Pagina Documenten
Deze pagina is van toepassing voor aanvragen, zoekacties en opportunities. Het bevat de documenten die aan de aanvraag, zoekactie of opportunity zijn gekoppeld. Dit betreft dezelfde documenten die op de aanvraag-, zoekactie- of opportunitykaart in de sneltab Documenten staan.
Pagina openen
U opent deze pagina vanuit de aanvraag-, zoekactie- of opportunitykaart of het aanvraag-, zoekactie- of opportunity-overzicht. Klik daarvoor op de actiebalk onder Navigeren (in de groep Registratie) op de knop Documenten.
Getoonde documenten
Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar:
- met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is ingeschakeld, en
- waarin de optie Vervallen niet is aangevinkt
Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond.
Zie ook Toon in beperkte weergave.
Rechten
Welke documenten worden getoond is ook afhankelijk van de rechten van een gebruiker. Aan een documentsjabloon kunnen een of meer rollen zijn gekoppeld en op een documentsjabloon kan de optie Autorisatie o.b.v. vestigingsgroep bron zijn aangevinkt. Dan geldt het volgende:
- Als op de pagina Sjabloonautorisatie van het documentsjabloon een of meer rollen zijn ingesteld en de medewerker beschikt over minimaal 1 van deze rollen, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon selecteren, ongeacht de vestigingsgroep die voor de bron (de aanvraag, zoekactie of opportunity) geldt.
- Als op de pagina Sjabloonautorisatie van het documentsjabloon een of meer rollen zijn ingesteld en de medewerker beschikt niet over een van deze rollen, dan bepaalt de vestigingsgroep die voor de aanvraag/zoekactie/opportunity geldt of de medewerker toegang krijgt. Is de medewerker gekoppeld aan een vestigingsgroep die afwijkt van de vestigingsgroep van de aanvraag/zoekactie/opportunity, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon niet zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon niet selecteren. Zijn de medewerker en de aanvraag/zoekactie/opportunity aan dezelfde vestigingsgroep gekoppeld of is de medewerker niet aan een vestigingsgroep gekoppeld, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon selecteren.
Is op de aanvraag/zoekactie/opportunity een vestiging ingesteld die niet in een vestigingsgroep is opgenomen, dan zijn de ingestelde rollen bepalend. - Als voor het documentsjabloon geen rol is ingesteld, dan bepaalt de vestigingsgroep die voor de aanvraag/zoekactie/opportunity geldt of de medewerker toegang krijgt. Is de medewerker gekoppeld aan een vestigingsgroep die afwijkt van de vestigingsgroep van de aanvraag/zoekactie/opportunity, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon niet zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon niet selecteren. Zijn de medewerker en de aanvraag/zoekactie/opportunity aan dezelfde vestigingsgroep gekoppeld of is de medewerker niet aan een vestigingsgroep gekoppeld, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon selecteren. Is op de aanvraag/zoekactie/opportunity een vestiging ingesteld die niet in een vestigingsgroep is opgenomen, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon selecteren.
Zie ook
Autorisatie o.b.v. vestigingsgroep bron
Vestigingsgroepen per medewerker
Wijze van aanmaken
Deze pagina kan documenten en documentregels bevatten die:
- handmatig zijn toegevoegd, op deze pagina (zie hierna) of in de sneltab Documenten op de aanvraag-, zoekactie- of opportunitykaart.
- automatisch zijn toegevoegd. Bijvoorbeeld als:
- de status van de aanvraag, zoekactie of opportunity wijzigt en aan die status een of meer documentsjablonen zijn gekoppeld. Zie ook Documenten per status.
- een modelleerbare actie met de functie CREATEDOCUMENT of GENERATEDOCUMENT is ingesteld. Zie ook Pagina Modelleerbare actie functieaanroep.
Een document(regel) handmatig toevoegen op de pagina Documenten van een aanvraag/zoekactie/opportunity
- Klik op de actiebalk op de knop Nieuw of klik in het veld Soort in de eerste lege regel.
- Klik in het veld Soort op het pijltje en zoek en selecteer een documentsjabloon. De keuzelijst bevat alleen documentsjablonen waarvoor in de documentsjablooninstellingen is ingericht dat ze:
- te gebruiken zijn voor aanvragen, zoekacties of opportunities, en
- selecteerbaar zijn, en
- waar u rechten voor hebt.
In het veld Omschrijving verschijnt automatisch de omschrijving die in het documentsjabloon is ingevuld.
- Selecteert u een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave niet is ingeschakeld, dan krijgt u een melding daarover en de keuze om alle actuele documenten weer te geven of niet. Kiest u:
- Ja, dan wordt het filter opgeheven en zijn alle actuele documentregels zichtbaar, inclusief de nieuw aangemaakte. Als in documentregels het veld Vervallen aanwezig is, blijft het filter op dit veld wel actief.
- Nee, dan blijft het filter ingesteld. De nieuw aangemaakte documentregel is dan niet zichtbaar.
