Pagina Documenten (van contact)

De pagina Documenten bevat de documenten die aan het contactbedrijf zijn gekoppeld. Dit betreft dezelfde documenten die op de contactkaart in de sneltab Documenten staan.

 

Pagina openen

U opent deze pagina vanuit:

• een contactkaart

• het contactenoverzicht (als u in dat overzicht een contactbedrijf hebt geselecteerd)

Klik daarvoor op de actiebalk onder Navigeren op de knop Documenten.

 

Getoonde documenten

Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar:

• met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is ingeschakeld, en
• waarin de optie Vervallen niet is aangevinkt.

Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond.

Zie ook Toon in beperkte weergave.

 

Autorisatie/rechten

Welke documenten worden getoond is ook afhankelijk van de rechten van een gebruiker. Aan een documentsjabloon kunnen een of meer rollen zijn gekoppeld en op een documentsjabloon kan de optie Autorisatie o.b.v. vestigingsgroep bron zijn aangevinkt. Dan geldt het volgende:

• Als op de pagina Sjabloonautorisatie van het documentsjabloon een of meer rollen zijn ingesteld en de medewerker beschikt over minimaal 1 van deze rollen, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon selecteren, ongeacht de vestigingsgroep die voor de bron (het contactbedrijf) geldt.
• Als op de pagina Sjabloonautorisatie van het documentsjabloon een of meer rollen zijn ingesteld en de medewerker beschikt niet over een van deze rollen, dan bepaalt de vestigingsgroep die voor het contact geldt of de medewerker toegang krijgt. Is de medewerker gekoppeld aan een vestigingsgroep die afwijkt van de vestigingsgroep van het contact, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon niet zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon niet selecteren. Zijn de medewerker en het contact aan dezelfde vestigingsgroep gekoppeld of is de medewerker niet aan een vestigingsgroep gekoppeld, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon selecteren.
  Is op het contact een vestiging ingesteld die niet in een vestigingsgroep is opgenomen, dan zijn de ingestelde rollen bepalend.
• Als voor het documentsjabloon geen rol is ingesteld, dan bepaalt de vestigingsgroep die voor het contact geldt of de medewerker toegang krijgt. Is de medewerker gekoppeld aan een vestigingsgroep die afwijkt van de vestigingsgroep van het contact, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon niet zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon niet selecteren. Zijn de medewerker en het contact aan dezelfde vestigingsgroep gekoppeld of is de medewerker niet aan een vestigingsgroep gekoppeld, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon selecteren. Is op het contact een vestiging ingesteld die niet in een vestigingsgroep is opgenomen, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon selecteren.

Zie ook

Sjabloonautorisatie

Autorisatie o.b.v. vestigingsgroep bron

Vestigingsgroepen

Vestigingsgroepen per medewerker

 

Factuurdocumenten

Geboekte verkoopfacturen van het contact/de contactpersoon staan in de sneltab en de pagina Factuurdocumenten. Zie ook Sneltab Factuurdocumenten en Pagina Factuurdocumenten.

 

Wijze van aanmaken

Deze pagina kan documenten en documentregels bevatten die:

• handmatig zijn toegevoegd. Zie ook hierna.
• vanuit Outlook zijn toegevoegd. Zie ook E-mailberichten vanuit Outlook opslaan in MSF.
• automatisch zijn toegevoegd. Bijvoorbeeld als:
  • de status van het contact wijzigt en aan die status een of meer documentsjablonen zijn gekoppeld.
  • een modelleerbare actie met de functie CREATEDOCUMENT of GENERATEDOCUMENT is ingesteld. Zie ook Pagina Modelleerbare actie functieaanroep.

