Pagina Te koppelen document

Selecteer bij Koppelen aan aan welke type kaart u het document wilt koppelen. U kunt kiezen uit:

• Aanvraag
• Auto
• Contact
• Contactpersoon
• Contract
• Inkoopcreditnota

Opmerking: Als u kiest voor Inkoopcreditnota en het veld Koppelnr. leeg laat, dan wordt automatisch een nieuwe ongeboekte inkoopcreditnota aangemaakt als u op de knop Koppel bestand klikt. Het document wordt aan deze inkoopcreditnota gekoppeld.

• Inkoopfactuur

Opmerking: Als u kiest voor Inkoopfactuur en het veld Koppelnr. leeg laat, dan wordt automatisch een nieuwe ongeboekte inkoopfactuur aangemaakt als u op de knop Koppel bestand klikt. Het document wordt aan deze inkoopcreditnota gekoppeld.

• Kandidaat - vul minimaal de velden Koppelnr., Koppelnr. 2 en Documentsjabloon
• Opportunity
• Project
• Projectresource - vul minimaal de velden Koppelnr., Koppelnr. 2, Koppelen aan koppelnr. 1 en Documentsjabloon
• Resource
• Segment (contactsegment)
• Urenstaat - vul minimaal de velden Koppelnr., Koppelnr. 2 en Documentsjabloon
• Verkoopfactuur
• Verzuim - vul minimaal de velden Koppelnr., Koppelnr. 2 en Documentsjabloon
• Zoekactie

De keuze die u maakt, bepaalt welke velden u nog meer moet/kunt invullen.

Als u bij Koppelen aan het type kaart hebt geselecteerd, selecteert u bij Koppelnr. het kaartnummer waar u het document aan wilt koppelen.

Kiest u voor Inkoopfactuur of Inkoopcreditnota, dan kunt u het veld Koppelnr. ook leeg laten. Als u dan op de actiebalk op de knop Koppel bestand klikt, wordt automatisch een nieuwe ongeboekte inkoopfactuur of inkoopcreditnota aangemaakt. Het document wordt aan deze nieuwe inkoopfactuur/inkoopcreditnota gekoppeld.

In enkele gevallen moet u behalve Koppelnr. ook het veld Koppelnr. 2 vullen.

U selecteert dan eerst de resource en vervolgens de bijbehorende kandidaat, urenstaat, verzuimmelding of projectresource. In geval van Projectresource, moeten niet alleen de velden Koppelnr. en Koppelnr. 2 worden gevuld, maar ook het veld Koppelen aan koppelnr. 1. 

Als u bij Koppelen aan het type kaart hebt geselecteerd, selecteert u bij Koppelnr. het kaartnummer waar u het document aan wilt koppelen. In enkele gevallen moet u nog een nummer selecteren in het veld Koppelnr.2. Dat is het geval bij:

• Kandidaat
• Urenstaat
• Verzuim

U selecteert dan eerst de resource en vervolgens de bijbehorende kandidaat, urenstaat of verzuimmelding.

Kiest u de optie Projectresource, dan moet ook het veld Koppelen aan koppelnr. 1 worden gevuld.

Kiest u bij Koppelen aan de optie Projectresource, dan moet u nog 2 nummers selecteren in de velden Koppelnr. 2 en Koppelen aan koppelnr. 1. In het veld Koppelnr. selecteert u de resource en in het veld Koppelnr. 2 het project. Omdat een resource meerdere keren aan hetzelfde project gekoppeld kan zijn (voor verschillende perioden) moet in het veld Koppelen aan koppelnr. 1 ook het volgnummer van de projectresource worden gevuld. Is de resource 1 keer op het project geplaatst, dan wordt dit nummer automatisch gevuld.

Om een document te kunnen koppelen, moet u een documentsjabloon selecteren. Zorg eerst dat de velden Koppelen aan en Koppelnr. zijn gevuld. Klik dan op het pijltje achter het veld Documentsjabloon en selecteer het gewenste documentsjabloon. De keuzelijst bevat alle documentsjablonen die:

• te gebruiken zijn voor de entiteit die in het veld Koppelen aan is geselecteerd, en
• waaraan een bestand gekoppeld moet worden. U ziet hier dus geen documentsjablonen waar een rapport aan gekoppeld is en die bedoeld zijn om Word-documenten mee te genereren.

In documentsjablonen voor contracten, projecten en projectresources is instelbaar voor welke bedrijfseenheden ze te gebruiken zijn. Als u gaat koppelen aan een contract, project of projectresource, kunt u alleen documentsjablonen selecteren die te gebruiken zijn voor de bedrijfseenheid die in het contract, het project of de projectresource is geselecteerd.

In documentsjablonen kan ook contactautorisatie worden ingesteld, zodat ze alleen voor bepaalde contacten te gebruiken zijn. In dat geval kunt u zo'n documentsjabloon alleen kiezen op kaarten waar een geautoriseerd contact aan gekoppeld is. Voorbeeld: een documentsjabloon met contactautorisatie voor bedrijf X dat te gebruiken is op projecten, kunt u alleen kiezen op projectkaarten met bedrijf X, maar niet op projectkaarten waar een ander bedrijf aan gekoppeld is.

Zie ook

Documentsjablonen

Contactautorisatie

In het veld Geldig tot en met kunt u, indien van toepassing, de datum aangeven tot en met wanneer het document geldig is. Als in het geselecteerde documentsjabloon de optie Geldigheidsdatum verplicht bij invoer is aangevinkt, kunt u het document alleen koppelen als het veld Geldig tot en met gevuld is.

In het veld Geldig tot en met kunt u, indien van toepassing, de datum aangeven tot en met wanneer het document geldig is. Als in het geselecteerde documentsjabloon de optie Geldigheidsdatum verplicht bij invoer is aangevinkt, kunt u het document alleen koppelen als het veld Geldig tot en met gevuld is.