Let op: Deze pagina is tot Business Central versie 25.0 alleen van toepassing als op de pagina Functiebeheer de functie Functie: Machtigingen van gebruikersgroepen converteren nog niet is ingeschakeld. Is die functie wel ingeschakeld, dan is de pagina Machtigingen digitale handtekening van toepassing. Zie ook Pagina Machtigingen digitale handtekening.
Het is mogelijk om in te richten dat resources of contactpersonen documenten digitaal kunnen goedkeuren of afkeuren op de portal. MSF kent verschillende methodes van digitale accordering.
Per documentsjabloon stelt u via het veld Type goedkeuring in welke accordering u wilt gebruiken. Zie Veld Type goedkeuring.
Bij gebruik van de accorderingsmethode Uitgebreid, Uitgebreid (met sms) of Met certificaat kunnen documenten met dit documentsjabloon digitaal worden ondertekend. Daarvoor moet het document eerst door een medewerker vanuit MSF worden aangeboden ter ondertekening. Die medewerker moet rechten hebben om dat te kunnen doen.
Aanbieden ter ondertekening kan handmatig of automatisch. Automatisch aanbieden is alleen mogelijk voor gegenereerde documenten.
Handmatig ondertekenen
Op de pagina MYS Doc Temp Authorization stelt u in wie rechten hebben om documenten met dit documentsjabloon handmatig aan te bieden voor ondertekening.
Pagina openen
Open deze pagina vanuit de pagina Documentsjablonen of Documentsjabloonkaart. Klik daarvoor op de actiebalk onder Autorisatie op Machtigingen digitale ondertekening.
Autorisatie instellen op deze pagina
Op deze pagina kunt u autorisatie instellen:
- per medewerker (zijn het er meerdere, dan moet u al die medewerkers toevoegen), of
-
per gebruikersgroep (gebruikers die aan de gebruikersgroep zijn gekoppeld zijn kunnen het documentsjabloon dan handmatig aanbieden ter ondertekening)
Opmerking: Ga bij de inrichting na of de geautoriseerde medewerkers voor het document tekenbevoegd zijn of mogen ondertekenen namens een persoon die tekenbevoegd is, zodat de elektronische handtekening ook juridisch stand kan houden.
Documenten aanbieden
Wanneer een medewerker is geautoriseerd of aan een gebruikersgroep is gekoppeld die is geautoriseerd, dan kan die medewerker documenten met het betreffende documentsjablonen aanbieden via de knop Aanbieden ter ondertekening in de bijbehorende sneltab/het bijbehorende pagina Documenten. Zie Aanbieden ter ondertekening.
Gebruikersgroepen
Gebruikersgroepen helpen u machtigingen te beheren. Wanneer u machtigingen toewijst aan een groep, neemt elk lid van de groep deze machtigingen over.
Let op: Gebruikersgroepen vervallen in Business Central versie 25.0. Ze worden vervangen door beveiligingsgroepen en samenstelbare machtigingensets. Zie ook Microsoft Learn: Gebruikers maken volgens licenties en Microsoft Learn: Toegang tot Business Central beheren met behulp van beveiligingsgroepen.
Automatisch aanbieden ter ondertekening
Voor documenten met accorderingsmethodes Uitgebreid en Met certificaat is het mogelijk om een gegenereerd document automatisch aan te bieden ter ondertekening. Daarbij kunt u desgewenst 1 persoon instellen die het document aanbiedt ter ondertekening, in het veld Medewerker t.b.v. ondertekening op het documentsjabloon. Laat dat veld leeg als u wilt dat de medewerker die het document genereert (bijvoorbeeld door een statusomzetting) als ondertekenaar wordt opgenomen in het document. Zie ook Veld Medewerker t.b.v. ondertekening.
Stel daarnaast de volgende velden op het documentsjabloon in:
- Direct aanbieden ter ondertekening - zie Veld Direct aanbieden ter ondertekening
- Aanbieden ter ondertekening aan - zie Veld Aanbieden ter ondertekening aan
Zie ook Aanbieden ter ondertekening.
Tip: Meer informatie over het navigeren in de gebruikersinterface vindt u in Werken met Business Central. Zie Pagina's en informatie zoeken met Vertel me voor meer informatie over het zoeken naar pagina's, acties en rapporten.
Zie ook
Sneltab Accordering, geldigheid en privacy