Portalinrichting: documenten of interacties toevoegen aan urenstaten op een klantportal

Als klanten uren invoeren op de klantportal is het mogelijk om in te richten dat de klant zelf documenten of interacties kan toevoegen aan de urenstaat op de portal.

 

Documenten

Opmerking: Het is mogelijk om in te richten dat toegevoegde documenten ook met de factuur worden meegestuurd. Zie Bijlagen bij een urenfactuur afdrukken/verzenden.

 

Om documenten toe te kunnen voegen is het volgende nodig:

  • Een of meer documentsjablonen die te gebruiken zijn voor urenstaten, waarbij het veld Document rapport leeg is en waarvoor web-autorisatie is ingesteld. Zie ook Documentsjablonen en Document-/Interactiesjablonen web-autorisatie.
  • Een overige registratieset voor documenten. In de overige registratieset stelt u in:
    • welke gegevens zichtbaar moeten zijn in het onderdeel voor documenten bij een urenstaat op de portal; en
    • via welk documentsjabloon (of documentsjablonen) documenten toegevoegd kunnen worden aan de portal.

    Een overige registratieset voor documenten voegt u als volgt toe:
    1. Klik op de actiebalk van het portaldomein op de knop Overige registratiesets. Of open de pagina Overige registratiesets via de zoekfunctie.
    2. Klik op de pagina Overige registratiesets op Nieuw.
    3. Vul een code en omschrijving, selecteer bij Gebruik bij de waarde Contact en selecteer bij Velden uit tabel de waarde Document/Interactie.
    4. Vul in het veld Documentsjabloonfilter de code van het documentsjabloon voor urenstaten (zie hiervoor). Zijn er meerdere documentsjablonen van toepassing, dan kunt u er meerdere instellen, bijvoorbeeld door een | tussen de codes te plaatsen. Zie ook Microsoft Learn: Filtercriteria invoeren.

    Opmerking: De keuzelijst bij dit veld toont alleen documentsjablonen die te gebruiken zijn voor resources of contact(personen)en (de waarde in het veld Gebruik bij). Als in het documentsjabloon is ingesteld dat deze alleen te gebruiken is voor urenstaten, staat dat documentsjabloon niet in de keuzelijst.

    1. Stel in de sneltab Registratiesetregels de gegevens in die zichtbaar moeten zijn in het onderdeel voor documenten bij een urenstaat op de portal. Sommige velden zijn noodzakelijk, zie Velden in sneltab Registratiesetregels.

 

  • Een controllerinstantie met de controllersoort HourRegistration. Deze maakt u aan vanuit het portaldomein voor de klant. Stel bij het veld DocumentSet de code in van de hiervoor genoemde overige registratieset. Zie ook Controllersoort HourRegistration en Veld Controllerinstantie.
  • Een menu-item in de sneltab Menu-instellingen in het portaldomein voor de klant met in het veld Controllerinstantie de hiervoor genoemde controllerinstantie. Zie ook Veld Controllerinstantie.

 

Interacties

Om interacties toe te kunnen voegen is het volgende nodig:

  • Een of meer interactiesjablonen die te gebruiken zijn voor urenstaten, waarbij het veld Document rapport leeg is en waarvoor web-autorisatie is ingesteld. Zie ook Interactiesjablonen en Document-/Interactiesjablonen web-autorisatie.
  • Een overige registratieset voor interacties. In de overige registratieset stelt u in:
    • welke gegevens zichtbaar moeten zijn in het onderdeel voor interacties bij een urenstaat op de portal; en
    • via welk interactiesjabloon (of interactiesjablonen) interactiesjablonen toegevoegd kunnen worden aan de portal.

Een overige registratieset voor documenten voegt u als volgt toe:

  1. Klik op de actiebalk van het portaldomein onder Navigeren op de knop Overige registratiesets. Of open de pagina Overige registratiesets via de zoekfunctie.
  2. Klik op de pagina Overige registratiesets op Nieuw.
  3. Vul een code en omschrijving, selecteer bij Gebruik bij de waarde Contact en selecteer bij Velden uit tabel de waarde Document/Interactie.
  4. Vul in het veld Documentsjabloonfilter de code van het interactiesjabloon voor urenstaten (zie hiervoor). Zijn er meerdere interactiesjablonen van toepassing, dan kunt u er meerdere instellen, bijvoorbeeld door een | tussen de codes te plaatsen. Zie ook Microsoft Learn: Filtercriteria invoeren.

