Pagina Documenten
De pagina Documenten bevat de documenten die aan de geboekte verkoopfactuur zijn gekoppeld. Dit betreft dezelfde documenten die op de geboekte verkoopfactuur in de sneltab Documenten staan.
Pagina openen
U opent deze pagina vanuit een geboekte verkoopfactuur. Klik daarvoor op de actiebalk onder Gerelateerd op Factuur > Documenten. Als Gerelateerd niet zichtbaar is op de actiebalk, moet u eerst op Meer opties klikken.
Getoonde documenten
Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is ingeschakeld. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond.
Rechten/autorisatie
Welke documenten worden getoond is ook afhankelijk zijn van de rechten van een gebruiker. Als aan een documentsjabloon een of meer rollen zijn gekoppeld, dan kunnen gebruikers die geen van deze rollen hebben:
- documentregels met dit documentsjabloon niet zien.
- dit documentsjabloon niet selecteren.
Zie ook Sjabloonautorisatie.
Factuur afdrukken/verzenden inclusief de bijlagen
Bij het afdrukken/verzenden van facturen is het mogelijk om documenten die gekoppeld zijn aan urenstaten, termijnschemaregels en/of declaratieregels als bijlage toe te voegen. Deze documenten staan niet op deze pagina.
Het kan voorkomen dat:
- u een document wel wilt meesturen, maar dat het document niet specifiek bij 1 urenstaat hoort. Bijvoorbeeld een bijlage die van toepassing is op meerdere resources of meerdere urenstaatperioden, maar bij 1 factuur hoort.
- na het verwerken van een urenstaat nog documenten worden aangeleverd die ook samen met de factuur moeten worden afgedrukt/verzonden.
- u een handmatige factuur maakt die niet gekoppeld is aan een urenstaat, maar waarbij u wel bijlagen met de factuur wilt afdrukken/verzenden.
In deze gevallen kunt u de documenten aan de factuur koppelen.
Benodigde inrichting
Om te zorgen dat een document die gekoppeld is aan de factuur samen met de factuur wordt afgedrukt/verzonden, is het volgende nodig:
- Gebruik een documentsjabloon waarin de optie Verzenden met factuur is ingeschakeld.
- Zorg dat in de documentregel een bestand is gekoppeld, dus dat het veld Bestandsnaam is gevuld.
- Stel in het veld Factuurlay-out van de geboekte verkoopfactuur een factuurlay-out in waarin de optie Documenten van factuur toevoegen is ingeschakeld.
- Geef in het veld Factuur verzendwijze van de geboekte verkoopfactuur aan hoe u de factuur wilt afdrukken/verzenden.
- Druk de factuur af via de knop Afdrukken volgens verzendwijze(of via een taakwachtrijpost met rapport 11076434).
Opmerking: Alleen documenten in de sneltab/de pagina Documenten van de geboekte verkoopfactuur kunnen worden afgedrukt/verzonden met de factuur. Inkomende documentbestanden en documenten die gekoppeld zijn via het feitenblok Details, Bijlagen en/of Koppelingen worden niet afgedrukt/verzonden met facturen.
Zie ook
Een factuurlay-outrapport toevoegen aan de pagina Factuurlay-outs
Rapport Facturen afdrukken batch
Geboekte verkoopfacturen afdrukken/verzenden via een taakwachtrijpost
Wijze van aanmaken
Deze pagina kan documenten en documentregels bevatten die:
- aan de ongeboekte verkoopfactuur waren gekoppeld. Bij het boeken van de factuur worden alle documenten die aan de ongeboekte factuur zijn gekoppeld, automatisch aan de geboekte factuur gekoppeld.
- handmatig zijn toegevoegd. Zie hierna.
Een document toevoegen
- Klik op de actiebalk op de knop Nieuw of klik in de eerste lege regel in het veld Soort.
- Klik in het veld Soort op het pijltje en zoek en selecteer een documentsjabloon. De keuzelijst bevat alleen documentsjablonen waarvoor in de documentsjablooninstellingen is ingericht dat ze:
- te gebruiken zijn voor geboekte verkoopfacturen
- selecteerbaar zijn, en
- waar u rechten voor hebt
In het veld Omschrijving verschijnt automatisch de omschrijving die in het documentsjabloon is ingevuld. U kunt de omschrijving desgewenst wijzigen.
-
Selecteert u een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave niet is ingeschakeld, dan krijgt u een melding daarover en de keuze om alle actuele documenten weer te geven of niet. Kiest u:
- Ja, dan wordt het filter opgeheven en zijn alle actuele documentregels zichtbaar, inclusief de nieuw aangemaakte.
- Nee, dan blijft het filter ingesteld. De nieuw aangemaakte documentregel is dan niet zichtbaar.
- U kunt nu een document (oftewel bestand) gaan koppelen of genereren. Zie Documenten koppelen of genereren in een documentregel.
Help per veld
Veld Soort
Om een document toe te voegen (door deze te koppelen of genereren) is een documentsjabloon nodig. Deze stelt u in dit veld in.
