Een documentsjabloon toevoegen en inrichten

Op de pagina Documentsjablonen kunt u documentsjablonen toevoegen en beheren. 

 

Soorten documentsjablonen

Er zijn 2 soorten documentsjablonen mogelijk:

  • documentsjablonen om documenten te genereren met gegevens uit MSF.
  • documentsjablonen om zelf een bestand te kunnen koppelen, bijvoorbeeld een (gescande) afbeelding, Word-document of een Excel-document.

 

Documentsjabloon toevoegen

  1. Open de pagina Documentsjablonen en klik op de actiebalk op de knop Nieuw. De pagina Documentsjabloonkaart opent.
  2. Voer bij Code een code in voor het documentsjabloon. Het is van belang een toepasselijke code te kiezen, omdat de codes worden gebruikt bij het vastleggen van documenten. U kunt zowel cijfers, letters als speciale tekens gebruiken.

  3. Vul bij Omschrijving een korte omschrijving in voor het documentsjabloon.

 

Gebruiken bij

  1. Klik op de actiebalk onder Gebruik op Gebruik bij entiteit. De pagina Interactiesjabloongebruik opent met de lijst met entiteiten waarin u documentsjablonen kunt gebruiken. Vink de optie Actief aan bij de entiteit(en) waarin u het documentsjabloon wilt gebruiken. In het documentsjabloon wordt de optie Actief dan automatisch ook actief. In de entiteit(en) die u hebt aangevinkt is het nu mogelijk om het documentsjabloon te kiezen.

    Gaat u het documentsjabloon gebruiken om documenten te genereren met gegevens uit MSF, dan moet u in het veld Document rapport het nummer invoeren van een rapport dat de gegevens in het document genereert. Dat rapportnummer is afhankelijk van de plek waar u het document genereert. Wilt u bijvoorbeeld documenten genereren met gegevens van resources, dan geeft u aan dat het alleen gebruikt kan worden (actief is) in Resource en vult u bij Document rapport het rapportnummer voor resources in. Zie ook hierna bij Documenten genereren met gegevens uit MSF.

  2. Documentsjablonen die vanuit de pagina Documentsjablonen zijn aangemaakt en actief zijn in contracten, projecten en projectresources zijn standaard actief voor alle (actieve) bedrijfseenheden. Wilt u dat het documentsjabloon alleen van toepassing is voor een of meer specifieke bedrijfseenheden, klik dan op de actiebalk onder Gebruik op Gebruik bij bedrijfseenheid en verwijder de bedrijfseenheden die niet van toepassing zijn. Zie Bedrijfseenheden per documentsjabloon.

 

Wijzigen/verwijderen toestaan of niet

  1. Activeer de optie Wijzigen toestaan als het mogelijk moet zijn om wijzigingen aan te brengen en op te slaan in een gekoppeld of gegenereerd document. Is deze optie niet actief, dan kan het gekoppelde of gegenereerde document alleen worden geopend (alleen-lezen). Deze optie bepaalt ook of een Word- of pdf-document wordt gegenereerd. Zie ook Wijzigen toestaan.

    Als in de sneltab Bestand bij Opslaglocatie de optie Database is geselecteerd, kunt u de optie Wijzigen toestaan niet inschakelen.
  2. Bij het aanmaken van een nieuw documentsjabloon wordt de optie Handmatig verwijderen toegestaan standaard ingeschakeld. Dit betekent dat:
    • in documentregels met dit sjabloon de gekoppelde documenten verwijderd of overschreven mogen worden.
    • documentregels met dit sjabloon verwijderd mogen worden.

Schakelt u deze optie uit, dan is het bovenstaande niet mogelijk. Zie ook Een document(regel) verwijderen.

 

Word-documenten omzetten naar pdf

  1. Wanneer u via een e-mailsjabloon gaat verzenden, kunt u gekoppelde Word-documenten als bijlage aan het e-mailbericht toevoegen. In het documentsjabloon kunt u instellen dat Word-documenten van dit sjabloon eerst (op de achtergrond) naar pdf worden omgezet voordat ze als bijlage aan het e-mailbericht worden toegevoegd.

    Als op de portal Word-documenten (op basis van een documentsjabloon) worden getoond, is het mogelijk om deze te downloaden. In het documentsjabloon kunt u instellen dat zo'n document als pdf-document wordt gedownload.

    Schakel in beide situaties in het documentsjabloon de optie Als pdf versturen/downloaden in. Zie ook Als pdf versturen/downloaden.

 

Toon in beperkte weergave

  1. In sneltabs en pagina's met documenten zijn bij het openen alleen documentregels zichtbaar met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is ingeschakeld. Via de filterknop Alle documenten heft u dit filter op. Met een klik op Beperkt stelt u het filter weer in. In nieuwe documentregels wordt deze optie standaard ingeschakeld. Zie ook Toon in beperkte weergave.

 

Documenten versturen met factuur

  1. Bij het afdrukken/verzenden van facturen is het mogelijk om documenten toe te voegen die gekoppeld zijn aan urenstaten, termijnschemaregels, declaratieregels en/of verkoopfacturen. Sommige documenten die u aan bijvoorbeeld een urenstaat of verkoopfactuur koppelt, wilt u wel samen met de factuur afdrukken/meesturen, en andere juist weer niet. Daarom moet u voor documenten die u wel wilt afdrukken/meesturen met facturen een documentsjabloon gebruiken waarin de optie Verstuur met factuur is ingeschakeld. In elk nieuw documentsjabloon is deze optie standaard ingeschakeld.

