Documenten koppelen of genereren in een documentregel

In MSF zijn 2 soorten documenten mogelijk: documenten die worden gegenereerd en documenten waarbij u het bestand zelf moet koppelen. Dit is afhankelijk van de instellingen in het documentsjabloon.

Documentsjablonen kunt u inrichten op de pagina Documentsjablonen.

 

Waar kunt u documenten koppelen of genereren?

U kunt documenten koppelen of genereren in een documentregel in:

 

Alleen koppelen

U kunt documenten alleen koppelen in een documentregel:

  • op de pagina Documenten van een beoordeling. Zie ook Pagina Documenten.
  • op de pagina Documenten van een termijnschemaregel. Zie ook Pagina Documenten.
  • op de pagina Documenten van een loondagboekregel. Zie ook Pagina Documenten.
  • in de sneltab en de pagina Documenten van een inkoopfactuur. Zie ook Pagina Documenten.
  • in de sneltab en de pagina Documenten van een geboekte inkoopfactuur. Zie ook Pagina Documenten.
  • in de sneltab en de pagina Documenten van een verkoopfactuur. Zie ook Documenten.
  • in de sneltab en de pagina Documenten van een geboekte verkoopfactuur. Zie ook Documenten.
  • in de sneltab en de pagina Documenten van een verlofregistratie. Zie ook Pagina Documenten.

 

Feitenblok Maak document aan

U kunt ook documenten koppelen via het feitenblok Maak document aan. Zie Pagina Document (via feitenblok Maak document aan).

Opmerking: In een documentregel is het niet zichtbaar of een document gegenereerd of gekoppeld moet worden.

 

Hoe koppelt of genereert u een document?

U kunt een document koppelen of genereren vanuit een documentregel als in het veld Soort een documentsjabloon is gevuld maar het veld Bestandsnaam in de regel leeg is.

Het is ook mogelijk om een document te koppelen of genereren als het veld Bestandsnaam al gevuld is. In dat geval gaat u het huidige bestand vervangen. Zie ook Een gekoppeld bestand in een documentregel vervangen.

Opmerking: Als de optie Goedgekeurd is aangevinkt, zijn geen wijzigingen mogelijk in de documentregel. Zie ook Goedgekeurd.

Als een resource een status heeft waarin de optie Blokkeer vastleggen privégegevens is aangevinkt, kunt u wel documentsjablonen met de optie Privacygevoelig toevoegen aan de resourcekaart, maar is het vervolgens niet mogelijk om daaraan bestanden te koppelen.

 

Een document handmatig koppelen of genereren

U koppelt of genereert een document als volgt:

  1. Selecteer de documentregel(s).
  2. Klik op de actiebalk op Koppel document. Of klik in het veld Bestandsnaam op .

    Opmerking:  Wanneer in het documentsjabloon de optie Geldigheidsdatum verplicht is ingevuld, kunt u het document pas genereren/koppelen als in de documentregel het veld Geldig tot en met is ingevuld.

     Bevat het documentsjabloon:

    • een documentrapportnummer en aangepast rapportlay-outnummer, dan wordt het document automatisch gegenereerd. De bestandsnaam verschijnt in de kolom Bestandsnaam. Of een Word-bestand of pdf-bestand wordt gegenereerd, is afhankelijk van de optie Wijzigen toestaan op het documentsjabloon. Zie Wijzigen toestaan.
    • geen documentrapportnummer en aangepast rapportlay-outnummer, dan opent de pagina Importeren . Sleep het bestand dat u wilt koppelen naar het blok met de stippellijn, of:
      1. Klik op het blok met de stippellijn.
      2. Zoek en selecteer de map waarin het bestand staat dat u wilt koppelen.
      3. Zoek en selecteer het gewenste bestand en klik op Openen.

        Let op: Let op dat de bestandsnaam niet te lang is, anders zal dat een foutmelding opleveren bij het koppelen. De maximale lengte is afhankelijk van uw gebruikersnaam, de naam van de server instance en de naam van de tenant (het maximum zal veelal tussen de 80 en 100 tekens liggen).

         

        De bestandsnaam komt in het veld Bestandsnaam te staan.

 

Mogelijke bestandsformaten

Bij het koppelen van documenten in MSF zijn standaard alle bestandsformaten mogelijk, met uitzondering van de bestandsextensies die in de server client settings zijn ingesteld in het veld Prohibited File Types.

 

Meerdere documenten tegelijk genereren

Het is mogelijk om meerdere documentregels te selecteren en vervolgens documenten te genereren via de knop Koppel document. Geselecteerde documentregels met een bestandsnaam worden daarbij overgeslagen. Bestaande bestanden blijven dus ongewijzigd en worden niet overschreven.

 

Automatisch documenten aanmaken of genereren

Via een modelleerbare actie is het ook mogelijk om automatisch:

 

Zie ook

Een document(regel) handmatig toevoegen

Een document openen

Een document(regel) verwijderen

Het veld Signalering in een documentregel

Documentsjablonen

Blokkeer vastleggen privégegevens

Privacygevoelig