Pagina Contactstatus
Op de pagina Contactstatus richt u een of meer statussen voor contacten in. Hierbij kunt u bepalen hoe de statussen mogen worden gewijzigd en door wie.
Voorbeeld: Stel dat u (onder andere) de volgende statussen hebt: Nieuw, Prospect en Klant. U zou bijvoorbeeld kunnen instellen dat iedereen de status Nieuw mag omzetten naar Prospect, maar dat alleen medewerkers van de administratie de status mogen omzetten van Prospect naar Klant. U zou ook kunnen instellen dat de status Prospect alleen kan worden omgezet als bepaalde velden op de contactkaart zijn ingevuld en/of als een bepaald bestand aanwezig is.
Contactstatussen hebben betrekking op:
- Contacten (contactbedrijven), waaronder ook intermediairs en brokers
- Klanten
- Leveranciers
Opmerking: Wijzigt de status van een contact, dan wijzigt ook de status van de klant en/of leverancier die aan het contact gekoppeld is.
Help per veld
Per status kunt u de volgende velden invullen:
| Label | Toelichting |
| Code |
Vul een code in voor de status. Dit kan een combinatie van letters en cijfers zijn. De code mag niet al voorkomen op deze pagina. Het is aan te raden om met een nummering van tientallen (of honderdtallen) te werken, zodat u op een later moment eenvoudig statussen kunt tussenvoegen. |
| Omschrijving | Vul een omschrijving in voor de status. |
| Volgend statusfilter | In dit veld stelt u in naar welke volgende status(sen) het contact kan worden omgezet. Zie ook Volgend statusfilter. |
| Vorig statusfilter | In dit veld stelt u in naar welke vorige status(sen) het contact kan worden omgezet. Zie ook Vorig statusfilter. |
| Wijzigen toegestaan |
Vink de optie Wijzigen toegestaan aan als contacten met deze status gewijzigd mogen worden. In contacten met een status waarin deze optie niet is aangevinkt, kunt u geen wijzigingen aanbrengen in de sneltabs Algemeen en Administratief. Als de velden Volgend statusfilter of Vorig statusfilter zijn gevuld (beide of een van beide), kunt u wel de status wijzigen. |
| Historie |
De optie Historie maakt het mogelijk om in overzichten te kunnen filteren op actuele of historische contacten. Of een contact met een status waarin deze optie is aangevinkt wel of niet kan worden gewijzigd, wordt bepaald door de statusoptie Wijzigen toegestaan. |
| Matchbaar |
Vanuit een contactsegment is het mogelijk te matchen op kenmerken en zo contacten te vinden met dezelfde kenmerken. Hierbij worden alleen contacten gevonden met een status waarin de optie Matchbaar is aangevinkt. Zie ook Pagina Contactsegment. |
| Urenverwerking toegestaan |
Vink deze optie aan als voor klanten met deze status urenregels in urenstaten mogen worden aangemaakt en uren mogen worden ingevoerd. Zowel het project en de projectresource moeten dan ook een status hebben waarin de optie Urenverwerking toegestaan is aangevinkt. Of uren mogen worden geboekt hangt af van de projectresourcestatus. Zowel het project als de projectresource moeten namelijk ook een status hebben waarin de optie Urenverwerking toegestaan is aangevinkt. Zie ook Urenverwerking toegestaan. |
| Klant aanmaken | Vink deze optie aan als bij het bereiken van de status automatisch een klant moet worden aangemaakt. Is aan het contact al een klant gekoppeld, dan wordt uiteraard geen klant meer aangemaakt. Zie ook Een klant aanmaken. |
| Leverancier aanmaken | Vink deze optie aan als bij het bereiken van de status automatisch een leverancier moet worden aangemaakt. Is aan het contact al een leverancier gekoppeld, dan wordt uiteraard geen leverancier meer aangemaakt. Zie ook Een leverancier aanmaken. |
| Geblokkeerd | Als u de optie Geblokkeerd aanvinkt, wijzigt er niets op de contactkaart bij het bereiken van de status, maar wordt op de gekoppelde klant- en/of leverancierskaart automatisch de optie Alle in het veld Geblokkeerd ingevuld. In dat geval kunnen voor de klant/leverancier geen transacties, zoals facturen en betalingen, meer worden verwerkt. |
| Redencode instelling |
Wilt u dat bij het bereiken van de status wordt aangegeven waarom de status is bereikt, dan kunt u in dit veld instellen dat een reden optioneel of verplicht is. Vervolgens stelt u via de knop Redencodes een of meerdere redenen in. Wanneer een gebruiker een status selecteert waarin de waarde Optioneel of Verplicht is ingesteld, opent een pagina waarin de gebruiker een van die ingestelde redenen kan selecteren. Zie ook Redencode instelling. |
| Status stijl |
U kunt kiezen uit een aantal kleuren en stijlen (bijvoorbeeld vet of cursief) waarin de status moet worden weergegeven. |
Initiële status
Bij het aanmaken krijgt het contact de status die is ingesteld op de pagina Statusinstellingen, veld Contact.
