Een klant aanmaken
Wanneer een bedrijf dat is vastgelegd als contactbedrijf daadwerkelijk inlener/opdrachtgever wordt, maakt u een klantkaart aan. Dat kan op verschillende manieren. Een klant aanmaken door de status van het contactbedrijf aan te passen is de meest gebruikelijke manier.
Wel of niet hetzelfde nummer als contactbedrijf
Maakt u een contactbedrijf aan door de status aan te passen of via de knop Klant maken en is op de pagina Algemene instellingen de optie Klant- en lev.nr gelijkstellen aan contactnummer is ingeschakeld, dan krijgt de klant automatisch hetzelfde nummer als het contactbedrijf.
Is het bedrijf nog niet als contact vastgelegd, dan kunt u er ook voor kiezen om vanuit het klantenoverzicht een nieuwe klant aan te maken. In dat geval wordt ook een contact aangemaakt. Deze krijgt niet hetzelfde nummer als de klant.
Mocht er al een klantenkaart aanwezig zijn maar zijn het contact en de klant niet met elkaar gekoppeld, dan kunt u dat alsnog doen. De nummers zijn dan dus niet gelijk. Zie Een contact aan een bestaande klant koppelen.
Gegevens synchroniseren tussen contactbedrijf en klant
Veel gegevens van het contact en de klant worden met elkaar gesynchroniseerd. Voorwaarde is dat:
-
op de pagina Marketinginstellingen (in de sneltab Interacties) een zakenrelatiecode is ingesteld in het veld Klanten, en
-
op de contactkaart de optie Synchroniseer gegevens tussen klant en contact is ingeschakeld (standaard niet zichtbaar)
Wijzigt u bijvoorbeeld het telefoonnummer op de klantenkaart, dan wordt het ook automatisch gewijzigd op de contactkaart en vice versa.
Opmerking: Het is mogelijk dat meerdere contacten aan dezelfde klant zijn gekoppeld. In dat geval worden alleen de gegevens van het contact op het hoogste niveau en de klant gesynchroniseerd.
Nieuw gekoppeld bedrijf automatisch gekoppeld aan dezelfde klant
Is een bedrijf gekoppeld aan een klant en maakt u een nieuw gekoppeld bedrijf aan bij dit contact, dan wordt het gekoppelde bedrijf automatisch aan dezelfde klant gekoppeld. Dit kunt u indien nodig handmatig wijzigen.
Een klant aanmaken door de status van het contact te wijzigen
Bij het aanmaken van een contactbedrijf krijgt deze een standaardstatus (die is ingesteld op de pagina Statusinstellingen). U kunt de contactstatus wijzigen door een volgende status te selecteren. Welke status(sen) u daarbij kunt kiezen, is afhankelijk van de inrichting op de pagina Contactstatus. U maakt een klant aan door een status te kiezen waarin de optie Klant aanmaken is ingesteld. Deze optie kan bij meerdere statussen zijn ingesteld. Het is mogelijk dat u eerst een of meerdere andere statussen moet kiezen voordat u een status kunt kiezen waarin deze optie is ingesteld.
Het is mogelijk om terug te gaan naar een vorige status. Welke status(sen) u daarbij kunt kiezen, is ook afhankelijk van de instellingen op de pagina Contactstatus.
Opmerking: Als u een klant aanmaakt door de status van het contact te wijzigen, wordt het klantensjabloon toegepast dat is ingesteld in de vestiging van de medewerker die het contact heeft aangemaakt.
Zie Status van een contactbedrijf wijzigen.
Een klant aanmaken vanuit een contact via de knop Klant maken
Let op: Als u een klant aanmaakt via de knop Klant maken, wijzigt de status van het contact niet.
- Open het contact en klik op de actiebalk onder Koppelingen op de knop Klant maken. De pagina Klantensjabloonoverzicht opent.
- Selecteer het gewenste klantensjabloon en klik op OK. De klant wordt aangemaakt. De klant wordt direct aan het contact gekoppeld. Dit is zichtbaar in de sneltab Administratief, veld Klantnr. en Klantnaam.
Een klant aanmaken vanuit het klantenoverzicht
Als u een klant aanmaakt vanuit het klantenoverzicht, wordt automatisch ook een contact aangemaakt. Deze krijgt niet hetzelfde nummer als de klant.
- Open het klantenoverzicht.
- Klik op de actiebalk op de knop Nieuw.
- Zijn er meerdere klantsjablonen, selecteer dan het gewenste sjabloon en klik op OK. Zodra het klantnummer is ingevuld, zijn het klantrecord en het bijbehorende contact aangemaakt. Vul de klantenkaart verder in.
Wilt u het contact openen, klik dan op de actiebalk onder Registratie op de knop
Contact. In de sneltab Administratief is het klantnummer automatisch ingevuld in het veld Klantnr..
Een contact aan een bestaande klant koppelen
U kunt een contact aan een bestaande klant koppelen. In deze situatie bestaat er dus al een contact én een klant, die feitelijk dezelfde organisatie betreffen, maar nog niet aan elkaar gekoppeld zijn. U kunt alleen koppelen als zowel het contact als de klant nog niet aan een andere klant/ander contact zijn gekoppeld.
- Open het contact en klik op de actiebalk onder Koppelingen op de knop Aan klant koppelen. De pagina Klantenkoppeling opent.
- Zoek en selecteer de klant in het veld Klantnr.. Als u in het veld begint met het invoeren van de naam of het nummer van de klant, toont de keuzelijst de bijbehorende mogelijkheden. Wilt u meer zoekmogelijkheden, klik dan in de keuzelijst op Selecteren vanuit volledige lijst.
- Selecteer een optie bij Velden overnemen van:
- Contact: de gegevens uit het contact worden gekopieerd naar de klant (de bestaande gegevens op de klantenkaart worden overschreven).
- Klant: de gegevens uit de klant worden gekopieerd naar het contact (de bestaande gegevens op de contactkaart worden overschreven).
- Klik op OK. Het contact en de klant worden gekoppeld. Wilt u de klantenkaart openen, klik dan op de actiebalk onder Koppelingen op de knop Kaart.
Zie ook
Pagina Klantsjablonen (Mysolution)