- U kunt nu een document (oftewel bestand) gaan koppelen of genereren. Zie Documenten koppelen of genereren in een documentregel.
Help per veld
Veld Vervallen
Vink deze optie aan als het document vervallen is.
Opmerking: Als in een documentregel de optie Goedgekeurd is aangevinkt, is het niet meer mogelijk om de documentregel te wijzigen. Het is wel mogelijk om de optie Vervallen dan aan en uit te vinken.
Filter bij openen pagina
Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is ingeschakeld en waarin de optie Vervallen niet is aangevinkt. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond.
Met een klik op Actuele documenten worden vervallen documenten niet meer getoond.
Veld Soort
Om een document toe te voegen (door deze te koppelen of genereren) is een documentsjabloon nodig. Deze stelt u in dit veld in.
U kunt alleen documentsjablonen kiezen die te gebruiken zijn voor aanvragen, zoekacties of opportunities.
Autorisatie
In documentsjablonen kan autorisatie worden ingesteld, namelijk de volgende soorten:
- contactautorisatie, waarbij een documentsjabloon alleen voor bepaalde contacten te gebruiken is. In dat geval kunt u zo'n documentsjabloon alleen kiezen op kaarten waar een geautoriseerd contact aan gekoppeld is. Zie ook Contactautorisatie.
Voorbeeld: Een documentsjabloon met contactautorisatie voor bedrijf X dat te gebruiken is op aanvragen, kunt u alleen kiezen op aanvragen met bedrijf X, maar niet op aanvragen waar een ander bedrijf aan gekoppeld is.
- autorisatie op rollen, waarbij het documentsjabloon alleen zichtbaar is voor gebruikers die minimaal 1 van de ingestelde rollen hebben. In dat geval kunt u zo'n documentsjabloon alleen kiezen als u een rol hebt die gekoppeld is aan het documentsjabloon.
Zie ook Sjabloonautorisatie.
Zie ook
Een document(regel) handmatig toevoegen
Veld Bestandsnaam
Als het veld Soort in een documentregel gevuld is, kunt u in het veld Bestandsnaam een bestand koppelen of genereren. Zie Documenten koppelen of genereren in een documentregel.
De opbouw van de bestandsnaam is in te stellen in het veld Bestandsnaam van het documentsjabloon.
Wanneer een bestand aanwezig is in een documentregel, is het mogelijk om deze te vervangen. Zie Een gekoppeld bestand in een documentregel vervangen.
Veld Bedrijfsnaam
Als een document aan een bedrijf is gekoppeld, toont het veld Bedrijfsnaam de naam van dat bedrijf.
Veld Documentnr.
Voor sommige documenten is een documentnummer of documentcode van toepassing.
Veld Geldig tot en met
In het veld Geldig tot en met kunt u, indien van toepassing, de datum aangeven tot en met wanneer het document geldig is.
Veld Goedgekeurd
Het veld Goedgekeurd in een documentregel kan automatisch of handmatig worden ingeschakeld.
Het veld wordt automatisch ingeschakeld als voor het documentsjabloon een accorderingsmethode is ingesteld en de
U kunt het veld ook handmatig inschakelen of op de knop Goedkeuren klikken.
Gevolgen van inschakelen
Als het veld wordt ingeschakeld, heeft dat tot gevolg dat:
- in het veld Goedgekeurd door automatisch wordt ingevuld welke gebruiker het document heeft goedgekeurd.
- in het veld Goedgekeurd op automatisch wordt ingevuld op welke datum en tijd het document is goedgekeurd.
- de hele documentregel niet meer wijzigbaar is, behalve het veld Goedgekeurd zelf en het veld Vervallen.
Alle andere velden in deze regel en het gegenereerde/gekoppelde Word-document zijn alleen nog te lezen en niet meer te wijzigen. Dat geldt ook voor gegenereerde/gekoppelde Word-documenten met een documentsjabloon waarin het veld Wijzigen toestaan is ingeschakeld. U kunt een gegenereerd of gekoppeld Word-document dan alleen openen in de 'Alleen-lezen' modus. Wijzigingen die u aanbrengt worden niet opgeslagen. Het is ook niet meer mogelijk om de documentregel te verwijderen of het document te vervangen.
Controle op goedgekeurde documenten bij statuswijziging
Aan een status kunnen documentsjablonen zijn gekoppeld waarvoor is ingesteld dat een controle moet plaatsvinden of documenten op basis van dat sjabloon zijn goedgekeurd. Als deze status wordt bereikt en een document op basis van het betreffende documentsjabloon is niet goedgekeurd, dan krijgt u een melding daarover. Het hangt van de instellingen af of u kunt doorgaan zonder dat het document is goedgekeurd of dat eerst het document moet zijn goedgekeurd voordat de status kan worden omgezet.
Zie ook
Veld Land van afgifte
Selecteer het land van afgifte indien van toepassing. Als u in het veld begint met het invoeren van de landnaam (of landcode), toont de keuzelijst de bijbehorende mogelijkheden. Wilt u meer zoekmogelijkheden, klik dan in de keuzelijst op Selecteren vanuit volledige lijst.
