Status van een contactbedrijf wijzigen

U kunt de status van een contact(bedrijf) aanpassen per contact of voor meerdere contacten tegelijk.

Let op: Voor meerdere contacten de status tegelijk wijzigen is alleen mogelijk voor contacten met dezelfde status.

 

Afhankelijk van de instellingen voor uw bedrijf:

  • kunt u zelf een andere status kiezen. Welke status(sen) u daarbij kunt kiezen, is afhankelijk van de inrichting op de pagina Contactstatus.
  • wordt de status automatisch aangepast wanneer u bepaalde handelingen uitvoert.

Het is mogelijk om terug te gaan naar een vorige status. Welke status(sen) u daarbij kunt kiezen, is ook afhankelijk van de instellingen op de pagina Contactstatus.

 

Status automatisch wijzigen via modelleerbare actie

Het is mogelijk om een of meer modelleerbare acties in te richten om de status automatisch te wijzigen (via de functie STATUSCHANGE).

Zie ook Pagina Modelleerbare actie en Automatisch status omzetten (STATUSCHANGE).

 

Status handmatig wijzigen

U wijzigt de status als volgt vanuit het contactoverzicht:

  1. Wilt u de status wijzigen van:
    • 1 contact, klik dan in de regel van dat contact of open het contact.
    • meerdere contacten met dezelfde status, selecteer dan deze contacten:
      • Meerdere aangrenzende regels selecteren: selecteer de eerste (of laatste) regel die u in de selectie wilt opnemen, houd de Shift-toets ingedrukt en selecteer de onderste (of bovenste) regel die u in de selectie wilt opnemen. Alle tussenliggende regels worden hierdoor ook geselecteerd.
      • Meerdere niet-aangrenzende regels selecteren: selecteer een regel, houd de Ctrl-toets ingedrukt en klik op de andere regels die u in de selectie wilt opnemen.
  2. Wilt u:
    • een volgende status kiezen, klik dan op de actiebalk (in het overzicht onder Status, vanuit de kaart onder Acties) op de knop Icoon Volgende Volgende status.
    • teruggaan naar een vorige status, klik dan op de knop Icoon Vorige Vorige status.

     

    De knoppen Volgende status en Vorige status zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop'. Standaard is Volgende status zichtbaar. Is er geen volgende status en zijn er wel vorige statusopties, dan is Vorige status zichtbaar. Zijn er geen volgende en vorige statusopties, dan zijn de knoppen niet actief.

    Opmerking: Als u een contact hebt geopend, kunt u ook op het statusveld klikken. In dat geval toont de pagina Status - Contact zowel alle volgende als vorige statusopties die u vanuit de huidige status kunt kiezen.

 

Is er maar 1 mogelijke volgende status en klikt u op Volgende status (of drukt u op Ctrl+F9), dan wordt de status direct omgezet.

Is er maar 1 mogelijke vorige status en klikt u op Vorige status (of drukt u op Ctrl+Shift+F9), dan wordt de status direct omgezet.

  1. Als een of meer volgende/vorige statussen zijn ingesteld, opent de pagina Status - Contact met de mogelijke statusoptie(s). Selecteer de gewenste status en klik op OK.

 

  • Wat gebeurt er als u een status wijzigt?

    Wat vervolgens gebeurt, is afhankelijk van de instellingen bij de geselecteerde contactstatus.

     

    Redencode verplicht of optioneel

    Als is ingesteld dat een redencode verplicht of optioneel is, dan opent de pagina Interactiereden.

    1. Selecteer bij Redencode een interactiesjabloon.
    2. Als bij de redencode een omschrijving is ingevuld, dan verschijnt deze automatisch bij Redentekst. Pas de omschrijving indien nodig aan en klik op OK.

     

    Verplichte velden of kenmerken

    Als is ingesteld dat een of meerdere contactvelden of kenmerken verplicht zijn en niet al deze velden zijn ingevuld, dan krijgt u een melding bij welke velden/kenmerken geen waarde is ingevuld. U zult deze velden/kenmerken eerst moeten invullen voordat u de status kunt wijzigen.

    Om kenmerken in te stellen vanuit de contactkaart klikt u op de actiebalk onder Registratie op de knop Kenmerken. Vanuit het contactoverzicht kiest u Gerelateerd > Aanvullende informatie > Kenmerken.

