E-mailberichten vanuit Outlook opslaan in MSF

Met de Outlook Add-in is het mogelijk om vanuit Outlook e-mailberichten en bijlagen op te slaan in MSF.

 

Knoppen en veld

Als de Outlook Add-in is geïnstalleerd, zijn in Outlook de volgende knoppen en het volgende veld aanwezig:

• in het tabblad Invoegtoepassingen:
  

Belangrijk: Het veld Bedrijf toont in welk bedrijf een e-mailbericht wordt opgeslagen. Dit betreft een bedrijf dat in MSF als centraal bedrijf is ingesteld (op de pagina Bedrijfseenheden). Zijn er meerdere centrale bedrijven van toepassing en wilt u een bericht in een ander centraal bedrijf opslaan, dan kiest u eerst een ander centraal bedrijf. Dit kunt u ook instellen door te klikken op Over Mysolution, vervolgens op de knop Instellingen en daarna het gewenste centrale bedrijf in het veld Bedrijf te selecteren.

• in elk e-mailbericht in het tabblad Mysolution:
  

 

E-mail opslaan

Via de knop E-mail opslaan kunt een e-mailbericht opslaan bij een of meer:

• contacten (bedrijven of contactpersonen) en/of
• resources en/of kandidaten en/of verzuimregistraties

Bij de contacten/resources/kandidaten/verzuimregistraties die u selecteert, wordt dan een interactie aangemaakt in de sneltab/de pagina Interacties. Het e-mailbericht zelf, inclusief eventuele bijlagen, wordt als bijlage opgeslagen in deze interactie. Hiervoor moet op de pagina E-mail en sms-instellingen een standaard interactiesjabloon zijn ingesteld in het veld Ontvangen e-mail interactiesjabloon.

 

De interactie krijgt automatisch de datum van het e-mailbericht.

Het is eveneens mogelijk om een of meerdere bijlagen uit het e-mailbericht op te slaan als document bij het contact/de resource/de kandidaat/de verzuimregistratie (in de sneltab Documenten). Daarvoor moet op de pagina E-mail en sms-instellingen een standaard documentsjabloon zijn ingesteld in het veld E-mail bijlage documentsjabloon. Zie ook Veld E-mail bijlage documentsjabloon.

 

Als u op E-mail opslaan klikt en de pagina E-mail opslaan opent, ziet u in het kader:

• Contact (in het bovenste blok) alle bedrijven en contactpersonen met een e-mailadres dat voorkomt in het e-mailbericht. Dit betreft alle e-mailadressen:
  • in de velden Aan, CC en BCC van het e-mailbericht.
  • op de contactkaart, contactpersoonkaart en op de pagina Alternatieve e-mailadressen van contacten.
    
    
    
    
• Resource/Kandidaat (in het bovenste blok) alle resources met een e-mailadres dat voorkomt in het e-mailbericht. Dit betreft alle e-mailadressen:
  • in de velden Aan, CC en BCC van het e-mailbericht.
  • op de resourcekaart en op de pagina Alternatieve e-mailadressen van resources.
    Als de resource:
    • als kandidaat aan een of meerdere actieve aanvragen is gekoppeld (d.w.z. met een status waarin de optie Historie niet is aangevinkt), en/of
    • een of meerdere verzuimregistraties heeft die minder dan 3 maanden geleden zijn afgesloten,

dan ziet u onder de resource de bijbehorende kandidaat/kandidaten en/of verzuimregistratie(s).
In geval van kandidaten ziet u Aanvraag staan met daarachter het aanvraagnummer, de naam van de aanvraag en de bedrijfsnaam.
In geval van verzuimregistraties ziet u Verzuim staan met daarachter het verzuimregistratienummer.

Om een e-mailbericht op te slaan, gaat u als volgt te werk:

1. Selecteer of open in Outlook het e-mailbericht dat u wilt opslaan.
2. Klik op de knop E-mail opslaan. De pagina E-mail opslaan opent. In het kader 'Onderdelen opslaan' is de optie E-mail bericht automatisch aangevinkt.
   
