Pagina Documenten per status

Als u op de pagina Status documenten een documentsjabloon koppelt, zal het systeem automatisch bij het bereiken van de betreffende status een document(regel) aanmaken of controleren (afhankelijk van de optie die u kiest in het veld Actie). U kiest een documentsjabloon in het veld Sjabloon. Klik op het pijltje in het veld en zoek en selecteer het gewenste documentsjabloon.

Bij de meeste statussen geldt dat de keuzelijst alleen sjablonen bevat die voor de huidige entiteit te gebruiken zijn. Koppelt u bijvoorbeeld een documentsjabloon aan een resourcestatus, dan ziet u alle sjablonen voor resources. Koppelt u een documentsjabloon aan een project, dan ziet u alle sjablonen voor projecten.

In contractstatussen en projectresourcestatussen kunt u niet alleen documenten koppelen en controleren op de contractkaart of projectresourcekaart, maar ook op de resourcekaart. In het veld Gekoppeld aan is standaard de eigen entiteitwaarde ingevuld, dus Contract in contractstatussen en Projectresource in projectresourcestatussen. U kunt echter instellen dat bij het omzetten van de contract-/projectresourcestatus een document aangemaakt moet worden of gecontroleerd moet worden op de resourcekaart. In dat geval kiest u bij Gekoppeld aan de waarde Resource. Vervolgens maakt u dan in het veld Sjabloon een keuze uit de sjablonen voor resources.

Staat het gewenste documentsjabloon niet in de lijst, dan kunt u deze toevoegen (als u daar rechten voor hebt) op de pagina Documentsjablonen.

Op de pagina Documenten per status van contract-, project- en projectresourcestatussen kunt u een bedrijfseenheid selecteren.

In de documentsjablooninstellingen kan zijn ingesteld dat een documentsjabloon te gebruiken is voor een of meerdere bedrijfseenheden. Zie Bedrijfseenheden per documentsjabloon.

Wilt u dat het documentsjabloon alleen wordt aangemaakt, gecontroleerd of gegenereerd bij een statusomzetting van een contract, project of projectresource als op de contract- of projectkaart een bepaalde bedrijfseenheid is geselecteerd, selecteer die bedrijfseenheid dan in het veld Bedrijfseenheid. Als u een documentsjabloon voor meerdere bedrijfseenheden wilt instellen, kunt u meerdere regels toevoegen met per regel het betreffende documentsjabloon en een andere bedrijfseenheid (of geen bedrijfseenheid).

Laat u dit veld leeg, dan wordt het document automatisch aangemaakt, gecontroleerd of gegenereerd als op de contract-, project- of projectresourcekaart een bedrijfseenheid is geselecteerd waarvoor het documentsjabloon te gebruiken is. Die bedrijfseenheid moet dus op de pagina Bedrijfseenheden per documentsjabloon staan bij het betreffende documentsjabloon.

U kunt ook 2 regels voor hetzelfde documentsjabloon toevoegen met in de ene regel een bedrijfseenheid (zeg bedrijfseenheid A) en in de andere regel geen bedrijfseenheid. Zet u een contract, project of projectresource met een andere bedrijfseenheid dan A om naar deze status (en is het documentsjabloon te gebruiken voor die bedrijfseenheid), dan wordt de regel toegepast waarbij geen bedrijfseenheid is ingesteld. Als u een contract, project of projectresource met bedrijfseenheid A omzet naar de betreffende status, wordt alleen de regel toegepast waarbij bedrijfseenheid A is ingesteld.

Als u op de pagina Documenten per status een documentsjabloon koppelt, zal het systeem bij het bereiken van de betreffende status automatisch een document(regel) aanmaken, controleren of genereren. Dit is afhankelijk van de optie die u kiest in het veld Actie. U kiest een documentsjabloon in het veld Sjabloon.

Bij de meeste statussen geldt dat de keuzelijst alleen sjablonen bevat die voor de huidige entiteit te gebruiken zijn. Koppelt u bijvoorbeeld een documentsjabloon aan een resourcestatus, dan ziet u alle sjablonen voor resources. Koppelt u een documentsjabloon aan een project, dan ziet u alle sjablonen voor projecten.

In contractstatussen en projectresourcestatussen kunt u niet alleen documenten laten aanmaken, controleren en genereren op de contractkaart of projectresourcekaart, maar ook op de resourcekaart. In het veld Gekoppeld aan is standaard de eigen entiteitwaarde ingevuld, dus Contract in contractstatussen en Projectresource in projectresourcestatussen. U kunt echter instellen dat bij het omzetten van de contract-/projectresourcestatus een document aangemaakt, gecontroleerd of gegenereerd moet worden op de resourcekaart. In dat geval kiest u bij Gekoppeld aan de waarde Resource. Vervolgens maakt u dan in het veld Sjabloon een keuze uit de sjablonen voor resources.

