Sneltab Algemeen
Algemeen

De code van het documentsjabloon. Deze kan uit maximaal 20 tekens bestaan.
Het is van belang een toepasselijke code te kiezen, omdat de codes worden gebruikt bij het vastleggen van documenten. U kunt zowel cijfers, letters als speciale tekens gebruiken. Letters die u invoert, worden automatisch omgezet in hoofdletters.

Vul een korte omschrijving in voor het documentsjabloon.

Bij het aanmaken van een nieuw documentsjabloon wordt de optie Handmatig verwijderen toegestaan standaard ingeschakeld. Dit betekent dat:
- in documentregels met dit sjabloon de gekoppelde documenten verwijderd of overschreven mogen worden.
- documentregels met dit sjabloon verwijderd mogen worden.
Schakelt u deze optie uit, dan is het bovenstaande niet mogelijk.
Wijzigt u deze optie terwijl er al documentregels met dit sjabloon aanwezig zijn, dan geldt de wijziging ook voor de al bestaande documentregels.
Zie ook

Schakel deze optie in als het mogelijk moet zijn om te kunnen zoeken op tekst die voorkomt in de documenten met dit sjabloon. Hiermee kunt u bijvoorbeeld zoeken in cv's van resources. Zoeken op tekst is onder meer van toepassing:
- bij matching in zoekacties, aanvragen en resourcesegmenten als u een kenmerk met de soort waarde Tekst hebt ingesteld. Zie ook Matching en Documenttekst.
- in servicecalls. Zie ook Zoektermen voor servicecalls.
Let op: Het doorzoeken van doc- en rtf-bestanden is niet mogelijk (docx-bestanden wel).
Bij zoekopdrachten op tekst wordt gezocht in alle documenten met dit documentsjabloon die in de sneltab/de pagina Documenten staan.
Let op: Schakelt u deze optie pas in terwijl er al documenten aanwezig zijn, dan worden die documenten niet meegenomen in zoekopdrachten.

Een documentsjabloon kan alleen verwijderd worden als deze nergens (meer) in gebruik is. Wilt u een documentsjabloon uitfaseren, maar is deze nog in gebruik, dan kunt u voorkomen dat deze nog geselecteerd kan worden door de optie Selecteerbaar uit te schakelen.
Let op: Als de optie Selecteerbaar is uitgeschakeld, wordt het documentsjabloon niet meer getoond in keuzelijsten/lookup-pagina's, maar kan het documentsjabloon nog wel handmatig toegevoegd worden.
In nieuwe documentsjablonen is deze optie automatisch geactiveerd.
Om een documentsjabloon te kunnen selecteren bij bijvoorbeeld een contract of projectresource, moet het documentsjabloon ook actief zijn voor de betreffende entiteit. Zie Veld Actief.

