Pagina Documenten
De pagina Documenten bevat de documenten die aan de urenstaat zijn gekoppeld. Dit betreft dezelfde documenten die op de urenstaat in de sneltab Documenten staan.
Pagina openen
Open deze pagina vanuit de actiebalk van:
- een urenstaat: klik onder Navigeren op Documenten
-
het urenstatenoverzicht: klik achter Urenkostenposten (in de laatste splitsknop) op
en vervolgens op Documenten. Als Urenkostenposten niet zichtbaar is op de actiebalk, moet u eerst op 
klikken.
Getoonde documenten
Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar:
- met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is ingeschakeld, en
- waarin de optie Vervallen niet is aangevinkt
Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond.
Zie ook Toon in beperkte weergave.
Rechten/autorisatie
Welke documenten worden getoond is ook afhankelijk van de rechten van een gebruiker. Aan een documentsjabloon kunnen een of meer rollen zijn gekoppeld en op een documentsjabloon kan de optie Autorisatie o.b.v. vestigingsgroep bron zijn ingeschakeld. Dan geldt het volgende:
- Als op de pagina Sjabloonautorisatie van het documentsjabloon een of meer rollen zijn ingesteld en de medewerker beschikt over minimaal 1 van deze rollen, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon selecteren, ongeacht de vestigingsgroep die voor de bron (de urenstaat) geldt.
- Als op de pagina Sjabloonautorisatie van het documentsjabloon een of meer rollen zijn ingesteld en de medewerker beschikt niet over een van deze rollen, dan bepaalt de vestigingsgroep die voor de urenstaat geldt of de medewerker toegang krijgt. Is de medewerker gekoppeld aan een vestigingsgroep die afwijkt van de vestigingsgroep van de urenstaat, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon niet zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon niet selecteren. Zijn de medewerker en de urenstaat aan dezelfde vestigingsgroep gekoppeld of is de medewerker niet aan een vestigingsgroep gekoppeld, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon selecteren.
Is op de urenstaat een vestiging ingesteld die niet in een vestigingsgroep is opgenomen, dan zijn de ingestelde rollen bepalend. - Als voor het documentsjabloon geen rol is ingesteld, dan bepaalt de vestigingsgroep die voor de urenstaat geldt of de medewerker toegang krijgt. Is de medewerker gekoppeld aan een vestigingsgroep die afwijkt van de vestigingsgroep van de urenstaat, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon niet zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon niet selecteren. Zijn de medewerker en de urenstaat aan dezelfde vestigingsgroep gekoppeld of is de medewerker niet aan een vestigingsgroep gekoppeld, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon selecteren. Is op de urenstaat een vestiging ingesteld die niet in een vestigingsgroep is opgenomen, dan zijn documentregels met het betreffende sjabloon zichtbaar voor de medewerker en kan de medewerker dit sjabloon selecteren.
Zie ook
Autorisatie o.b.v. vestigingsgroep bron
Vestigingsgroepen per medewerker
Urenbriefjes/bijlagen bij een urenfactuur
Een voorbeeld van documenten die u kunt koppelen zijn scans van ingevulde en ondertekende urenbriefjes. Het is mogelijk om in te richten dat bij het:
- omzetten van een urenstaatstatus (bijv. bij het boeken) een controle plaatsvindt of er wel een urenbriefje is gekoppeld. Zie ook Check documenten gekoppeld en Urencontrole.
- afdrukken/verzenden van een urenfactuur deze documenten ook worden afgedrukt/verzonden. Zie Bijlagen bij een urenfactuur afdrukken/verzenden.
Wijze van aanmaken
Deze pagina kan documenten en documentregels bevatten die:- handmatig zijn toegevoegd:
- via het feitenblok Maak document aan op de urenstaat of het urenstatenoverzicht, zie ook Document, of
- vanuit deze pagina, zie hierna.
- automatisch zijn toegevoegd. Bijvoorbeeld als:
- de status van de urenstaat wijzigt en aan die status een of meer documentsjablonen zijn gekoppeld. Zie ook Documenten per status.
- een modelleerbare actie met de functie CREATEDOCUMENT of GENERATEDOCUMENT is ingesteld. Zie ook Pagina Modelleerbare actie functieaanroep.
Een document(regel) handmatig toevoegen op de pagina Documenten van een urenstaat
- Klik op de actiebalk op de knop Nieuw of klik in de eerste lege regel in het veld Soort.