Knoppen op de actiebalk
Via de knoppen op de actiebalk kunt u diverse acties uitvoeren. Onderstaand overzicht zal nog verder worden aangevuld.
Splitsknop Koppel/Open bestand
De knoppen Koppel bestand en Open bestand zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop'. Koppel bestand is zichtbaar als er nog geen bestand is gekoppeld. Is wel een bestand gekoppeld, dan is Open bestand zichtbaar.
|
|
Koppel bestand |
Via deze knop kunt u een bestand koppelen of genereren. Zie ook Documenten koppelen of genereren in een documentregel. |
|
Open bestand |
Als aan een documentregel een bestand is gekoppeld, kunt u het bestand via deze knop downloaden of openen in de bijbehorende applicatie. |
Splitsknop ondertekening
De knoppen die te maken hebben met het ondertekenen van documenten zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop'. De goedkeuringsstatus bepaalt welke knop zichtbaar is. Klik achter deze knop op 
om een andere knop te kunnen kiezen.
|
Aanbieden ter ondertekening |
Als in een documentsjabloon de accorderingsmethode Uitgebreid of Met certificaat is ingesteld, kunnen documenten met dit documentsjabloon digitaal worden ondertekend door de resource. Daarvoor moet het document eerst door een medewerker worden aangeboden aan de resource. Aanbieden ter ondertekening kan handmatig of automatisch. Automatisch aanbieden is alleen mogelijk voor gegenereerde documenten. Zie ook Aanbieden ter ondertekening.
Rechten nodig voor handmatig aanbiedenU kunt het document handmatig aanbieden via deze knop. U moet wel rechten hebben om documenten met het betreffende documentsjabloon aan te kunnen bieden. Dit kunt u per documentsjabloon instellen via de knop Machtigingen digitale ondertekening. Zie ookPagina Machtigingen digitale handtekening
CM Sign met certificaatWanneer gebruik wordt gemaakt van CM Sign en een documentsjabloon met accorderingsmethode Met certificaat, moeten op de resourcekaart en op de medewerkerkaart ook de velden E-mail en Telefoon (mobiel) zijn ingevuld. |
|
Ondertekening afbreken |
Als het document is aangeboden (zie ook Aanbieden ter ondertekening) maar nog niet is goed- of afgekeurd, is het mogelijk om het proces van ondertekening te onderbreken via deze knop. Het document verdwijnt dan direct van de portal.
Rechten nodig voor afbreken ondertekeningU moet wel rechten hebben om proces van ondertekening af te breken voor documenten met het betreffende documentsjabloon. Dit kunt u per documentsjabloon instellen via de knop Autorisatie digitale ondertekening. Zie ook |
|
Goedkeuren |
Als u op deze knop klikt, heeft dat tot gevolg dat:
|
|
Details ondertekening |
Als in een documentsjabloon een accorderingsmethode is ingesteld (zie ook Veld Type goedkeuring), kunnen documenten met dit documentsjabloon digitaal worden ondertekend. Via deze knop kunt u nagaan welke stappen door wie zijn uitgevoerd in het accorderingsproces. Zie ook Details Ondertekening en Goedkeuringsstatus. |
|
E-mail (sjabloon) |
Via deze knop start de e-mailwizard. Deze kunt u doorlopen als er minimaal een e-mailsjabloon actief is waarin bij Gebruiken voor de waarde Interacties is geselecteerd. De mail wordt standaard naar de resource gestuurd maar u kunt dit desgewenst nog wijzigen in de wizard. De e-mail bevat de tekst die in het sjabloon is voorgedefinieerd. Via het e-mailsjabloon kan ook worden ingericht dat automatisch een of meer bijlagen worden meegestuurd. Zie ook E-mailwizard en E-mailsjablonen. |
Splitsknop Filter
De knoppen Alle documenten, Actuele documenten en Beperkt zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop'. Bij het openen van deze pagina is Alle documenten zichtbaar. Klikt u op die knop, dan wordt Actuele documenten zichtbaar.
|
Alle documenten |
Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar:
Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond. |
|
|
Actuele documenten |
Bij het openen van deze pagina zijn documentregels waarin de optie Vervallen is ingeschakeld standaard niet zichtbaar. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond. Met een klik op Actuele documenten stelt u het filter weer in. |
|
|
Beperkt |
Bij het openen van deze pagina zijn documentregels met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is uitgeschakeld standaard niet zichtbaar. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond. Met een klik op Beperkt stelt u het filter weer in. |
Tip: Meer informatie over het navigeren in de gebruikersinterface vindt u in Werken met Business Central. Zie Pagina's en informatie zoeken met Vertel me voor meer informatie over het zoeken naar pagina's, acties en rapporten.
Zie ook
Een gekoppeld bestand in een documentregel vervangen
Een document(regel) verwijderen