Aanbieden ter ondertekening

Bevat een documentregel een documentsjabloon met de waarde Uitgebreid, Uitgebreid (met sms) of Met certificaat in het veld Type goedkeuring en is een document toegevoegd (gekoppeld of gegenereerd), dan moet het document eerst door een medewerker vanuit MSF ter ondertekening worden aangeboden voordat het op de portal wordt gepubliceerd.

Aanbieden ter ondertekening kan handmatig of automatisch. Automatisch aanbieden is alleen mogelijk voor gegenereerde documenten.

 

Handmatig aanbieden ter ondertekening

Handmatig aanbieden kan via de knop Aanbieden ter ondertekening vanuit de actiebalk van de pagina/de sneltab Documenten, onder Acties. In sommige sneltabs/pagina's Documenten zijn hiervoor 2 knoppen aanwezig: 1 om het document aan te bieden ter ondertekening aan de resource en 1 om het document aan te bieden aan de contactpersoon.

 

Rechten nodig

De medewerker die op de knop Aanbieden ter ondertekening klikt moet wel rechten hebben om documenten met het betreffende documentsjabloon aan te kunnen bieden. Dat kunt u per documentsjabloon instellen via de knop Machtigingen digitale ondertekening.

Zie ook

Pagina Machtigingen digitale handtekening

MYS Doc Temp Authorization

 

Waar is handmatig aanbieden ter ondertekening mogelijk?

Aanbieden ter ondertekening is mogelijk vanuit de sneltab/de pagina Documenten van de volgende onderdelen:

 

Automatisch aanbieden ter ondertekening

Voor documenten met accorderingsmethodes Uitgebreid en Met certificaat is het mogelijk om een gegenereerd document automatisch aan te bieden ter ondertekening. Daarbij kunt u desgewenst 1 persoon instellen die het document aanbiedt ter ondertekening, in het veld Medewerker t.b.v. ondertekening op het documentsjabloon. Laat dat veld leeg als u wilt dat de medewerker die het document genereert (bijvoorbeeld door een statusomzetting) als ondertekenaar wordt opgenomen in het document. Zie ook Veld Medewerker t.b.v. ondertekening.

Stel daarnaast de volgende velden op het documentsjabloon in:

Als deze velden correct zijn ingesteld en er wordt op basis van het betreffende documentsjabloon een document gegenereerd, dan wordt het document direct aangeboden ter ondertekening.

 

Resultaat van het aanbieden ter ondertekening

Als de documentregel een Word-document bevat, dan wordt dit automatisch omgezet in een niet wijzigbaar pdf-bestand. In het pdf-bestand komt de digitale handtekening van de medewerker (aanbieder) te staan.

Het pdf-bestand wordt op de portal gepubliceerd en is zichtbaar voor de resource of contactpersoon (als dit correct is ingericht, zie Documenten op de portal tonen (inrichting)). Vervolgens kan de resource/contactpersoon het document op de portal accorderen. Als de resource/contactpersoon het document goedkeurt, wordt de digitale handtekening van de resource/contactpersoon in het document gezet.

In het veld Goedkeuringsstatus van de documentregel komt de status Ingevoerd te staan.

Op de pagina Details Ondertekening (dat u vanuit de documentregel kunt openen via de knop Details ondertekening) worden 2 regels toegevoegd met status Ingevoerd :

  • een regel met bronsoort Medewerker en de medewerkercode en medewerkernaam.
  • een regel met de bronsoort Resource of Contactpersoon (afhankelijk voor wie het document is aangemaakt) en het nummer en de naam van de resource/contactpersoon.

Voorbeeld: Een voorbeeld van de digitale handtekening van de medewerker in geval van uitgebreide accordering:

Een document met digitale handtekening van de medewerker

 

Zie ook

Veld Type goedkeuring

Methodes van digitale accordering

Sneltab Accordering, geldigheid en privacy

Digitale handtekeningen