Knoppen op de actiebalk
Via de knoppen op de actiebalk kunt u diverse acties uitvoeren. Onderstaand overzicht zal nog verder worden aangevuld.
Navigeren
|
Documenten |
Aan een status kunt u een of meer documentsjablonen koppelen. Hierbij kunt u kiezen of een document moet worden aangemaakt of gecontroleerd. Klik op deze knop om dit in te stellen of aan te passen. Zie Documenten per status. |
|
Verplichte velden |
Aan een status kunt u verplichte velden koppelen. Klik op deze knop om deze in te stellen of aan te passen. Zie Status verplichte velden. |
|
E-mailsjablonen |
Aan een status kunt u een of meer e-mailsjablonen koppelen. Klik op deze knop om deze in te stellen of aan te passen. Het is afhankelijk van de instellingen in het e-mailsjabloon hoe de e-mail wordt aangemaakt. Zie Status e-mailsjablonen. |
|
Aan te maken kenmerken | Bij een status kunt u een of meer kenmerken instellen die automatisch aan het contact gekoppeld moeten worden. Zie Contactpersoon status kenmerken. |
|
|
Verplichte kenmerken | Aan een status kunt u een of meer verplichte kenmerken koppelen. Klik op deze knop om deze in te stellen of aan te passen. Zie Verplichte kenmerken. |
|
Rollen | Het is mogelijk om in te stellen dat alleen medewerkers met een bepaalde rol een status mogen omzetten en/of gegevens mogen wijzigen. Klik op deze knop om deze rollen en de gewenste autorisatie in te stellen of te wijzigen. Zie Statusautorisatie. |
|
Vertaling |
Via deze knop kunt u per status vertalingen toevoegen en beheren, die bijvoorbeeld getoond kunnen worden op de portal(s). Belangrijk: Om statussen te kunnen vertalen op de portals, moet u in de registratieset het statusveld (voor statuscodes) opnemen en niet het veld voor de statusomschrijving.
Als u een status selecteert en op de actiebalk op deze knop klikt, kunt u een of meer vertalingen voor die status vastleggen. In de eerste regel is automatisch de sleutel voor de status in het veld Sleutel ingevuld, namelijk 'Status_' met daarachter een cijfer, gevolgd door '_' en de statuscode. Voor bijvoorbeeld statuscode B40 is de sleutel 'Status_8_B40'. Zie ook Vertalingen. Opmerking: Welke talen op de portal kunnen worden gekozen is afhankelijk van de talen waarvoor een of meer vertaalregels aanwezig zijn in de vertaaltabel (de pagina Vertalingen) en van de ingestelde talen bij Languages in het veld Instellingwaarde in de sneltab Portaalinstellingen in het portaldomein. Zie ook Languages.
|
|
Redencodes | Wilt u dat bij het bereiken van een bepaalde status wordt aangegeven waarom de status is bereikt, dan kunt u in het veld Redencode instelling van die status instellen dat een reden optioneel of verplicht is en vervolgens via deze knop een of meerdere redenen instellen. Wanneer een gebruiker een status selecteert waarin de waarde Optioneel of Verplicht is ingesteld, opent een MSR waarin de gebruiker een van die ingestelde redenen kan selecteren. Zie ook Redencode instelling. |
Tip: Meer informatie over het navigeren in de gebruikersinterface vindt u in Werken met Business Central. Zie Pagina's en informatie zoeken met Vertel me voor meer informatie over het zoeken naar pagina's, acties en rapporten.