 

Een document(regel) handmatig toevoegen op de pagina Documenten van een contact

1. Klik op de actiebalk op de knop Nieuw of klik in het veld Soort in de eerste lege regel.
2. Klik in het veld Soort op het pijltje en zoek en selecteer een documentsjabloon. De keuzelijst bevat alleen documentsjablonen waarvoor in de documentsjablooninstellingen is ingericht dat ze:
   • te gebruiken zijn voor contacten, en
   • selecteerbaar zijn, en
   • waar u rechten voor hebt.
     In het veld Omschrijving verschijnt automatisch de omschrijving die in het documentsjabloon is ingevuld.
3. Selecteert u een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave niet is aangevinkt, dan krijgt u een melding daarover en de keuze om alle actuele documenten weer te geven of niet. Kiest u:
   • Ja, dan wordt het filter opgeheven en zijn alle actuele documentregels zichtbaar, inclusief de nieuw aangemaakte. Als in documentregels het veld Vervallen aanwezig is, blijft het filter op dit veld wel actief.
   • Nee, dan blijft het filter ingesteld. De nieuw aangemaakte documentregel is dan niet zichtbaar.
4. U kunt nu een document (oftewel bestand) gaan koppelen of genereren. Zie Documenten koppelen of genereren in een documentregel.

 

Help per veld

 

Knoppen op de actiebalk

Via de knoppen op de actiebalk kunt u diverse acties uitvoeren. Onderstaand overzicht zal nog verder worden aangevuld.

Splitsknop Koppel/Open bestand

Splitsknop ondertekening

Splitsknop e-mail

Splitsknop Filter

 

Splitsknop Koppel/Open bestand

De knoppen Koppel bestand en Open bestand zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop combinatie van knop en menu'. Koppel bestand is zichtbaar als er nog geen bestand is gekoppeld. Is wel een bestand gekoppeld, dan is Open bestand zichtbaar.

	Koppel bestand	Via deze knop kunt u een bestand koppelen of genereren. Zie ook Documenten koppelen of genereren in een documentregel.
	Open bestand	Als aan een documentregel een bestand is gekoppeld, kunt u het bestand via deze knop downloaden of openen in de bijbehorende applicatie.

Splitsknop ondertekening

De knoppen die te maken hebben met het ondertekenen van documenten zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop combinatie van knop en menu'. De goedkeuringsstatus bepaalt welke knop zichtbaar is. Klik achter deze knop op om een andere knop te kunnen kiezen.

	Aanbieden ter ondertekening	Als in een documentsjabloon de accorderingsmethode Uitgebreid of Met certificaat is ingesteld, kunnen documenten met dit documentsjabloon digitaal worden ondertekend door de contactpersoon. Daarvoor moet het document eerst door een medewerker worden aangeboden aan de contactpersoon. Aanbieden ter ondertekening kan handmatig of automatisch. Automatisch aanbieden is alleen mogelijk voor gegenereerde documenten. Zie ook Aanbieden ter ondertekening.   Rechten nodig voor handmatig aanbieden U kunt het document handmatig aanbieden via deze knop. U moet wel rechten hebben om documenten met het betreffende documentsjabloon aan te kunnen bieden. Dit kunt u per documentsjabloon instellen via de knop Machtigingen digitale ondertekening. Zie ook Pagina Machtigingen digitale handtekening MYS Doc Temp Authorization Accordering   CM Sign met certificaat Wanneer gebruik wordt gemaakt van CM Sign en een documentsjabloon met accorderingsmethode Met certificaat, moeten op de contactpersoonkaart en op de medewerkerkaart ook de velden E-mail en Telefoon (mobiel) zijn ingevuld.
	Ondertekening afbreken	Als het document is aangeboden (zie ook Aanbieden ter ondertekening) maar nog niet is goed- of afgekeurd, is het mogelijk om het proces van ondertekening te onderbreken via deze knop. Het document verdwijnt dan direct van de portal.   Rechten nodig voor afbreken ondertekening U moet wel rechten hebben om proces van ondertekening af te breken voor documenten met het betreffende documentsjabloon. Dit kunt u per documentsjabloon instellen via de knop Autorisatie digitale ondertekening. Zie ook Pagina Machtigingen digitale handtekening MYS Doc Temp Authorization Accordering
	Goedkeuren	Als u op deze knop klikt, heeft dat tot gevolg dat: in het veld Goedgekeurd door automatisch wordt ingevuld welke gebruiker het document heeft goedgekeurd. in het veld Goedgekeurd op automatisch wordt ingevuld op welke datum en tijd het document is goedgekeurd. de hele documentregel niet meer wijzigbaar is, behalve het veld Goedgekeurd zelf en het veld Vervallen.  Alle andere velden in deze regel en het gegenereerde/gekoppelde Word-document zijn alleen nog te lezen en niet meer te wijzigen. Dat geldt ook voor gegenereerde/gekoppelde Word-documenten met een documentsjabloon waarin het veld Wijzigen toestaan is ingeschakeld. U kunt een gegenereerd of gekoppeld Word-document dan alleen openen in de 'Alleen-lezen' modus. Wijzigingen die u aanbrengt worden niet opgeslagen. Het is ook niet meer mogelijk om de documentregel te verwijderen of het document te vervangen.
	Details ondertekening	Als in een documentsjabloon een accorderingsmethode is ingesteld (zie ook Veld Type goedkeuring), kunnen documenten met dit documentsjabloon digitaal worden ondertekend. Via deze knop kunt u nagaan welke stappen door wie zijn uitgevoerd in het accorderingsproces. Zie ook Details Ondertekening en Goedkeuringsstatus.