     

    Aan te maken documenten om te controlen documenten

    Het is mogelijk om in te richten dat voor een status bepaalde documenten gekoppeld moeten zijn. Zijn aan de status een of meer documentsjablonen gekoppeld:

    • waarvoor een of meer controles zijn ingesteld waaraan niet wordt voldaan, dan krijgt u een melding welk document niet voldoet aan de controles. Betreft de controle alleen een waarschuwing, dan kunt u ervoor kiezen om de status toch om te zetten.
    • om aan te maken, dan worden deze automatisch aangemaakt. Als aan een bijbehorend documentsjabloon een documentrapportnummer en een documentsjabloonnaam zijn gekoppeld, dan wordt het document ook automatisch gegenereerd.

     

    E-mailwizard of e-mail verzenden

    Als aan de status een e-mailsjabloon is gekoppeld, dan is het afhankelijk van de instellingen in het e-mailsjabloon wat er gebeurt en wat u daar van merkt:

    • als de e-mailwizard van toepassing is, opent de pagina E-mailwizard. Zie E-mailwizard.
    • als is ingesteld dat de e-mailwizard moet worden overgeslagen, dan wordt: 
      • het e-mailbericht automatisch gegenereerd en verzonden (zonder dat u daar iets van merkt), of
      • het gegenereerde e-mailbericht aangemaakt in de e-maileditor. U kunt dit bericht eventueel nog bewerken en vervolgens verzenden. Zie ook Pagina Een e-mail opstellen (e-maileditor).

     

    Klant aanmaken

    Als de optie Klant aanmaken is aangevinkt, dan wordt automatisch een klant aangemaakt. U krijgt een melding met het klantnummer. De klant wordt direct aan het contact gekoppeld. Dit is zichtbaar in de sneltab Administratief, veld Klantnr. en Klantnaam.

     

    Leverancier aanmaken

    Als de optie Leverancier aanmaken is aangevinkt, dan wordt automatisch een leverancier aangemaakt. U krijgt een melding met het leveranciersnummer.

    Als op de contactkaart het veld IBAN is/wordt gevuld, wordt ook een bankrekening leverancier aangemaakt bij die leverancier.

     

    Factuur e-mail leverancier

    Kiest u een status waarin de optie Leverancier aanmaken is aangevinkt en is op de pagina Factuurinstellingen bij Standaard inkoopfactuur verzendwijze de waarde Mailen of Afdrukken + Mailen ingesteld, dan vindt een controle plaats of het veld E-mail of Factuur e-mail op de contactkaart is gevuld.

    Zijn beide velden gevuld, dan worden ze overgenomen in de gelijknamige velden op de leverancierskaart.

    Is alleen het veld E-mail gevuld, dan wordt dat e-mailadres overgenomen in de velden E-mail en Factuur e-mail op de leverancierskaart.

    Is alleen het veld Factuur e-mail gevuld, dan wordt dat e-mailadres overgenomen in het veld Factuur e-mail.

    Zijn de velden E-mail en Factuur e-mail op de contactkaart leeg, dan kunt u de status niet omzetten.

    Zie ook Veld Standaard inkoopfactuur verzendwijze enPagina Leverancierskaart.

     

    Status wijzigt

    Zijn er geen verplichte gegevens ingesteld of zijn deze ingevuld, dan wijzigt de status van het contact.

     

    Statusnotificatie

    Als de status wordt omgezet, komt boven aan de pagina een notificatie te staan: "De status is omgezet naar [statuscode en statusomschrijving]". Het is mogelijk om deze notificaties uit te schakelen of onder voorwaarden te tonen. Open daarvoor de pagina Mijn berichten en pas de regel Informeer de gebruiker over statuswijzigingen aan. Via het filterveld Soort kunt u bijvoorbeeld instellen dat de notificatie alleen op bepaalde entiteiten getoond moet worden.

     

    Interacties

    Had u bij Redencode een interactiesjabloon geselecteerd, dan wordt automatisch een interactie aangemaakt. Is bij de geselecteerde status geen redencode ingesteld maar wel een interactiesjabloon gekoppeld, dan wordt ook automatisch een interactie aangemaakt. Als er ook een klant is aangemaakt, dan is de interactie zowel gekoppeld aan het contact als aan de klant. Is aan de status een e-mailsjabloon gekoppeld waarin is ingesteld dat deze direct wordt verzonden, dan wordt automatisch een interactie aangemaakt voor de verzonden e-mail.

     

    Zie ook

    Pagina Contactstatus

    Een klant aanmaken

    Een leverancier aanmaken