Pagina Documenten
De pagina Documenten bevat de documenten die aan het contract zijn gekoppeld. Dit betreft dezelfde documenten die op de contractkaart in de sneltab Documenten staan.
Pagina openen
Open deze pagina vanuit het contractoverzicht of een contractkaart. Klik daarvoor op de actiebalk onder Navigeren op Documenten.
Getoonde documenten
Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar:
- met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is ingeschakeld, en
- waarin de optie Vervallen niet is aangevinkt
Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond.
Zie ook Toon in beperkte weergave.
Rechten/autorisatie
Welke documenten worden getoond is ook afhankelijk van de rechten van een gebruiker. Aan een documentsjabloon kunnen een of meer rollen zijn gekoppeld en op een documentsjabloon kan de optie Autorisatie o.b.v. vestigingsgroep bron zijn ingeschakeld. Dan geldt het volgende:
- Als op de pagina Sjabloonautorisatie van het documentsjabloon een of meer rollen zijn ingesteld en de medewerker beschikt over minimaal 1 van deze rollen, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon selecteren, ongeacht de vestigingsgroep die voor de bron (het contract) geldt.
- Als op de pagina Sjabloonautorisatie van het documentsjabloon een of meer rollen zijn ingesteld en de medewerker beschikt niet over een van deze rollen, dan bepaalt de vestigingsgroep die voor het contract geldt of de medewerker toegang krijgt. Is de medewerker gekoppeld aan een vestigingsgroep die afwijkt van de vestigingsgroep van het contract, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon niet zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon niet selecteren. Zijn de medewerker en het contract aan dezelfde vestigingsgroep gekoppeld of is de medewerker niet aan een vestigingsgroep gekoppeld, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon selecteren.
Is op het contract een vestiging ingesteld die niet in een vestigingsgroep is opgenomen, dan zijn de ingestelde rollen bepalend. - Als voor het documentsjabloon geen rol is ingesteld, dan bepaalt de vestigingsgroep die voor het contract geldt of de medewerker toegang krijgt. Is de medewerker gekoppeld aan een vestigingsgroep die afwijkt van de vestigingsgroep van het contract, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon niet zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon niet selecteren. Zijn de medewerker en het contract aan dezelfde vestigingsgroep gekoppeld of is de medewerker niet aan een vestigingsgroep gekoppeld, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon selecteren. Is op het contract een vestiging ingesteld die niet in een vestigingsgroep is opgenomen, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon selecteren.
Zie ook
Autorisatie o.b.v. vestigingsgroep bron
Vestigingsgroepen per medewerker
Wijze van aanmaken
Deze pagina kan documenten en documentregels bevatten die:- handmatig zijn toegevoegd. Zie ook hierna.
- automatisch zijn toegevoegd. Bijvoorbeeld als:
- de status van het contract wijzigt en aan die status een of meer documentsjablonen zijn gekoppeld.
- een modelleerbare actie met de functie CREATEDOCUMENT of GENERATEDOCUMENT is ingesteld. Zie ook Pagina Modelleerbare actie functieaanroep.
Een document(regel) handmatig toevoegen op de pagina Documenten van een contract
- Klik op de actiebalk op de knop Nieuw of klik in de eerste lege regel in het veld Soort.
- Klik in het veld Soort op het pijltje en zoek en selecteer een documentsjabloon. De keuzelijst bevat alleen documentsjablonen waarvoor in de documentsjablooninstellingen is ingericht dat ze:
- te gebruiken zijn voor contracten, en
- te gebruiken zijn voor de bedrijfseenheid van het contract, en
- selecteerbaar zijn, en
- waar u rechten voor hebt.
In het veld Omschrijving verschijnt automatisch de omschrijving die in het documentsjabloon is ingevuld.
- Selecteert u een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave niet is ingeschakeld, dan krijgt u een melding daarover en de keuze om alle actuele documenten weer te geven of niet. Kiest u:
- Ja, dan wordt het filter opgeheven en zijn alle actuele documentregels zichtbaar, inclusief de nieuw aangemaakte. Documentregels waarin de optie Vervallen is aangevinkt, worden hiermee niet zichtbaar.