Splitsknop e-mail

De knoppen E-mail verzenden (sjabloon) en E-mail verzenden zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop combinatie van knop en menu'. De knop E-mail (sjabloon) is standaard zichtbaar. Klik achter deze knop op om E-mail verzenden te kunnen kiezen.

	E-mail verzenden (sjabloon)	Via deze knop start de e-mailwizard. Deze kunt u doorlopen als er minimaal een e-mailsjabloon actief is waarin bij Gebruiken voor de waarde Interacties is geselecteerd. De mail wordt standaard naar de contactpersoon gestuurd maar u kunt dit desgewenst nog wijzigen in de wizard. De e-mail bevat de tekst die in het sjabloon is voorgedefinieerd. Via het e-mailsjabloon kan ook worden ingericht dat automatisch een of meer bijlagen worden meegestuurd. Zie ook E-mailwizard en E-mailsjablonen.
	E-mail verzenden	Via deze knop maakt u een e-mailbericht aan met het gekoppelde bestand als bijlage. Zie ook Pagina Een e-mail opstellen (e-maileditor).   Niet benaderen Heeft de contactpersoon een status waarbij in het veld Niet benaderen per e-mail/sms de waarde e-mail en sms of e-mail is ingevuld, dan krijgt u een melding dat de betreffende contactpersoon niet benaderd mag worden.

Splitsknop Filter

De knoppen Alle documenten, Actuele documenten en Beperkt zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop combinatie van knop en menu'. Bij het openen van deze pagina is Alle documenten zichtbaar. Klikt u op die knop, dan wordt Actuele documenten zichtbaar.

	Alle documenten	Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar: met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is ingeschakeld, en waarin de optie Vervallen niet is aangevinkt Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond.
	Actuele documenten	Bij het openen van deze pagina zijn documentregels waarin de optie Vervallen is ingeschakeld standaard niet zichtbaar. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond. Met een klik op Actuele documenten stelt u het filter weer in.
	Beperkt	Bij het openen van deze pagina zijn documentregels met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is uitgeschakeld standaard niet zichtbaar. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond. Met een klik op Beperkt stelt u het filter weer in.

 

 

Zie ook

Contactkaart

Contactoverzicht

Een gekoppeld bestand in een documentregel vervangen

Een document openen

Een document(regel) verwijderen

Documentsjablonen

Niet benaderen per e-mail/sms