Als u op de pagina Documenten per status een documentsjabloon koppelt, zal het systeem bij het bereiken van de betreffende status automatisch een document(regel) aanmaken, controleren of genereren. Dit is afhankelijk van de optie die u kiest in het veld Actie. In contractstatussen is het mogelijk om in te stellen dat het aanmaken, controleren of genereren van een document alleen plaatsvindt als het contract een bepaalde contractfase heeft. Vul daartoe in het veld Fase de gewenste contractfase in.

Als u op de pagina Status documenten een documentsjabloon koppelt, zal het systeem automatisch bij het bereiken van de betreffende status een document(regel) aanmaken of controleren, afhankelijk van de optie die u kiest in het veld Actie. Wilt u dat:

• een document wordt toegevoegd, selecteer dan in het veld Sjabloon een documentsjabloon en kies bij Actie de optie Aanmaken. Vul ook het veld Frequentie aanmaken in. Bij het bereiken van de betreffende status wordt automatisch een documentregel aangemaakt met het ingestelde documentsjabloon. Vervolgens kunt u het document zelf koppelen of genereren.
• een document wordt gecontroleerd, selecteer dan in het veld Sjabloon een documentsjabloon en kies bij Actie een van de volgende opties:
  • Check blokkeren: als de status niet mag worden omgezet als het document niet aan de ingestelde controle(s) voldoet.
  • Check waarschuwen: als een waarschuwing moet worden gegeven als het document niet aan de ingestelde controle(s) voldoet. De gebruiker kan vervolgens kiezen of hij/zij de status omzet of niet.

Vink vervolgens de gewenste controleoptie(s) aan: of het bestand is gekoppeld, of het bestand geldig is, of het bestand is goedgekeurd.

• een document wordt gegenereerd, selecteer dan in het veld Sjabloon een documentsjabloon en kies bij Actie de optie Genereren. Dit is alleen mogelijk bij documentsjablonen op basis van Word-lay-outs (ook aangepaste rapportlay-outs genoemd). Vul ook het veld Frequentie aanmaken in.
  Het is niet mogelijk om de optie Genereren te kiezen in initiële statussen. Dit betreft statussen die zijn ingesteld op de pagina Statusinstellingen.

Zie ook

Documenten koppelen of genereren in een documentregel

Een Word-lay-out voor documentsjablonen toevoegen en aanpassen

Hebt u bij Actie de optie Aanmaken of Genereren geselecteerd, dan kunt u bij Frequentie aanmaken aangeven hoe vaak/in welke situatie het document moet worden aangemaakt/gegenereerd:

• Eenmalig: het document wordt eenmalig aangemaakt/gegenereerd. Als de status daarna weer wordt bereikt, wordt het document niet meer aangemaakt/gegenereerd.
• Altijd: elke keer als de status wordt bereikt, wordt het document aangemaakt/gegenereerd.
• Indien geldigheid is verlopen: het document wordt alleen aangemaakt/gegenereerd als het voorgaande document (op de werkdatum) verlopen is.

Hebt u bij Actie de optie Check blokkeren of Check waarschuwen geselecteerd, dan is bij Frequentie aanmaken automatisch de optie N.v.t. geselecteerd. Dit kunt u niet wijzigen.

Als u op de pagina Status documenten een documentsjabloon koppelt, zal het systeem automatisch bij het bereiken van de betreffende status een document(regel) aanmaken of controleren, afhankelijk van de optie die u kiest in het veld Actie.

Hebt u bij Actie de optie:

• Check blokkeren of Check waarschuwen geselecteerd en vinkt u de optie Controleer of bestand is gekoppeld aan, dan vindt bij het bereiken van de status eerst een controle plaats of een document op basis van dit documentsjabloon aanwezig is.
  • Hebt u Check blokkeren geselecteerd en voldoet het document niet aan deze voorwaarde, dan verschijnt een melding hierover, de status wordt niet omgezet.
  • Hebt u Check waarschuwen geselecteerd en voldoet het document niet aan deze voorwaarde, dan verschijnt een melding hierover, waarbij de gebruiker kan kiezen of hij/zij de status omzet of niet.

• Aanmaken of Genereren geselecteerd, dan kunt u de optie Controleer of bestand is gekoppeld niet selecteren.

Als u op de pagina Status documenten een documentsjabloon koppelt, zal het systeem automatisch bij het bereiken van de betreffende status een document(regel) aanmaken of controleren, afhankelijk van de optie die u kiest in het veld Actie.