- Nee, dan blijft het filter ingesteld. De nieuw aangemaakte documentregel is dan niet zichtbaar.
- U kunt nu een document (oftewel bestand) gaan koppelen of genereren. Zie Documenten koppelen of genereren in een documentregel.
Gegevens genereren op basis van de datum in het veld Geldig van
In Word-lay-outs voor contractdocumenten (rapport 11076133) kunt u onder andere de volgende velden opnemen:
- WagePerHour voor het bruto uurloon op het contract (het loon dat in de sneltab Loon op het contract is vastgelegd).
- WagePerUnit voor het brutoloonbedrag per eenheid (op basis van het loon en de eenheid die in de sneltab Loon op het contract zijn vastgelegd).
Zijn op het contract meerdere loonregels aanwezig met verschillende startdata, dan bepaalt de datum in het veld Geldig vanaf in de documentsjabloonregel welke loonregel van toepassing is en dus welk brutoloonbedrag wordt afgedrukt in het document. Zie ook Een Word-lay-out voor documentsjablonen toevoegen en aanpassen.
Help per veld
Veld DatumBij het aanmaken van een document wordt automatisch de werkdatum ingevuld in het veld Datum.
Voegt u handmatig een regel toe en vult u een documentsjabloon in het veld Soort, dan wordt de datum automatisch ingevuld. Het is mogelijk om deze datum te wijzigen.
Veld SoortOm een document toe te voegen (door deze te koppelen of genereren) is een documentsjabloon nodig. Deze stelt u in dit veld in.
De keuzelijst bevat alleen documentsjablonen waarvoor in de documentsjablooninstellingen is ingericht dat ze:
- te gebruiken zijn voor contracten, en
- te gebruiken zijn voor de bedrijfseenheid van het contract, en
- selecteerbaar zijn, en
- waar u rechten voor hebt
Autorisatie op rollen
In documentsjablonen kan autorisatie op rollen zijn ingesteld waarbij het documentsjabloon alleen zichtbaar is voor gebruikers die minimaal 1 van de ingestelde rollen hebben. In dat geval kunt u zo'n documentsjabloon alleen kiezen als u een rol hebt die gekoppeld is aan het documentsjabloon.
Zie ook Pagina Sjabloonautorisatie.
Zie ook
Een document(regel) handmatig toevoegen
Veld BestandsnaamAls het veld Soort in een documentregel gevuld is, kunt u in het veld Bestandsnaam een bestand koppelen of genereren. Zie Documenten koppelen of genereren in een documentregel.
De opbouw van de bestandsnaam is in te stellen in het veld Bestandsnaam van het documentsjabloon.
Wanneer een bestand aanwezig is in een documentregel, is het mogelijk om deze te vervangen. Zie Een gekoppeld bestand in een documentregel vervangen.
Veld SignaleringIn documentsjablonen kan geldigheidssignalering zijn ingesteld. Afhankelijk van deze instellingen en de datum in het veld Geldig tot en met geeft het veld Signalering in een documentregel aan of het gekoppelde document in die documentregel nog wel of niet geldig is op de werkdatum. Zie ook Het veld Signalering in een documentregel.
Veld VervallenVink deze optie aan als het document vervallen is.
Opmerking: Als in een documentregel de optie Goedgekeurd is aangevinkt, is het niet meer mogelijk om de documentregel te wijzigen. Het is wel mogelijk om de optie Vervallen dan aan en uit te vinken.
Filter bij openen pagina
Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is ingeschakeld en waarin de optie Vervallen niet is aangevinkt. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond.
Met een klik op Actuele documenten worden vervallen documenten niet meer getoond.
Veld Geldig tot en metIn het veld Geldig tot en met kunt u, indien van toepassing, de datum aangeven tot en met wanneer het document geldig is.
Geldigheidssignalering
Op basis van dit veld kan worden gesignaleerd of het document nog geldig is. In documentsjablonen kan geldigheidssignalering zijn ingesteld. Afhankelijk van deze instellingen en de datum in het veld Geldig tot en met geeft het veld Signalering in een documentregel aan of het gekoppelde document nog wel of niet geldig is op de werkdatum.