- Klik in het veld Soort op het pijltje en zoek en selecteer een documentsjabloon. De keuzelijst bevat alleen documentsjablonen waarvoor in de documentsjablooninstellingen is ingericht dat ze:
- te gebruiken zijn voor urenstaten, en
- selecteerbaar zijn, en
- waar u rechten voor hebt
In het veld Omschrijving verschijnt automatisch de omschrijving die in het documentsjabloon is ingevuld.
- Selecteert u een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave niet is ingeschakeld, dan krijgt u een melding daarover en de keuze om alle actuele documenten weer te geven of niet. Kiest u:
- Ja, dan wordt het filter opgeheven en zijn alle actuele documentregels zichtbaar, inclusief de nieuw aangemaakte. Documentregels waarin de optie Vervallen is aangevinkt, worden hiermee niet zichtbaar.
- Nee, dan blijft het filter ingesteld. De nieuw aangemaakte documentregel is dan niet zichtbaar.
- In regels met een documentsjabloon waarin de optie Geldigheidsdatum verplicht bij invoer is ingeschakeld, moet u eerst het veld Geldig tot en met invullen voordat u een bestand kunt koppelen of genereren.
- U kunt nu een document (oftewel bestand) gaan koppelen of genereren. Zie Documenten koppelen of genereren in een documentregel.
Help per veld
Veld VervallenVink deze optie aan als het document vervallen is.
Opmerking: Als in een documentregel de optie Goedgekeurd is aangevinkt, is het niet meer mogelijk om de documentregel te wijzigen. Het is wel mogelijk om de optie Vervallen dan aan en uit te vinken.
Filter bij openen pagina
Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is ingeschakeld en waarin de optie Vervallen niet is aangevinkt. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond.
Met een klik op Actuele documenten worden vervallen documenten niet meer getoond.
Veld SoortOm een document toe te voegen (door deze te koppelen of genereren) is een documentsjabloon nodig. Deze stelt u in dit veld in.
De keuzelijst bevat alleen documentsjablonen waarvoor in de documentsjablooninstellingen is ingericht dat ze:
- te gebruiken zijn voor urenstaten, en
- selecteerbaar zijn, en
- waar u rechten voor hebt
Autorisatie op rollen
In documentsjablonen kan autorisatie op rollen zijn ingesteld waarbij het documentsjabloon alleen zichtbaar is voor gebruikers die minimaal 1 van de ingestelde rollen hebben. In dat geval kunt u zo'n documentsjabloon alleen kiezen als u een rol hebt die gekoppeld is aan het documentsjabloon.
Zie ook Pagina Sjabloonautorisatie.
Zie ook
Een document(regel) handmatig toevoegen
Veld BestandsnaamAls het veld Soort in een documentregel gevuld is, kunt u in het veld Bestandsnaam een bestand koppelen of genereren. Zie Documenten koppelen of genereren in een documentregel.
De opbouw van de bestandsnaam is in te stellen in het veld Bestandsnaam van het documentsjabloon.
Wanneer een bestand aanwezig is in een documentregel, is het mogelijk om deze te vervangen. Zie Een gekoppeld bestand in een documentregel vervangen.
Veld Documentnr.Voor sommige documenten is een documentnummer of documentcode van toepassing.
Veld Land van afgifteSelecteer het land van afgifte indien van toepassing. Als u in het veld begint met het invoeren van de landnaam (of landcode), toont de keuzelijst de bijbehorende mogelijkheden. Wilt u meer zoekmogelijkheden, klik dan in de keuzelijst op Selecteren vanuit volledige lijst.
Veld Bevat mutaties vanafIn veel gevallen is ingesteld dat bij het afdrukken/versturen van een urenfactuur ook gekoppelde documenten zoals urenbriefjes worden afgedrukt/verstuurd. Daarbij zijn er situaties waarin de factuurperiode niet overeenkomt met de periode van de urenstaat. Bijvoorbeeld een project dat maandelijks wordt gefactureerd en een weekurenstaat waarbij de week aan het eind van een maand begint en in het begin van de volgende maand eindigt. Of een project dat wekelijks wordt gefactureerd en een maandurenstaat. Het is dan de vraag aan welke factuur de urenbriefjes moeten worden gekoppeld. Dit kunt u aangeven door in de documentregel het veld Bevat mutaties vanaf te vullen als u een urenbriefje koppelt.