Hebt u bij Actie de optie:

• Check blokkeren of Check waarschuwen geselecteerd en vinkt u de optie Controleer of bestand geldig is aan, dan vindt bij het bereiken van de status eerst een controle plaats of een document op basis van dit documentsjabloon geldig is op de werkdatum. Als deze optie is ingesteld voor een contractstatus, wordt gecontroleerd of er documentregels met het geselecteerde documentsjabloon aanwezig zijn met een bestand dat geldig is op de startdatum van het contract.
  
  Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van het veld Geldig tot en met in de sneltab Documenten.
  • Hebt u Check blokkeren geselecteerd en voldoet het document niet aan deze voorwaarde, dan verschijnt een melding hierover, de status wordt niet omgezet.
  • Hebt u Check waarschuwen geselecteerd en voldoet het document niet aan deze voorwaarde, dan verschijnt een melding hierover, waarbij de gebruiker kan kiezen of hij/zij de status omzet of niet.

• Aanmaken of Genereren geselecteerd, dan kunt u de optie Controleer of bestand geldig is niet selecteren.

Als u op de pagina Status documenten een documentsjabloon koppelt, zal het systeem automatisch bij het bereiken van de betreffende status een document(regel) aanmaken of controleren, afhankelijk van de optie die u kiest in het veld Actie.

Hebt u bij Actie de optie:

• Check blokkeren of Check waarschuwen geselecteerd en vinkt u de optie Controleer of bestand is goedgekeurd aan, dan vindt bij het bereiken van de status eerst een controle plaats of een document op basis van dit documentsjabloon is goedgekeurd. Hierbij wordt gekeken of de optie Goedgekeurd in de sneltab Documenten is aangevinkt.
  • Hebt u Check blokkeren geselecteerd en voldoet het document niet aan deze voorwaarde, dan verschijnt een melding hierover, de status wordt niet omgezet.
  • Hebt u Check waarschuwen geselecteerd en voldoet het document niet aan deze voorwaarde, dan verschijnt een melding hierover, waarbij de gebruiker kan kiezen of hij/zij de status omzet of niet.

• Aanmaken of Genereren geselecteerd, dan kunt u de optie Controleer of bestand is goedgekeurd niet selecteren.

Wilt u dat het document alleen wordt aangemaakt, gecontroleerd of gegenereerd als de resource of de contactpersoon een bepaalde taalinstelling heeft, selecteer dan bij Taal de gewenste taal en bij Gebruik taal van de optie Resource of Contact.

Het veld Gebruik taal van is alleen van toepassing in statussen voor:

• projectresources
• kandidaten

waarbij in het veld Taal een taal is geselecteerd.

Aan projectresources en kandidaten is namelijk zowel een resource als een contactpersoon gekoppeld. Als u dan een taal selecteert, moet u in het veld Gebruik taal van een keuze maken of het de taal van de Resource of de taal van de contactpersoon (Contact) betreft.

Het veld Verplicht voor contact kunt u instellen voor de statussen van:

• Contacten
• Contactpersonen
• Aanvragen
• Zoekacties
• Opportunities
• Kandidaten
• Projectresources
• Projecten

Wilt u dat het documentsjabloon alleen wordt aangemaakt, gecontroleerd of gegenereerd als op de kaart een bepaald contact is gekoppeld, selecteer dat contact dan in het veld Verplicht voor contact.

Als u instelt dat een documentsjabloon aangemaakt moet worden en u stelt dat verplicht voor contact X, zal bij het bereiken van de betreffende status alleen een documentregel met het documentsjabloon worden aangemaakt als contact X aan die kaart gekoppeld is. Is aan de kaart een ander contact gekoppeld, dan wordt de status omgezet maar geen documentregel aangemaakt.

Als u een documentsjabloon koppelt en instelt dat gecontroleerd moet worden of een document gekoppeld, geldig en/of goedgekeurd is en u stelt dat verplicht voor contact X, dan wordt bij het bereiken van de betreffende status alleen gecontroleerd of het document aan de ingestelde controles voldoet als contact X aan die kaart gekoppeld is. Is aan de kaart een ander contact gekoppeld, dan wordt de status omgezet maar vindt er geen documentcontrole plaats.

Als u instelt dat een document gegenereerd moet worden en u stelt dat verplicht voor contact X, zal bij het bereiken van de betreffende status alleen een documentregel met het documentsjabloon en een gegenereerd bestand worden aangemaakt als contact X aan die kaart gekoppeld is. Is aan de kaart een ander contact gekoppeld, dan wordt de status omgezet maar geen documentregel aangemaakt.

Het is ook mogelijk om in te stellen dat een documentsjabloon alleen voor een of meer bepaalde contacten te gebruiken is. Zie Contactautorisatie.