Opmerking: De keuzelijst bij dit veld toont alleen documentsjablonen die te gebruiken zijn voor resources of contact(personen)en (de waarde in het veld Gebruik bij). U moet de code(s) van interactiesjablonen handmatig invoeren.

  1. Stel in de sneltab Registratiesetregels de gegevens in die zichtbaar moeten zijn in het onderdeel voor interacties bij een urenstaat op de portal. Sommige velden zijn noodzakelijk, zie Velden in sneltab Registratiesetregels.
  • Een controllerinstantie met de controllersoort HourRegistration. Deze maakt u aan vanuit het portaldomein voor de klant. Stel bij het veld DocumentSet de code in van de hiervoor genoemde overige registratieset. Zie ook Controllersoort HourRegistration en Veld Controllerinstantie.
  • Een menu-item in de sneltab Menu-instellingen in het portaldomein voor de klant met in het veld Controllerinstantie de hiervoor genoemde controllerinstantie. Zie ook Veld Controllerinstantie.

 

Velden in sneltab Registratiesetregels

Voeg minimaal de volgende velden toe in de sneltab Registratiesetregels:

  • veldnr. 1 (Entry No.) met in het veld Interfacegedrag de waarde Identificatieveld. Dit wordt automatisch toegevoegd.
  • veldnr. 2 (Template Code) met in het veld Interfacegedrag de waarde Wijzigbaar. Via dit veld kan het documentsjabloon of interactiesjabloon worden geselecteerd.
  • veldnr. 10 (Attachment) met in het veld Interfacegedrag de waarde Wijzigbaar. Veldnr. 13 (Filename) wordt dan automatisch toegevoegd. Via dit veld kan een bestand worden toegevoegd.
  • veldnr. 126 (Project No.) met in het veld Interfacegedrag de waarde Verplicht. Via dit veld kan worden geselecteerd op welk project het document of de interactie betrekking heeft.

 Zie ook Overige registratieset.

 

Benodigde rollen van contactpersonen

Om documenten of interacties toe te kunnen voegen bij het invoeren van uren, moet de contactpersoon/intermediaircontactpersoon aan het project zijn gekoppeld met de rol om uren in te voeren. Dit betreft de rol die is ingesteld in het veld Rol uren invoeren filter in de sneltab Project van de pagina Web-instellingen. Zie ook Veld Rol uren invoeren filter.

Om toegevoegde documenten of interacties te kunnen inzien bij het accorderen van uren, moet de contactpersoon/intermediaircontactpersoon aan het project zijn gekoppeld met de rol om uren te accorderen. Dit betreft de rol die is ingesteld in het veld Rol uren accorderen filter in de sneltab Uren van de pagina Web-instellingen. Zie ook Veld Rol uren accorderen filter.

Aan het project moeten een of meer contactpersonen gekoppeld zijn met deze rol(len).

Hoe u contactpersonen kunt koppelen aan een project, hangt af van de instelling Rolautorisatie gebruiken op de pagina Algemene instellingen. Is Rolautorisatie gebruiken:

  • ingeschakeld, dan kunt u op de pagina Rolautorisatie van een project een of meer contactpersonen koppelen en een rol geven, als u daar rechten voor hebt. Zie ook Pagina Rolautorisatie.

  • niet ingeschakeld, dan kunt u op de pagina Contactpersonen van een project een of meer contactpersonen koppelen en een rol geven, als u daar rechten voor hebt. Zie ook Pagina Contactpersonen.

 

Bestandsformaten die toegevoegd kunnen worden aan de portal

In de pagina Web API-instellingen kan in het veld Toegestane bestandsextenties worden ingesteld welke bestandsformaten aan de portal toegevoegd kunnen worden. Zie ook Veld Toegestane bestandsextensies.

 

Zie ook

Pagina Portaldomein