    Wilt u ook documenten kunnen koppelen aan bijvoorbeeld een urenstaat of termijnschemaregel die niet samen met de factuur afgedrukt/verzonden moeten worden, dan gebruikt u een documentsjabloon waarin deze optie is uitgeschakeld. Zie ook Bijlagen bij een urenfactuur afdrukken/verzenden, Bijlagen bij een termijnfactuur afdrukken/verzenden en Een factuurlay-outrapport toevoegen aan de pagina Factuurlay-outs. 

 

Vertalingen

  1. Voor documentsjablonen die op de portal gebruikt worden, kunt u een of meer vertalingen voor de documentsjablooncode vastleggen, zodat deze in de taal van de gebruiker worden getoond. Deze vertalingen kunt u instellen of aanpassen via Verwerken > Vertaling. Zie ook Vertalingen.

 

Documenten genereren met gegevens uit MSF

  1. Als u documenten wilt genereren met gegevens uit MSF, dan vult u in het veld Document rapport het nummer van een rapport in dat de gegevens in het document genereert. Welk rapportnummer u moet gebruiken is afhankelijk van de entiteit/kaartsoort van waaruit u het document genereert. Zie Document rapport welke rapportnummers standaard beschikbaar zijn.
    Hierbij wordt gebruik gemaakt van rapporten op basis van XML, die Word-lay-outs of aangepaste rapportlay-outs worden genoemd. Via o.a. Lay-out > Rapportlay-outs kunt u een kopie van een (ingebouwd of bestaand) rapportlay-out maken. Om een rapportlay-out te bewerken, moet u deze exporteren, aanpassen in Word en vervolgens importeren.

    In Word voert u de gewenste tekst en opmaak in. Op de plekken waar u gegevens uit MSF wilt opnemen, plaatst u een veld. Deze selecteert u vanuit het Word-document. Zie Een Word-lay-out voor documentsjablonen toevoegen en aanpassen.


Vul het veld Document rapport niet in als het documentsjabloon gebruikt gaat worden om zelf een bestand te koppelen. Bijvoorbeeld een documentsjabloon voor het koppelen van gescande urenbriefjes aan urenstaten of voor het koppelen van gescande paspoorten of identiteitskaarten.

  1. Als u bij Document rapport een rapportnummer invult, klik dan op de actiebalk onder Verwerken op Inhoud per taal. Op die pagina kunt u het documentsjabloon voor een of meer talen inrichten. Vul in elke regel het veld Taal ontvanger en kies bij Aangepast rapportlay-outnr. het nummer van de gewenste rapportlay-out. Is er nog geen rapportlay-out aanwezig, klik dan op de actiebalk op de knop Rapportlay-outs om de pagina Aangepaste rapportlay-outs te openen. Vanuit deze pagina kunt u een kopie van de ingebouwde lay-out toevoegen en deze vervolgens naar uw eigen wensen aanpassen. Vink in 1 van de regels de optie Gebruik bij geen taalmatch aan. Zie ook Pagina Inhoud per taal.

 

Accordering, geldigheid en privacy

  1. Wilt u dat het documentsjabloon op de webportal(s) gebruikt kan worden, klik dan op de actiebalk onder Autorisatie op de knop Web-autorisatie en stel de gewenste rechten in. Zie Document-/Interactiesjablonen web-autorisatie.

  2. Het is mogelijk om in te richten dat resources of contactpersonen documenten digitaal kunnen goedkeuren of afkeuren op de portal. MSF kent verschillende methodes van digitale accordering. Per documentsjabloon stelt u in het veld Type goedkeuring in welke methode van toepassing is. Zie Veld Type goedkeuring.

  3. Het is mogelijk om in te stellen dat een documentsjabloon alleen voor bepaalde contacten te gebruiken is. Dat kan via het veld Contactautorisatie en de knop Gebruik bij contact. Zie Contactautorisatie.

  4. Het is mogelijk om een of meer rollen in te stellen zodat het documentsjabloon en het bijbehorende document alleen zichtbaar zijn voor gebruikers die minimaal 1 van die rollen hebben. Klik op de actiebalk onder Autorisatie op de knop Autorisatie om de gewenste rollen in te stellen of te wijzigen. Zie ook Sjabloonautorisatie.

    Daarnaast kan autorisatie op basis van de vestigingsgroep worden ingesteld. Zie Autorisatie o.b.v. vestigingsgroep bron.

 

Bestand

  1. In een nieuw documentsjabloon is bij Opslaglocatie standaard de optie SharePoint (bij gebruik van SharePoint Online) of Fileshare (server) (als de Mysolution OnPrem Applicatie is geïnstalleerd)  geselecteerd. Dit betekent dat de documenten op een fileserver of op SharePoint Online worden opgeslagen. Van sommige documenten worden er heel veel opgeslagen, zoals ID-bewijzen, waardoor de map met opgeslagen documenten erg groot kan worden. Nadeel daarvan is dat het zoeken en openen van een document langer duurt. In dat geval kan het handig zijn om dat soort documenten in de database op te slaan. De optie Database is alleen mogelijk voor te koppelen documenten, niet voor documenten die gegenereerd worden.
    Zie ook Veld Opslaglocatie.

  2. Bij documentsjablonen die worden gebruikt voor het koppelen van afbeeldingsbestanden, is het mogelijk om de afbeeldingen automatisch te laten verkleinen. In het veld Verklein afbeelding is standaard de waarde 512x384 ingesteld. U kunt ook kiezen voor 1024x768, 2048x1536 en Niet. Zie ook Veld Verklein afbeelding.

 

Extra instellingen

Naast bovengenoemde opties, zijn nog meer instellingen mogelijk. Zie de Help per veld:

 

Zie ook

Documentsjablonen

Documentsjabloonkaart

Interactiesjabloongebruik

Documentenopslag binnen MSF