Bijlagen bij een termijnfactuur afdrukken/verzenden
Aan een termijnschemaregel kunt u een of meer documenten koppelen. Het is mogelijk om in te richten dat bij het afdrukken/verzenden van een termijnfactuur deze documenten ook worden afgedrukt/verzonden.
Daarvoor is het volgende nodig:
- een documentsjabloon dat actief is voor de entiteit Termijnschemaregel en waarin de optie Verzenden met factuur is ingeschakeld. Laat het veld Document rapport leeg. Aan termijnschemaregels kunt u namelijk alleen bestaande documenten koppelen. Het is dus niet mogelijk om Word-documenten te genereren. Zie ook Een documentsjabloon toevoegen en inrichten.
- een factuurlay-out waarin de optie Gekoppelde documenten van termijnschemaregels toevoegen is ingeschakeld. Zie Een factuurlay-out toevoegen aan de pagina Factuurlay-outs.
Opmerking: Wilt u de termijnfactuur (het rapport of de rapporten uit de factuurlay-out) en de documenten die u koppelt aan de termijnschemaregel samenvoegen tot 1 pdf-document, activeer dan in de factuurlay-out ook de optie Samenvoegen tot 1 pdf-document. Dat samenvoegen gebeurt alleen onder bepaalde voorwaarden en geldt alleen voor bepaalde bestandsformaten. Zie Veld Samenvoegen tot 1 pdf-document.
Het is ook mogelijk om documenten aan de verkoopfactuur te koppelen en in te richten dat deze worden afgedrukt/verzonden met de factuur. Zie ook Documenten.
Documenten aan een termijnschemaregel koppelen
Koppel de gewenste documenten aan de termijnschemaregel. Dat doet u als volgt:
- Open naar het project en klik op de actiebalk onder Facturatie op Termijnschema. De pagina Termijnschema opent met de termijnschemaregels.
- Selecteer de termijnschemaregel waar u een of meer documenten aan wilt koppelen.
- Klik op de actiebalk van de sneltab op Documenten. De pagina Documenten opent.
- Klik in het veld Soort op het pijltje en zoek en selecteer een documentsjabloon. De keuzelijst bevat alleen documentsjablonen waarvoor in de documentsjablooninstellingen is ingericht dat ze te gebruiken zijn voor termijnschemaregels en waar u rechten voor hebt. In het veld Omschrijving verschijnt automatisch de omschrijving die in het documentsjabloon is ingevuld.
- Selecteert u een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave niet is aangevinkt, dan krijgt u een melding daarover met de keuze om alle actuele documenten weer te geven of niet. Kiest u:
- Ja, dan wordt het filter opgeheven en zijn alle actuele documentregels zichtbaar, inclusief de nieuw aangemaakte. Als in documentregels het veld Vervallen aanwezig is, blijft het filter op dit veld wel actief.
- Nee, dan blijft het filter ingesteld. De nieuw aangemaakte documentregel is dan niet zichtbaar.
- In regels met een documentsjabloon waarin de optie Geldigheidsdatum verplicht bij invoer is aangevinkt, moet u eerst het veld Geldig tot en met invullen voordat u een bestand kunt koppelen of genereren.
- Klik in het veld Bestandsnaam op
of klik op de actiebalk op Koppel document klikken. De pagina Importeren opent. -
Sleep het bestand dat u wilt koppelen naar het blok met de stippellijn, of:
- Klik op het blok met de stippellijn.
- Zoek en selecteer de map waarin het bestand staat dat u wilt koppelen.
- Zoek en selecteer het gewenste bestand en klik op Openen.
De bestandsnaam komt in het veld Bestandsnaam te staan.
Let op: Als bij elke termijnfactuur hetzelfde document moet worden afgedrukt, dan moet u dit document aan alle termijnen koppelen.
Als u een of meer documenten koppelt, is in de termijnschemaregel automatisch de optie Document gekoppeld aangevinkt.
Termijnfactuur afdrukken/verzenden inclusief de bijlagen
Nadat de termijnschemaregel is vrijgegeven, de factuur is gegenereerd en geboekt, kan de factuur worden afgedrukt en/of verzonden. Zorg dat in het veld Factuurlay-out van de geboekte verkoopfactuur de factuurlay-out is geselecteerd waarin de optie Gekoppelde documenten van termijnschemaregels toevoegen is aangevinkt. Geef bij Factuur verzendwijze aan hoe u de factuur wilt afdrukken/verzenden. Klik vervolgens op de actiebalk op de knop Afdrukken volgens verzendwijze (afdrukken/verzenden via een taakwachtrijpost is ook mogelijk).
Zie ook
Een factuurlay-outrapport toevoegen aan de pagina Factuurlay-outs
Rapport Facturen afdrukken batch
Geboekte verkoopfacturen afdrukken/verzenden via een taakwachtrijpost
Zie ook
Veld Geldigheidsdatum verplicht bij invoer