Als op de pagina Factuurinstellingen de optie Bevat mutaties vanaf verplicht is ingeschakeld, moet het veld Bevat mutaties vanaf verplicht worden ingevuld als de periode van de urenstaat en de factuurfrequentieperiode niet overeenkomen. Het volgende is dan van toepassing: als u in de sneltab/de pagina Documenten van een urenstaat een documentsjabloon toevoegt en daar een project aan koppelt, dan kunt u niet direct een document koppelen als de periode van de urenstaat niet overeenkomt met de factuurfrequentieperiode. Het is dan verplicht om in het veld Bevat mutaties vanaf aan te geven bij welke factuurfrequentieperiode het document hoort. Als de periodesoort van de urenstaat overeenkomt met de factuurfrequentieperiode van het project, wordt het veld Bevat mutaties vanaf automatisch ingevuld.
Is in de factuurinstellingen de optie Bevat mutaties vanaf verplicht niet ingeschakeld, dan moet u handmatig controleren of het veld Bevat mutaties vanaf moet worden ingevuld.
U kunt het veld Bevat mutaties vanaf op meerdere manieren vullen:
- Klik in het veld en klik dan op
. De pagina Factuurfrequentiedata opent met de factuurfrequentieperioden die van toepassing zijn. Selecteer de factuurfrequentieperiode waar de urenstaat bij hoort en klik op OK. - Klik in het veld en dan op
. Zoek en selecteer de datum in de kalender. - Vul de datum handmatig in.
Uiteraard kunt u geen datum invullen die buiten de factuurfrequentieperiode valt.
Zie ook
Bijlagen bij een urenfactuur afdrukken/verzenden
Veld Bevat mutaties vanaf verplicht
Veld Geldig tot en metIn het veld Geldig tot en met kunt u, indien van toepassing, de datum aangeven tot en met wanneer het document geldig is.
Knoppen op de actiebalk
Via de knoppen op de actiebalk kunt u diverse acties uitvoeren. Onderstaand overzicht zal nog verder worden aangevuld.
Splitsknop Koppel/Open bestand
De knoppen Koppel bestand en Open bestand zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop'. Koppel bestand is zichtbaar als er nog geen bestand is gekoppeld. Is wel een bestand gekoppeld, dan is Open bestand zichtbaar.
| Koppel bestand | Via deze knop kunt u een bestand koppelen of genereren. Zie ook Documenten koppelen of genereren in een documentregel. |
 | Open bestand | Als aan een documentregel een bestand is gekoppeld, kunt u het bestand via deze knop downloaden of openen in de bijbehorende applicatie. |
 standaard niet zichtbaar | E-mail (sjabloon) | Via deze knop start de e-mailwizard. Deze kunt u doorlopen als er minimaal een e-mailsjabloon actief is waarin bij Gebruiken voor de waarde Interacties is geselecteerd. De mail wordt standaard naar de contactpersoon gestuurd maar u kunt dit desgewenst nog wijzigen in de wizard. De e-mail bevat de tekst die in het sjabloon is voorgedefinieerd. Via het e-mailsjabloon kan ook worden ingericht dat automatisch een of meer bijlagen worden meegestuurd. Zie ook E-mailwizard en E-mailsjablonen. |
Splitsknop Filter
De knoppen Alle documenten en Beperkt zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop'. Bij het openen van deze pagina is Alle documenten zichtbaar.
 | Alle documenten | Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar:
Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond. |
| Actuele documenten | Bij het openen van deze pagina zijn documentregels waarin de optie Vervallen is ingeschakeld standaard niet zichtbaar. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond. Met een klik op Actuele documenten stelt u het filter weer in. |
| Beperkt | Bij het openen van deze pagina zijn documentregels met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is uitgeschakeld standaard niet zichtbaar. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond. Met een klik op Beperkt stelt u het filter weer in. |
Tip: Meer informatie over het navigeren in de gebruikersinterface vindt u in Werken met Business Central. Zie Pagina's en informatie zoeken met Vertel me voor meer informatie over het zoeken naar pagina's, acties en rapporten.
Zie ook
Een document(regel) handmatig toevoegen
Documenten koppelen of genereren in een documentregel
Een document(regel) verwijderen
Een gekoppeld bestand in een documentregel vervangen