Bijlagen bij een urenfactuur afdrukken/verzenden

Aan een urenstaat kunt u een of meer documenten/bestanden koppelen, bijvoorbeeld een scan van een ingevuld en ondertekend urenbriefje. Daarnaast is het mogelijk om een of meer documenten/bestanden aan een declaratieregel te koppelen.

Het is mogelijk om in te richten dat bij het afdrukken/verzenden van een urenfactuur deze urenstaat- en/of declaratiedocumenten ook worden afgedrukt/verzonden.

Opmerking: Het is ook mogelijk om documenten aan de verkoopfactuur of inkoopfactuur te koppelen en in te richten dat deze worden afgedrukt/verzonden met de factuur. Zie ook Documenten en Pagina Documenten.

 

Documenten bij urenstaten

Voor documenten bij urenstaten is het volgende nodig:

  • een documentsjabloon dat actief is voor de entiteit Urenstaat en waarin de optie Verzenden met factuur is ingeschakeld.
    Als u scans van urenbriefjes wilt toevoegen, laat u het veld Document rapport leeg. Zie ook Een documentsjabloon toevoegen en inrichten.
  • een factuurlay-out waarin de optie Documenten van urenstaat toevoegen is ingeschakeld. Zie ook Een factuurlay-outrapport toevoegen aan de pagina Factuurlay-outs.

    Opmerking: Wilt u de urenfactuur (het rapport of de rapporten uit de factuurlay-out) en de documenten die u koppelt aan de urenstaat samenvoegen tot 1 pdf-document, activeer dan in de factuurlay-out ook de optie Samenvoegen tot 1 pdf-document. Dat samenvoegen gebeurt alleen onder bepaalde voorwaarden en geldt alleen voor bepaalde bestandsformaten. Zie Veld Samenvoegen tot 1 pdf-document.

 

Documenten aan een urenstaat koppelen die afgedrukt/verzonden moeten worden bij een urenfactuur

  1. Open de urenstaat en zorg dat de urenstaat een of meer urenregels voor een (of meer) project(en) bevat.
  2. Open de pagina Documenten of ga naar de sneltab Documenten. Zie ook Pagina Documenten en Sneltab Documenten.
  3. Klik op een lege regel in de kolom Soort. Klik vervolgens in het veld op het pijltje en zoek en selecteer het betreffende documentsjabloon. In het veld Omschrijving komt automatisch de omschrijving te staan die in het documentsjabloon is ingevuld.
  4. Klik in het veld Project en vul het projectnummer in dat van toepassing is. U kunt ook in het veld op klikken en het project op de pagina Projecten selecteren. Deze pagina bevat de projecten die aan de urenstaat zijn gekoppeld.
  5. In situaties waarin de factuurperiode niet overeenkomt met de periode van de urenstaat, is het ook nodig dat het veld Bevat mutaties vanaf wordt ingevuld. Zie Veld Bevat mutaties vanaf.
  6. Klik in het veld Bestandsnaam op . Op de pagina Documenten kunt u ook op de actiebalk onder Acties op Koppel document klikken en in de sneltab op Koppel document. De pagina Uploaden opent.
  7. Klik op Kiezen en selecteer de map waarin het bestand staat dat u wilt koppelen.
  8. Selecteer het gewenste bestand en klik op Openen. De bestandsnaam komt in het veld Bestandsnaam te staan.

 

Koppelen via de portal

Een document kan ook via de resource- of klantportal worden toegevoegd aan een urenstaat. Zie Portalinrichting: documenten of interacties toevoegen aan urenstaten op een resourceportal en Portalinrichting: documenten of interacties toevoegen aan urenstaten op een klantportal.

 

Documenten bij declaraties

Voor documenten bij declaratieregels is het volgende nodig:

Opmerking: Wilt u de urenfactuur (het rapport of de rapporten uit de factuurlay-out) en de documenten die u koppelt aan de declaratieregels samenvoegen tot 1 pdf-document, activeer dan in de factuurlay-out ook de optie Samenvoegen tot 1 pdf-document. Dat samenvoegen gebeurt alleen onder bepaalde voorwaarden en geldt alleen voor bepaalde bestandsformaten. Zie Veld Samenvoegen tot 1 pdf-document.

 

Documenten aan een declaratieregel koppelen die afgedrukt/verzonden moeten worden bij een urenfactuur

  1. Selecteer de declaratie. Dat kan op de pagina Declaraties (Declaraties) of in de sneltab Uren per datum in een urenstaat.
  2. Klik op de actiebalk op Documenten. De pagina Documenten urenregeldetail opent. In het veld Soort is automatisch de documentsjablooncode ingevuld die op de declaratiewerksoort staat ingesteld. 
  3. Klik in het veld Bestandsnaam op of klik op de actiebalk op Koppel document. De pagina Importeren opent.
  4. Sleep het bestand dat u wilt koppelen naar het blok met de stippellijn, of:
    1. Klik op het blok met de stippellijn.
    2. Zoek en selecteer de map waarin het bestand staat dat u wilt koppelen.
    3. Zoek en selecteer het gewenste bestand en klik op Openen.

De bestandsnaam komt in het veld Bestandsnaam te staan.

Zie ook Documenten urenregeldetail.

Een document kan ook via de resourceportal worden toegevoegd aan een declaratie. Zie ook Declaraties indienen via de resourceportal (inrichting).

 

Toegestane bestandsformaten

Op de pagina Web API-instellingen kan in het veld Toegestane bestandsextensies worden ingesteld welke bestandsformaten toegevoegd kunnen worden. Zie ook Veld Toegestane bestandsextensies.

 

Urenfactuur afdrukken/verzenden inclusief de bijlagen

Nadat de urenfactuur is gegenereerd en geboekt, kan de factuur worden afgedrukt en/of verzonden. Zorg dat in het veld Factuurlay-out van de geboekte verkoopfactuur de factuurlay-out is geselecteerd waarin de optie Documenten van urenstaat toevoegenis ingeschakeld. Geef bij Factuur verzendwijze aan hoe u de factuur wilt afdrukken/verzenden. Klik vervolgens op de actiebalk op de knop Afdrukken volgens verzendwijze (in geval van verkoopfacturen is afdrukken/verzenden via een taakwachtrijpost met rapport 11076434 ook mogelijk).

Zie ook

Een factuurlay-outrapport toevoegen aan de pagina Factuurlay-outs

Factuurlay-out

Factuur verzendwijze

Rapport Facturen afdrukken batch

Geboekte verkoopfacturen afdrukken/verzenden via een taakwachtrijpost

 

Zie ook

Een document(regel) handmatig toevoegen

Urenfacturen genereren

Verkoopfacturen boeken

Urenstaat