   
   
   
3. Bevat het e-mailbericht een of meer bijlagen, dan staan deze als keuzeopties in het kader 'Onderdelen opslaan'. Vinkt u deze bijlage(n) niet aan, dan wordt het e-mailbericht inclusief alle bijlagen als bijlage opslagen in een interactie. Wilt u een of meer bijlagen ook afzonderlijk als document opslaan bij het contact/de resource/de kandidaat/de verzuimregistratie, vink die bijlage(n) dan aan.
   
   
   
   
4. Zijn er een of meer contacten en/of resources met een e-mailadres dat voorkomt in het e-mailbericht, dan worden deze automatisch getoond, inclusief de bijbehorende kandidaten en verzuimregistraties. Wilt u het e-mailbericht aan een of meerdere van deze contacten/resources/kandidaten/verzuimregistraties koppelen, vink deze dan aan.
   Als u met uw rechtermuisknop op een contact, resource, kandidaat of verzuimregistratie klikt, kunt u via de optie Kaart in Mysolution openen de kaart van het betreffende contact/de betreffende resource/kandidaat/verzuimregistratie openen.
5. Zijn er geen zoekresultaten of staat het gewenste contact of de gewenste resource niet in het zoekresultaat, dan kunt u deze zoeken. U kunt zoeken naar contacten of naar resources.
   
   
   
   Zoeken naar:
   • contacten: vul in het zoekveld (een deel van) de naam van het contact of de contactpersoon waar u het e-mailbericht aan wilt koppelen. U kunt ook (een deel van) het bedrijfsadres invoeren. De contacten en/of contactpersonen die aan de zoekopdracht voldoen, verschijnen onder het zoekveld.
   • resources: vul in het zoekveld (een deel van) de naam van resource. U kunt ook het resourcenummer invoeren. De resources, kandidaten en verzuimregistraties die aan de zoekopdracht voldoen, verschijnen onder het zoekveld.
     
     
     
     
   Hebt u een of meer contacten en/of resources gevonden waar u het e-mailbericht aan wilt koppelen, klik dan met uw rechtermuisknop op dat contact/die resource. Wilt u het e-mailbericht aan een kandidaat of verzuimregistratie koppelen, klik dan met uw rechtermuisknop op de kandidaat/verzuimregistratieregel. 
   U ziet dan 2 menuopties: Toevoegen aan selectie en Kaart in Mysolution openen. Kies Toevoegen aan selectie. 
   
   
   
   Het contact/de resource wordt dan toegevoegd aan het bovenste blok met zoekresultaten en is automatisch geselecteerd. In geval van een kandidaat worden zowel de resource als de kandidaat toegevoegd aan het bovenste blok waarbij alleen de kandidaat is geselecteerd. In geval van een verzuimregistratie worden zowel de resource als de verzuimregistratie toegevoegd aan het bovenste blok waarbij alleen de verzuimregistratie is geselecteerd.
   
   
   
   
6. Klik op OK.

 

Cv-documenten opslaan

 

Als u een mail ontvangt met een cv in de bijlage, is het mogelijk om dat cv in te lezen in MSF. Bij het inlezen wordt een nieuw record aangemaakt op de pagina Importeer CV-documenten. Hierbij zal het systeem op basis van de inhoud van het cv een aantal velden zoals naam en adres proberen te vullen. Vervolgens kunt u vanuit deze pagina een nieuwe resource aanmaken en daar het cv als document aan koppelen of het cv als document aan een bestaande resource koppelen. Zie Importeer cv-documenten.

U kunt bestanden met de volgende bestandsextensies importeren:

• docx
• pdf
• txt

Alle bijlagen die in de mail staan (als ze een van de bovenstaande formaten hebben), worden geïmporteerd.

 

Zie ook

Pagina E-mail, SMS en WhatsApp-instellingen

Interactiesjablonen

Alternatieve e-mailadressen