Pagina Documenten

De pagina Documenten bevat de documenten die aan de auto of de fiets zijn gekoppeld. Dit betreft dezelfde documenten die op de auto-/fietskaart in de sneltab Documenten staan.

 

Pagina openen

U opent deze pagina vanuit een auto- of fietskaart. Klik daarvoor op de actiebalk onder Registreren op de knop Documenten.

 

Getoonde documenten

Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar:

  • met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is ingeschakeld, en
  • waarin de optie Vervallen niet is aangevinkt

Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond.

Zie ook Toon in beperkte weergave.

 

Rechten/autorisatie

Welke documenten worden getoond is ook afhankelijk van de rechten van een gebruiker. Als aan een documentsjabloon een of meer rollen zijn gekoppeld, dan kunnen gebruikers die geen van deze rollen hebben:

  • documentregels met dit documentsjabloon niet zien
  • dit documentsjabloon niet selecteren

Zie ook Sjabloonautorisatie.

 

Wijze van aanmaken

Deze pagina kan documenten en documentregels bevatten die:

  • handmatig zijn toegevoegd.

  • automatisch zijn toegevoegd. Bijvoorbeeld als een modelleerbare actie met de functie CREATEDOCUMENT of GENERATEDOCUMENT is ingesteld. Zie ook Pagina Modelleerbare actie functieaanroep.

 

Een document(regel) handmatig toevoegen op de pagina Documenten van een auto/fiets

  1. Klik op de actiebalk op de knop Nieuw of klik in de eerste lege regel in het veld Soort.
  2. Klik in het veld Soort op het pijltje en zoek en selecteer een documentsjabloon. De keuzelijst bevat alleen documentsjablonen waarvoor in de documentsjablooninstellingen is ingericht dat ze:
    • te gebruiken zijn voor auto's, en
    • selecteerbaar zijn, en
    • waar u rechten voor hebt

      In het veld Omschrijving verschijnt automatisch de omschrijving die in het documentsjabloon is ingevuld.
  3. Selecteert u een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave niet is ingeschakeld, dan krijgt u een melding daarover en de keuze om alle actuele documenten weer te geven of niet. Kiest u:
    • Ja, dan wordt het filter opgeheven en zijn alle actuele documentregels zichtbaar, inclusief de nieuw aangemaakte. Documentregels waarin de optie Vervallen is aangevinkt, worden hiermee niet zichtbaar.
    • Nee, dan blijft het filter ingesteld. De nieuw aangemaakte documentregel is dan niet zichtbaar.
  4. U kunt nu een document (oftewel bestand) gaan koppelen of genereren. Zie Documenten koppelen of genereren in een documentregel.

 

Help per veld

Vink deze optie aan als het document vervallen is.

Opmerking: Als in een documentregel de optie Goedgekeurd is aangevinkt, is het niet meer mogelijk om de documentregel te wijzigen. Het is wel mogelijk om de optie Vervallen dan aan en uit te vinken.

 

Filter bij openen pagina

Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is ingeschakeld en waarin de optie Vervallen niet is aangevinkt. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond.

Met een klik op Actuele documenten worden vervallen documenten niet meer getoond.

Om een document toe te voegen (door deze te koppelen of genereren) is een documentsjabloon nodig. Deze stelt u in dit veld in.

De keuzelijst bevat alleen documentsjablonen waarvoor in de documentsjablooninstellingen is ingericht dat ze:

  • te gebruiken zijn voor auto's, en
  • selecteerbaar zijn, en
  • waar u rechten voor hebt

 

Autorisatie op rollen

In documentsjablonen kan autorisatie op rollen zijn ingesteld waarbij het documentsjabloon alleen zichtbaar is voor gebruikers die minimaal 1 van de ingestelde rollen hebben. In dat geval kunt u zo'n documentsjabloon alleen kiezen als u een rol hebt die gekoppeld is aan het documentsjabloon.

Zie ook Pagina Sjabloonautorisatie.

 

Zie ook

Een document(regel) handmatig toevoegen

Een documentsjabloon toevoegen en inrichten

Documentsjablonen

Het is mogelijk om de gegevens van een autotoewijzing af te drukken in een document. Daartoe moeten de gewenste autotoewijzingsvelden zijn opgenomen in een rapportlay-out. Als u bij Soort een documentsjabloon kiest waarbij een rapportlay-out is ingesteld met autotoewijzingsgegevens, dan kunt u een document genereren met die autotoewijzingsgegevens. Welke autotoewijzing wordt afgedrukt in het gegenereerde document, bepaalt u via de datum in dit veld.

