Pagina Te koppelen documenten

Dit onderdeel biedt de mogelijkheid om grote hoeveelheden (gescande) documenten snel te koppelen in MSF.

Het toevoegen van documenten kan op 2 manieren:

• bestanden uploaden vanuit de pagina Te koppelen documenten. Bij gebruik van SharePoint kunt u op deze manier documenten toevoegen. Zie Bestanden uploaden.
• een locatie instellen waar de (gescande) documenten kunnen worden opgeslagen. Dit is alleen van toepassing als op de pagina Algemene instellingen de optie Gebruik SharePoint Online niet actief is. Zie Map voor gescande documenten.

 

Bestanden uploaden

Het is mogelijk om vanuit deze pagina documenten te uploaden. Via Uploaden nieuw document kunt u een enkel bestand uploaden. Via Uploaden & uitpakken nieuw zip bestand kunt u een zip-bestand met daarin meerdere documenten uploaden, waarbij het zip-bestand automatisch wordt uitgepakt. Wilt u dus meerdere documenten uploaden, dan moet u eerst een zip-bestand maken. Zie Zip-bestand maken van losse bestanden.

Deze bestanden zijn alleen zichtbaar voor de gebruiker die de bestanden heeft geüpload, en niet voor andere gebruikers. Bij deze bestanden is het veld Gebruikersnaam gevuld.

 

Zip-bestand maken van losse bestanden

1. Open de Verkenner en ga naar de bestanden die u wilt samenvoegen in een zip-bestand.

2. Zet de bestanden samen in een nieuwe map als deze op verschillende plekken staan.

3. Houd de Ctrl-toets ingedrukt en klik op de bestanden die u wilt zippen.

4. Klik met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde bestanden.

5. Klik in Windows 10 op Kopiëren naar > Gecomprimeerde (gezipte) map. Klik in Windows 11 op Comprimeren naar ZIP-bestand.

6. Typ de gewenste naam van het zip-bestand en druk op Enter.

 

Map voor gescande documenten

U kunt de bestandsmap voor (gescande) documenten op 2 plaatsen instellen:

• op de pagina Algemene instellingen, in het veld Map voor gescande documenten. Deze map is van toepassing als er geen map is ingesteld voor de vestiging van de gebruiker. Zie ook Veld Map voor gescande documenten.
• per vestiging, in het veld Map voor gescande documenten van de vestiging. Deze map is van toepassing voor gebruikers van de vestiging. Zie ook Veld Map voor gescande documenten.

 

De bestanden die worden opgeslagen in de ingestelde map staan automatisch in het veld Bestandsnaam, inclusief het bestandspad.

 

Bestand koppelen

Als u op een bestandsnaam klikt (of de regel selecteert en op de actiebalk op Open kaartscherm klikt), dan opent de pagina Te koppelen document. Op deze pagina kunt u aangeven waar het document aan gekoppeld moet worden, bijvoorbeeld aan een resource, contract of kandidaat. Nadat u een documentsjabloon hebt geselecteerd, kunt u het document koppelen. Zie ook Pagina Te koppelen document.

 

Nieuwe inkoopfactuur of inkoopcreditnota aanmaken

Gaat u een document koppelen aan een inkoopfactuur of inkoopcreditnota, dan is het mogelijk om automatisch een nieuwe (ongeboekte) inkoopfactuur of inkoopcreditnota aan te maken waar het gescande document aan wordt gekoppeld. Zie Nieuwe inkoopfactuur of inkoopcreditnota aanmaken.

 

 

Zie ook

Te koppelen document

Veld Gebruik SharePoint Online