Declaraties indienen via de resourceportal (inrichting)
Wilt u dat resources declaraties kunnen invoeren via de resourceportal, dan:
- moet in het domein voor de resourceportal een controllerinstantie met de controllersoort Declarations zijn ingesteld in de sneltab Menu-instellingen. Zie ook Pagina Portaldomein , Controllerinstantie en Controllersoort Declarations.
- moeten aan het project een of meer declaratiewerksoorten zijn gekoppeld. Deze moet op de pagina Projectloon en -tarief staan, in de sneltab Berekende werksoorten. Zie ook Projectloon en -tarief.
- moet op het project een functiegroep zijn ingevuld. Zie ook Veld Functiegroep.
- moet op de declaratiewerksoort in het veld Web de waarde Wijzigbaar zijn ingesteld. Zie ook Veld Web.
- moet de resource een actief contract hebben.
Documenten/bestanden toevoegen
Het is mogelijk om in te richten dat de resource bij het indienen van een declaratie op de portal een document/bestand kan koppelen als bewijsstuk. Bijvoorbeeld een bon voor een hotelovernachting of benzinekosten. Daarvoor moet op de declaratiewerksoort het veld Documentsjabloon zijn gevuld. Zie ook Veld Documentsjabloon.
Via het veld Document verplicht kunt u instellen dat bij het indienen van een declaratie verplicht een document moet worden toegevoegd. Zie ook Veld Document verplicht.
Op de pagina Web API-instellingen kan in het veld Toegestane bestandsextensies worden ingesteld welke bestandsformaten toegevoegd kunnen worden. Zie ook Veld Toegestane bestandsextensies.
Kilometerdeclaratie via de portal
Het is mogelijk om via de resourceportal een kilometerdeclaratie in te dienen. Daarvoor moeten aan de projectresource of het project een of meer werksoorten zijn gekoppeld waarin:
- bij Urensoort de waarde Declaratie is ingesteld, en
- de optie Afstand te bepalen is ingeschakeld.
Zie ook Veld Urensoort en Veld Afstand te bepalen.
Op de pagina Projectresource afstand bepaling van de projectresource kunt u een of meer vaste routes instellen en daarbij het aantal kilometers laten berekenen. Zie ook Projectresource afstand bepaling.
Als de resource op de portal een declaratie gaat indienen en zo'n werksoort kiest, kan hij/zij:
- kiezen uit een route die (indien aanwezig) op de pagina Projectresource afstand bepaling is ingesteld. Het aantal kilometers (uit het veld Totale toe te passen afstand) wordt hierbij overgenomen, of
- adressen zoeken voor het vertrekpunt en de bestemming(en), als de Google Maps API is ingericht. Zie Afstandsbepaling via Google Maps. Het is mogelijk om in te richten dat de gekozen routes inclusief het aantal berekende kilometers worden bewaard, zodat de route in de keuzelijst staat bij het invoeren van een volgende kilometerdeclaratie en de afstand niet opnieuw hoeft te worden opgevraagd bij Google. Of en hoe lang deze routes worden bewaard is afhankelijk van de instelling in het veld HistoryDays van de controllerinstantie Declarations. Zie Controllersoort Declarations.
Vervoerwijze
Als de Google Maps API is ingericht, is het mogelijk om bij het berekenen van de afstand rekening te houden met de vervoerwijze: Auto, Fietsen of Lopen.
De vervoerwijze is ook van belang voor de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM). Zie Pagina Vervoerwijzen.
Afwijking
Als op de pagina Ureninstellingen de optie Toestaan van afstandsafwijking op declaratie via web is ingeschakeld, kan een resource de automatisch ingevulde afstand nog aanpassen op de portal. Wilt u dat de resource bij een afwijking van de berekende afstand verplicht:
- een omschrijving moet invullen, schakel op de werksoort dan de optie Omschrijving verplicht bij afwijking afstand in.
- een document moet toevoegen, selecteer op de werksoort dan bij Document verplicht de waarde Bij afwijking. Zorg dan ook dat het veld Documentsjabloon is gevuld.
Zie ook
Veld Toestaan van afstandsafwijking op declaratie via web
Veld Omschrijving verplicht bij afwijking afstand
Routekaartje
Het is mogelijk om de route in een kaartje te tonen. Zie GoogleServicesApiKey.
Controle op maximum
Het is mogelijk om voor een declaratiewerksoort een maximumaantal of -bedrag in te stellen in het veld Maximale invoer urenstaat op de projectresourcekaart en een controle daarop in te richten. Zie Veld Maximale invoer urenstaat. Wilt u dat de controle ook op de resourceportal wordt uitgevoerd als resources hun declaratie proberen in te leveren, dan moet:
- in het veld Urenstaat inleverstatus een status zijn geselecteerd, en
- bij deze status op de pagina Urenstaatstatus de optie Check maximale invoer urenstaat zijn aangevinkt. Zie ook Veld Check maximale invoer urenstaat.
Declaratie kopiëren
Om de invoer van declaraties te vergemakkelijken, is het mogelijk om een declaratie op de portal te kopiëren. Daartoe is een kopieerknop aanwezig:
-
op de invoerpagina van een declaratie
-
op het declaratieoverzicht
Alle gegevens die in de bestaande declaratie zijn ingevoerd worden overgenomen, behalve het gekoppelde document en de datum.
Als u een bestaande declaratie opent en een wijziging aanbrengt, dan wordt de kopieerknop inactief.
De kopieerknop is niet aanwezig als:
-
een declaratie wel zichtbaar is, maar een werksoort heeft dat niet gewijzigd mag worden op de portal.
-
op de pagina Web-instellingen de optie Negatieve invoer door resource toegestaan niet is geactiveerd en de declaratie een negatieve waarde heeft (omdat deze niet via de portal maar via MSF is ingevoerd). Zie ook Veld Negatieve invoer door resource toegestaan.
Het is mogelijk een goedgekeurde of geboekte declaratie te kopiëren. De nieuwe declaratie krijgt de initiële status.
Zie ook
Declaratie invoeren op de portal