Voor elk documentsjabloon geeft u aan in welke entiteit(en) (bijv. Resource, Contract, Project, Urenstaat, enz.) het gebruikt kan worden. Als u bijvoorbeeld een documentsjabloon hebt voor curricula vitae, dan is dit alleen relevant om te gebruiken bij resources. Een uitzendovereenkomst koppelt u bijvoorbeeld alleen aan een contract.
Selecteer daartoe het documentsjabloon, klik op de actiebalk onder Gebruik op de knop Gebruik bij entiteit en vink de optie Actief aan bij de entiteit(en) waarin u het documentsjabloon wilt gebruiken. Op de pagina Documentsjablonen wordt de optie Actief dan automatisch ook aangevinkt. In de entiteit(en) die u hebt aangevinkt is het nu mogelijk om het documentsjabloon te kiezen.
Belangrijk: Om een documentsjabloon te kunnen kiezen in een entiteit moet op het documentsjabloon ook het veld Selecteerbaar actief zijn. Zie ook Veld Selecteerbaar.
U kunt ook eerst op de pagina Documentsjablonen de optie Actief inschakelen. Dan krijgt u een melding dat u moet aangeven op welke plekken u het documentsjabloon wilt gebruiken.
Gaat u het documentsjabloon gebruiken om Word-documenten te genereren met gegevens uit MSF, dan moet u in het veld Document rapport het nummer invoeren van een rapport dat de gegevens in het Word-document genereert. Dat rapportnummer is afhankelijk van de plek waar u het document genereert. Wilt u bijvoorbeeld Word-documenten genereren met gegevens van resources, dan geeft u aan dat het alleen gebruikt kan worden (actief is) in Resource en vult u bij Document rapport het rapportnummer voor resources in.
Deactiveren
Is een documentsjabloon niet meer van toepassing, dan schakelt u de optie Actief uit. Bij de entiteiten waarin het documentsjabloon gebruikt kon worden wordt de optie Actief dan automatisch uitgeschakeld op de pagina Interactiesjabloongebruik. U kunt ook het veld Selecteerbaar deactiveren. Zie ook Veld Selecteerbaar.
Gebruik bij bedrijfseenheid
Voor documentsjablonen die te gebruiken zijn in contracten, projecten en projectresources is het ook van belang voor welke bedrijfseenheden ze actief zijn. Via de knop Gebruik bij bedrijfseenheid kunt u instellen dat een documentsjabloon alleen actief is voor een of meer bedrijfseenheden.
Opmerking: In projecten zonder bedrijfseenheid is het niet mogelijk om documenten toe te voegen. Dat komt omdat documentsjablonen voor projecten aan minimaal 1 bedrijfseenheid gekoppeld moeten zijn.
Zie ook
Bedrijfseenheden per documentsjabloon

In documentsjablonen voor resources, contracten en projectresources kunt u inrichten dat gegevens van identificatiedocumenten worden afgedrukt, bijvoorbeeld het paspoortnummer en de geldigheidsdatum.
Zie ook:
-
Word-lay-out resources (rapport 11076127): toelichting op velden
-
Word-lay-out contracten (rapport 11076133): toelichting op velden
-
Word-lay-out projectresources (rapport 11076136): toelichting op velden
Zoek in die pagina's op Identificatie.
Wanneer u zo'n document genereert bij een resource, contract of projectresource, worden hierbij alleen documenten afgedrukt waarbij de optie Identificatie is ingeschakeld.
Documenten die niet meer geldig zijn (waarbij de signalering op Vervallen staat), worden niet afgedrukt. Bij het genereren worden ook geen identificatiedocumenten afgedrukt waarbij de optie Vervallen is aangevinkt.
Zie ook
Een Word-lay-out voor documentsjablonen toevoegen en aanpassen

Dit veld is van toepassing voor de planningmodule.
In de planningmodule is het mogelijk om kenmerken bij planningtaken vast te leggen en hierop te matchen, zodat gemakkelijk de kwalitatief beste resource gepland worden. Een van de soorten kenmerken die u daarbij kunt vastleggen betreft documenten, zodat u bij het plannen naar resources kunt zoeken die over een bepaald document beschikken. In de planningmodule kunt u alleen documentsjablonen selecteren waarbij de optie Gebruik in planning is ingeschakeld.
Deze optie is ingebouwd om te voorkomen dat in alle documentsjablonen moet worden gezocht, waardoor de performance van het systeem vermindert.
Zie ook

De optie Gebruik vestiging medewerker is standaard niet ingeschakeld. Schakelt u de optie in, dan worden gegenereerde of gekoppelde documenten opgeslagen in een map voor de vestiging waar de gebruiker aan gekoppeld is. Dit is van belang voor het toekennen van rechten op mappen. Sommige documenten, zoals bepaalde hrm-documenten, mag niet iedereen zien. Deze moeten daarom niet in een map per vestiging worden opgeslagen maar in een afgeschermde map. Als dat is ingericht, vinkt u bij die documentsjablonen de optie Gebruik vestiging medewerker niet aan.
Als bij Opslaglocatie de optie Database is geselecteerd, kunt u de optie Gebruik vestiging medewerker niet inschakelen.
Zie ook Veld Opslaglocatie.
Web