Voorbeeld: Stel dat een auto in een jaar aan 4 verschillende resources is toegewezen:

  • van 1-1 t/m 31-3 aan resource A

  • van 1-4 t/m 30-6 aan resource B

  • van 1-7 t/m 30-9 aan resource C

  • van 1-10 t/m 31-12 aan resource D

Wilt u een document genereren met de gegevens voor resource B, dan vult u in het veld Datum een datum in het tweede kwartaal in, bijvoorbeeld 1-4, 10-5 of 30-6. Wilt u een document afdrukken voor resource D, dan vult u een datum in het vierde kwartaal in. Als de auto in de toekomst aan een resource is toegewezen, kunt u ook een datum in de toekomst instellen.

 

Zie ook

Word-lay-out auto's (rapport 11076154): toelichting op velden

Als het veld Soort in een documentregel gevuld is, kunt u in het veld Bestandsnaam een bestand koppelen of genereren. Zie Documenten koppelen of genereren in een documentregel.

De opbouw van de bestandsnaam is in te stellen in het veld Bestandsnaam van het documentsjabloon.

Wanneer een bestand aanwezig is in een documentregel, is het mogelijk om deze te vervangen. Zie Een gekoppeld bestand in een documentregel vervangen.

Als een document aan een bedrijf is gekoppeld, toont het veld Bedrijfsnaam de naam van dat bedrijf.

Voor sommige documenten is een documentnummer of documentcode van toepassing.

In het veld Geldig tot en met kunt u, indien van toepassing, de datum aangeven tot en met wanneer het document geldig is.

Selecteer het land van afgifte indien van toepassing. Als u in het veld begint met het invoeren van de landnaam (of landcode), toont de keuzelijst de bijbehorende mogelijkheden. Wilt u meer zoekmogelijkheden, klik dan in de keuzelijst op Selecteren vanuit volledige lijst.

Veld Goedgekeurd

 

Knoppen op de actiebalk

Via de knoppen op de actiebalk kunt u diverse acties uitvoeren. Onderstaand overzicht zal nog verder worden aangevuld.

Splitsknop Koppel/Open bestand

De knoppen Koppel bestand en Open bestand zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop'. Koppel bestand is zichtbaar als er nog geen bestand is gekoppeld. Is wel een bestand gekoppeld, dan is Open bestand zichtbaar.

Een bestand koppelen

Koppel bestand

Via deze knop kunt u een bestand koppelen of genereren. Zie ook Documenten koppelen of genereren in een documentregel.
Een bestand openen Open bestand

Als aan een documentregel een bestand is gekoppeld, kunt u het bestand via deze knop downloaden of openen in de bijbehorende applicatie.

Splitsknop ondertekening

De knoppen die te maken hebben met het ondertekenen van documenten zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop'. De goedkeuringsstatus bepaalt welke knop zichtbaar is. Klik achter deze knop op om een andere knop te kunnen kiezen.

Icoon Aanbieden ter ondertekening Aanbieden ter ondertekening aan contact

In de documentregel moet een contactpersoon zijn ingevuld in het veld Contactpersoon.

Als in een documentsjabloon de accorderingsmethode Uitgebreid of Met certificaat is ingesteld, kunnen documenten met dit documentsjabloon digitaal worden ondertekend door de contactpersoon. Daarvoor moet het document eerst door een medewerker worden aangeboden aan de contactpersoon. Aanbieden ter ondertekening kan handmatig of automatisch. Automatisch aanbieden is alleen mogelijk voor gegenereerde documenten.

Zie ook Aanbieden ter ondertekening.

 

Rechten nodig voor handmatig aanbieden

U kunt het document handmatig aanbieden via deze knop. U moet wel rechten hebben om documenten met het betreffende documentsjabloon aan te kunnen bieden. Dit kunt u per documentsjabloon instellen via de knop Machtigingen digitale ondertekening.

Zie ook

Pagina Machtigingen digitale handtekening

MYS Doc Temp Authorization

Accordering

 

CM Sign met certificaat

Wanneer gebruik wordt gemaakt van CM Sign en een documentsjabloon met accorderingsmethode Met certificaat, moeten op de contactpersoonkaart en op de medewerkerkaart ook de velden E-mail en Telefoon (mobiel) zijn ingevuld.

Icoon Aanbieden ter ondertekening Aanbieden ter ondertekening aan resource

Wanneer momenteel een auto/fiets is toegewezen aan een resource, wordt die resource automatisch ingevuld in het veld Resourcenr. zodra u een nieuwe documentregel aanmaakt of invult.

Als in een documentsjabloon de accorderingsmethode Uitgebreid of Met certificaat is ingesteld, kunnen documenten met dit documentsjabloon digitaal worden ondertekend door de resource. Daarvoor moet het document eerst door een medewerker worden aangeboden aan de resource. Aanbieden ter ondertekening kan handmatig of automatisch. Automatisch aanbieden is alleen mogelijk voor gegenereerde documenten.

Zie ook Aanbieden ter ondertekening.