De keuzelijst bevat alleen documentsjablonen waarvoor in de documentsjablooninstellingen is ingericht dat ze:
- te gebruiken zijn voor geboekte verkoopfacturen, en
- selecteerbaar zijn, en
- waar u rechten voor hebt
Autorisatie
In documentsjablonen kan autorisatie op rollen zijn ingesteld waarbij het documentsjabloon alleen zichtbaar is voor gebruikers die minimaal 1 van de ingestelde rollen hebben. In dat geval kunt u zo'n documentsjabloon alleen kiezen als u een rol hebt die gekoppeld is aan het documentsjabloon.
Zie ook Pagina Sjabloonautorisatie.
Zie ook
Een document(regel) handmatig toevoegen
Veld Bestandsnaam
Als het veld Soort in een documentregel gevuld is, kunt u in het veld Bestandsnaam een bestand koppelen of genereren. Zie Documenten koppelen of genereren in een documentregel.
De opbouw van de bestandsnaam is in te stellen in het veld Bestandsnaam van het documentsjabloon.
Wanneer een bestand aanwezig is in een documentregel, is het mogelijk om deze te vervangen. Zie Een gekoppeld bestand in een documentregel vervangen.
Veld Vervallen
Vink deze optie aan als het document vervallen is.
Veld Geldig tot en met
In het veld Geldig tot en met kunt u, indien van toepassing, de datum aangeven tot en met wanneer het document geldig is.
Veld Documentnr.
Voor sommige documenten is een documentnummer of documentcode van toepassing.
Veld Land van afgifte
Selecteer het land van afgifte indien van toepassing. Als u in het veld begint met het invoeren van de landnaam (of landcode), toont de keuzelijst de bijbehorende mogelijkheden. Wilt u meer zoekmogelijkheden, klik dan in de keuzelijst op Selecteren vanuit volledige lijst.
Veld Goedgekeurd
Het veld Goedgekeurd in een documentregel kan automatisch of handmatig worden ingeschakeld.
Het veld wordt automatisch ingeschakeld als voor het documentsjabloon een accorderingsmethode is ingesteld en de
U kunt het veld ook handmatig inschakelen of op de knop Goedkeuren klikken.
Gevolgen van inschakelen
Als het veld wordt ingeschakeld, heeft dat tot gevolg dat:
- in het veld Goedgekeurd door automatisch wordt ingevuld welke gebruiker het document heeft goedgekeurd.
- in het veld Goedgekeurd op automatisch wordt ingevuld op welke datum en tijd het document is goedgekeurd.
- de hele documentregel niet meer wijzigbaar is, behalve het veld Goedgekeurd zelf en het veld Vervallen.
Alle andere velden in deze regel en het gegenereerde/gekoppelde Word-document zijn alleen nog te lezen en niet meer te wijzigen. Dat geldt ook voor gegenereerde/gekoppelde Word-documenten met een documentsjabloon waarin het veld Wijzigen toestaan is ingeschakeld. U kunt een gegenereerd of gekoppeld Word-document dan alleen openen in de 'Alleen-lezen' modus. Wijzigingen die u aanbrengt worden niet opgeslagen. Het is ook niet meer mogelijk om de documentregel te verwijderen of het document te vervangen.
Controle op goedgekeurde documenten bij statuswijziging
Aan een status kunnen documentsjablonen zijn gekoppeld waarvoor is ingesteld dat een controle moet plaatsvinden of documenten op basis van dat sjabloon zijn goedgekeurd. Als deze status wordt bereikt en een document op basis van het betreffende documentsjabloon is niet goedgekeurd, dan krijgt u een melding daarover. Het hangt van de instellingen af of u kunt doorgaan zonder dat het document is goedgekeurd of dat eerst het document moet zijn goedgekeurd voordat de status kan worden omgezet.
Zie ook
Knoppen op de actiebalk
Via de knoppen op de actiebalk kunt u diverse acties uitvoeren.
Open bestand
|
Open bestand |
Als aan een documentregel een bestand is gekoppeld, kunt u het bestand via deze knop downloaden of openen in de bijbehorende applicatie. |
Splitsknop Filter
De knoppen Alle documenten en Beperkt zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop'. Bij het openen van deze pagina is Alle documenten zichtbaar.
|
Alle documenten |
Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is ingeschakeld. Via deze filterknop heft u dit filter op en worden alle aanwezige documentregels getoond. |
|
|
Beperkt |
Bij het openen van deze pagina zijn documentregels met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is uitgeschakeld standaard niet zichtbaar. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond. Met een klik op Beperkt stelt u het filter weer in. |
Tip: Meer informatie over het navigeren in de gebruikersinterface vindt u in Werken met Business Central. Zie Pagina's en informatie zoeken met Vertel me voor meer informatie over het zoeken naar pagina's, acties en rapporten.
Zie ook
Een gekoppeld bestand in een documentregel vervangen
Een document(regel) verwijderen