Zie ook
Document genereren

Als u documenten wilt genereren met gegevens uit MSF en in het veld Document rapport een rapportnummer op basis van aangepaste rapportlay-outs invult (zie Document rapport), dan moet u op de pagina Inhoud per taal een of meer regels met een rapportlay-out in het veld Aangepast rapportlay-outnr. instellen.
Als op de pagina Inhoud per taal een regel aanwezig is met dezelfde taalcode in het veld Taal ontvanger als de taalcode waarmee de gebruiker is ingelogd, dan toont dit veld de inhoud van het veld Aangepast rapportlay-outnr. uit dezelfde regel. Is de gebruiker ingelogd met een taalcode waarvoor geen regel is ingesteld op de pagina Inhoud per taal, dan toont dit veld de inhoud van het veld Aangepast rapportlay-outnr. uit de regel waarin de optie Gebruik bij geen taalmatch is aangevinkt.
Als u op het veld klikt, opent de pagina Inhoud per taal.
Zie ook Pagina Inhoud per taal.

Als op de pagina Inhoud per taal een regel aanwezig is met dezelfde taalcode in het veld Taal ontvanger als de taalcode waarmee de gebruiker is ingelogd, dan toont dit veld de inhoud van het veld Aangepaste rapportlay-outnaam uit dezelfde regel. Is de gebruiker ingelogd met een taalcode waarvoor geen regel is ingesteld op de pagina Inhoud per taal, dan toont dit veld de inhoud van het veld Aangepaste rapportlay-outnaam uit de regel waarin de optie Gebruik bij geen taalmatch is aangevinkt.
Als u op het veld klikt, opent de pagina Inhoud per taal.
Zie ook Pagina Inhoud per taal.

Vanuit projectresources of auto's/fietsen kunnen documenten worden gegenereerd voor resources of voor contactpersonen. Als het documentsjabloon is ingericht voor meerdere talen (zie Pagina Inhoud per taal), geef dan aan of de taal van de resource of de taal van de contactpersoon moet worden gebruikt.
Overig

Bij het afdrukken/verzenden van facturen is het mogelijk om documenten toe te voegen die gekoppeld zijn aan:
- urenstaten;
- termijnschemaregels;
- declaratieregels, of
- verkoopfacturen
- inkoopfacturen
Sommige documenten die u aan bijvoorbeeld een urenstaat of verkoopfactuur koppelt, wilt u wel samen met de factuur afdrukken/meesturen, en andere juist weer niet. Daarom moet u voor documenten die u wel wilt afdrukken/meesturen met facturen een documentsjabloon gebruiken waarin deze optie is ingeschakeld.
In elk nieuw documentsjabloon is deze optie standaard ingeschakeld.
Wilt u ook documenten kunnen koppelen aan bijvoorbeeld een urenstaat of termijnschemaregel die niet samen met de factuur afgedrukt/verzonden moeten worden, dan gebruikt u een documentsjabloon waarin deze optie is uitgeschakeld.
Zie ook
Een factuurlay-outrapport toevoegen aan de pagina Factuurlay-outs
Bijlagen bij een urenfactuur afdrukken/verzenden

De optie Bevat aanbieding arbeidsomvang wordt automatisch ingeschakeld als vanuit een documentsjabloon op de knop Gebruik bij entiteit wordt geklikt en op de pagina Interactiesjabloongebruik de optie Aanbieding arbeidsomvang wordt aangevinkt. Vul vervolgens in het veld Document rapport het nummer 11096125 in en richt een Word-lay-out in.
U kunt de optie Bevat aanbieding arbeidsomvang ook handmatig inschakelen in geval van documentsjablonen voor contracten, omdat het ook via een regulier contractdocument mogelijk is om de arbeidsomvang overeen te komen.
Zie ook
Een Word-lay-out voor documentsjablonen toevoegen en aanpassen
Zie ook