 

Rechten nodig voor handmatig aanbieden

U kunt het document handmatig aanbieden via deze knop. U moet wel rechten hebben om documenten met het betreffende documentsjabloon aan te kunnen bieden. Dit kunt u per documentsjabloon instellen via de knop Machtigingen digitale ondertekening.

Zie ook

Pagina Machtigingen digitale handtekening

MYS Doc Temp Authorization

Accordering

 

CM Sign met certificaat

Wanneer gebruik wordt gemaakt van CM Sign en een documentsjabloon met accorderingsmethode Met certificaat, moeten op de resourcekaart en op de medewerkerkaart ook de velden E-mail en Telefoon (mobiel) zijn ingevuld.

Icoon Ondertekening afbreken Ondertekening afbreken

Als het document is aangeboden (zie ook Aanbieden ter ondertekening aan resource) maar nog niet is goed- of afgekeurd, is het mogelijk om het proces van ondertekening te onderbreken via deze knop. Het document verdwijnt dan direct van de portal.

 

Rechten nodig voor afbreken ondertekening

U moet wel rechten hebben om proces van ondertekening af te breken voor documenten met het betreffende documentsjabloon. Dit kunt u per documentsjabloon instellen via de knop Autorisatie digitale ondertekening.

Zie ook

Pagina Machtigingen digitale handtekening

MYS Doc Temp Authorization

Accordering

Goedkeuren

Als u op deze knop klikt, heeft dat tot gevolg dat:

  • in het veld Goedgekeurd door automatisch wordt ingevuld welke gebruiker het document heeft goedgekeurd.
  • in het veld Goedgekeurd op automatisch wordt ingevuld op welke datum en tijd het document is goedgekeurd.
  • de hele documentregel niet meer wijzigbaar is, behalve het veld Goedgekeurd zelf en het veld Vervallen. 
    Alle andere velden in deze regel en het gegenereerde/gekoppelde Word-document zijn alleen nog te lezen en niet meer te wijzigen. Dat geldt ook voor gegenereerde/gekoppelde Word-documenten met een documentsjabloon waarin het veld Wijzigen toestaan is ingeschakeld. U kunt een gegenereerd of gekoppeld Word-document dan alleen openen in de 'Alleen-lezen' modus. Wijzigingen die u aanbrengt worden niet opgeslagen. Het is ook niet meer mogelijk om de documentregel te verwijderen of het document te vervangen.
Icoon Details ondertekening Details ondertekening

Als in een documentsjabloon een accorderingsmethode is ingesteld (zie ook Veld Type goedkeuring), kunnen documenten met dit documentsjabloon digitaal worden ondertekend. Via deze knop kunt u nagaan welke stappen door wie zijn uitgevoerd in het accorderingsproces.

Zie ook Details Ondertekening en Goedkeuringsstatus.

E-mail

Icoon E-mail verzenden (sjabloon) E-mail (sjabloon)

Via deze knop start de e-mailwizard. Deze kunt u doorlopen als er minimaal een e-mailsjabloon actief is waarin bij Gebruiken voor de waarde Interacties is geselecteerd. Is in de documentregel een resource ingevuld (en geen bedrijf), dan wordt de mail standaard naar de resource gestuurd, maar u kunt dit desgewenst nog wijzigen in de wizard.

De e-mail bevat de tekst die in het sjabloon is voorgedefinieerd. Via het e-mailsjabloon kan ook worden ingericht dat automatisch een of meer bijlagen worden meegestuurd.

Zie ook E-mailwizard en E-mailsjablonen.

Splitsknop Filter

De knoppen Alle documenten, Actuele documenten en Beperkt zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop'. Bij het openen van deze pagina is Alle documenten zichtbaar. Klikt u op die knop, dan wordt Actuele documenten zichtbaar.

Icoon Alle documenten Alle documenten

Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar:

  • met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is ingeschakeld, en
  • waarin de optie Vervallen niet is aangevinkt

Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond.
Icoon Actuele documenten Actuele documenten

Bij het openen van deze pagina zijn documentregels waarin de optie Vervallen is ingeschakeld standaard niet zichtbaar. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond. Met een klik op Actuele documenten stelt u het filter weer in.

Icoon Beperkt

Beperkt

Bij het openen van deze pagina zijn documentregels met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is uitgeschakeld standaard niet zichtbaar. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond. Met een klik op Beperkt stelt u het filter weer in.

 

Tip: Meer informatie over het navigeren in de gebruikersinterface vindt u in Werken met Business Central. Zie Pagina's en informatie zoeken met Vertel me voor meer informatie over het zoeken naar pagina's, acties en rapporten.

 

Zie ook

Auto

Pagina Auto's

Pagina Fiets

Pagina Fietsenoverzicht

Een gekoppeld bestand in een documentregel vervangen

Een document openen

Een document(regel) verwijderen

Documentsjablonen

Niet benaderen per e-mail/sms