Let op: Wanneer in een documentsjabloon de optie Signaleren per land van afgifte is ingeschakeld, dan vindt signalering voor dit documentsjabloon alleen plaats als het veld Land van afgifte is gevuld in de documentregel.
Veld Documentsignalering in feitenblok Resourcegegevens
In het feitenblok Resourcegegevens (o.a. op de resourcekaart en het resourceoverzicht) toont het veld Documentsignalering de meest 'negatieve' signalering van alle aanwezige documentregels waarvoor signalering van toepassing is.
Dat veld controleert niet alleen documentregels waarvoor signalering van toepassing is, maar controleert ook of er verplichte documenten:
- aan de resourcestatus zijn gekoppeld (op de pagina Documenten per status) en zo ja, of die verplichte documenten aanwezig zijn bij de resource en aan de ingestelde controles (Controleer of bestand is gekoppeld, Controleer of bestand geldig is en/of Controleer of bestand goedgekeurd is) daarbij voldoen. Zie ook Documenten per status.
- voor de nationaliteit zijn ingesteld en zo ja, of die verplichte documenten aanwezig zijn bij de resource en aan de volgende vereisten voldoen:
- er is een bestand gekoppeld in het veld Bestandsnaam, en
- de datum in het veld Geldig tot en met is nog geldig (d.w.z. gelijk aan of later dan vandaag), en
- het veld Documentnr. is gevuld.
Zie ook Verplichte documenten per nationaliteit.
Zie ook Resourcegegevens.
Zie ook
Veld Land van afgifteSelecteer het land van afgifte indien van toepassing. Als u in het veld begint met het invoeren van de landnaam (of landcode), toont de keuzelijst de bijbehorende mogelijkheden. Wilt u meer zoekmogelijkheden, klik dan in de keuzelijst op Selecteren vanuit volledige lijst.
Geldigheidssignalering
Is in het documentsjabloon geldigheidssignalering ingesteld waarbij de optie Signaleren per land van afgifte is ingeschakeld, dan vindt deze signalering alleen plaats als het veld Land van afgifte is gevuld in de documentregel.
Signalering is alleen van toepassing bij resources en contracten. Het veld Signalering in de sneltab/de pagina Documenten van resources en contracten geeft aan of het gekoppelde document geldig, bijna vervallen of vervallen is. In het feitenblok Resourcegegevens (o.a. op de resourcekaart en het resourceoverzicht) toont het veld Documentsignalering de meest 'negatieve' signalering van alle aanwezige documentregels waarvoor signalering van toepassing is.
Zie ook
Veld Documentnr.Voor sommige documenten is een documentnummer of documentcode van toepassing.
Knoppen op de actiebalk
Via de knoppen op de actiebalk kunt u diverse acties uitvoeren. Onderstaand overzicht zal nog verder worden aangevuld.
Splitsknop Koppel/Open bestand
De knoppen Koppel bestand en Open bestand zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop'. Koppel bestand is zichtbaar als er nog geen bestand is gekoppeld. Is wel een bestand gekoppeld, dan is Open bestand zichtbaar.
| Koppel bestand | Via deze knop kunt u een bestand koppelen of genereren. Zie ook Documenten koppelen of genereren in een documentregel. |
 | Open bestand | Als aan een documentregel een bestand is gekoppeld, kunt u het bestand via deze knop downloaden of openen in de bijbehorende applicatie. |
Splitsknop ondertekening
De knoppen die te maken hebben met het ondertekenen van documenten zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop'. De goedkeuringsstatus bepaalt welke knop zichtbaar is. Klik achter deze knop op 
om een andere knop te kunnen kiezen.
 | Aanbieden ter ondertekening | Als in een documentsjabloon de accorderingsmethode Uitgebreid of Met certificaat is ingesteld, kunnen documenten met dit documentsjabloon digitaal worden ondertekend door de resource. Daarvoor moet het document eerst door een medewerker worden aangeboden aan de resource. Aanbieden ter ondertekening kan handmatig of automatisch. Automatisch aanbieden is alleen mogelijk voor gegenereerde documenten. Zie ook Aanbieden ter ondertekening.
