rapportaanvraagpagina van de taakwachtrijpost in het filterveld Categorie ook de waarde DAGELIJKS in.

Zie ook

Taakwachtrijposten instellen

Taakwachtrijposten in MSF

Een modelleerbare actie testen

Op de actiebalk staan onder Tests 2 knoppen waarmee u de MA kunt testen.

Gedetailleerde test uitvoeren

Via de knop Gedetailleerde test kunt u een test uitvoeren voor een specifiek record. U moet het sleutelveld opgeven van de tabel uit de hoogste tabelactieregel.

Voorbeeld: In geval van de resourcetabel geeft u een resourcenummer op voor de test.

In geval van de projecresourcetabel geeft u een projectnummer, resourcenummer en regelnummer op.

Als u op OK klikt, toont de pagina Modelleerbare acties detail test het resultaat van de test. Per geselecteerde tabelactieregel is zichtbaar:

welke filters precies zijn gezet zijn (in sneltab laatst gebruikte filters)
of de tabelactie is uitgevoerd (Tabelactie gecontroleerd)
of het opgegeven record hieraan voldoet (Controle succesvol)

Volledige datasettest uitvoeren

Via de knop Volledig dataset test worden de filters gecontroleerd op alle data, zonder de MA daadwerkelijk uit te voeren. Dit geeft met name inzicht op de effectiviteit en performance van de MA.

Zie ook Pagina Modelleerbare actie logboek.

Velden in de sneltab Actie van een modelleerbare actie

Voorbeelden van modelleerbare acties

Automatisch documentregels met documentsjabloon toevoegen (CREATEDOCUMENT)

Automatisch status aanbieding arbeidsomvang omzetten (SETWABOFFERSTATUS)

Securce ID Link automatisch verzenden

Modelleerbare actie met melding GETNEXTCONTRACTVALIDTO

Modelleerbare actie met melding GETPERIODENDDATE

Modelleerbare actie met functie GETNOOFDAYS

MA voorbeeld: contractgegevens op resourcekaart tonen

Modelleerbare actie wijzigen

Als het veld Actief is ingeschakeld, zijn geen wijzigingen mogelijk. Als u de MA dus wilt wijzigen, moet u deze eerst deactiveren.

Logging van uitgevoerde modelleerbare acties

Uitgevoerde MA's worden gelogd. Als u op de actiebalk onder Navigeren op de knop Logboek klikt, opent de pagina Modelleerbare actie logboeken. Daarop ziet u op welke data en tijdstippen de MA is uitgevoerd, welke medewerker dat heeft gedaan en hoeveel acties zijn geslaagd of mislukt.