Rechten nodig voor handmatig aanbiedenU kunt het document handmatig aanbieden via deze knop. U moet wel rechten hebben om documenten met het betreffende documentsjabloon aan te kunnen bieden. Dit kunt u per documentsjabloon instellen via de knop Machtigingen digitale ondertekening. Zie ookPagina Machtigingen digitale handtekening
CM Sign met certificaatWanneer gebruik wordt gemaakt van CM Sign en een documentsjabloon met accorderingsmethode Met certificaat, moeten op de resourcekaart en op de medewerkerkaart ook de velden E-mail en Telefoon (mobiel) zijn ingevuld. |
 | Ondertekening afbreken | Als het document is aangeboden (zie ook Aanbieden ter ondertekening) maar nog niet is goed- of afgekeurd, is het mogelijk om het proces van ondertekening te onderbreken via deze knop. Het document verdwijnt dan direct van de portal.
Rechten nodig voor afbreken ondertekeningU moet wel rechten hebben om proces van ondertekening af te breken voor documenten met het betreffende documentsjabloon. Dit kunt u per documentsjabloon instellen via de knop Autorisatie digitale ondertekening. Zie ook |
 | Goedkeuren | Als u op deze knop klikt, heeft dat tot gevolg dat:
|
 | Details ondertekening | Als in een documentsjabloon een accorderingsmethode is ingesteld (zie ook Veld Type goedkeuring), kunnen documenten met dit documentsjabloon digitaal worden ondertekend. Via deze knop kunt u nagaan welke stappen door wie zijn uitgevoerd in het accorderingsproces. Zie ook Details Ondertekening en Goedkeuringsstatus. |
 | E-mail (sjabloon) | Via deze knop start de e-mailwizard. Deze kunt u doorlopen als er minimaal een e-mailsjabloon actief is waarin bij Gebruiken voor de waarde Interacties is geselecteerd. De mail wordt standaard naar de resource gestuurd maar u kunt dit desgewenst nog wijzigen in de wizard. De e-mail bevat de tekst die in het sjabloon is voorgedefinieerd. Via het e-mailsjabloon kan ook worden ingericht dat automatisch een of meer bijlagen worden meegestuurd. Zie ook E-mailwizard en E-mailsjablonen. |
Splitsknop Filter
De knoppen Alle documenten, Actuele documenten en Beperkt zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop'. Bij het openen van deze pagina is Alle documenten zichtbaar. Klikt u op die knop, dan wordt Actuele documenten zichtbaar.
 | Alle documenten | Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar:
Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond. |
| Actuele documenten | Bij het openen van deze pagina zijn documentregels waarin de optie Vervallen is ingeschakeld standaard niet zichtbaar. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond. Met een klik op Actuele documenten stelt u het filter weer in. |
| Beperkt | Bij het openen van deze pagina zijn documentregels met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is uitgeschakeld standaard niet zichtbaar. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond. Met een klik op Beperkt stelt u het filter weer in. |
Overige knoppen
 | Pagina delen | Klik op deze knop om de pagina te delen met anderen of apps:
|
 | Filterdeelvenster weergeven | Via deze knop opent u het filterdeelvenster, waarin u filters kunt instellen en opslaan. U kunt per lijst zoveel weergaven definiëren en opslaan als u wilt. Zie ook |
 | Lay-outopties weergeven | Klik op deze knop om de weergave aan te passen:
Zie ook Microsoft Learn: Lijsten weergeven op verschillende manieren. |
Openen in Excel: via deze knop maakt u een Excel-bestand aan met de inhoud van deze pagina 
Koppeling kopiëren: via deze knop kopieert u een koppeling naar de pagina. Als u deze naar anderen stuurt, kunnen alleen gebruikers die een machtiging hebben de pagina openen.
Overzicht: kies deze optie voor de lijstweergave in gedetailleerde rijen
Tegels: kies deze optie voor de lijstweergave in tegels
Tip: Meer informatie over het navigeren in de gebruikersinterface vindt u in Werken met Business Central. Zie Pagina's en informatie zoeken met Vertel me voor meer informatie over het zoeken naar pagina's, acties en rapporten.
Zie ook
Het veld Signalering in een documentregel
Een gekoppeld bestand in een documentregel vervangen
Een document openen en wijzigen
Een document(regel) verwijderen
Pagina Bedrijfseenheden per documentsjabloon