Declaraties goedkeuren of afkeuren (accorderen)
Accordering van declaraties is van toepassing als op het project de optie Declaraties goedkeuren is ingeschakeld en op de declaratiewerksoort in het veld Type accordering een andere waarde dan Geen accordering is ingesteld.
Declaraties aanbieden
Voordat een declaratie goed- of afgekeurd kan worden, moet de declaratie zijn aangeboden. Dat kan door:
- een resource, via de resourceportal. Zie Declaraties indienen via de resourceportal.
- een medewerker, vanuit:
- een declaratie op de pagina Declaraties of Declaratie, via de knop Aanbieden.
- een urenstaat:
- via de knop Aanbieden in de sneltab Uren per datum
- via de knop Aanbieden of Aanbieden en goedkeuren op de actiebalk van een urenstaat
- het urenstatenoverzicht via de knop Aanbieden of Aanbieden en goedkeuren
Als op de declaratiewerksoort het veld Documentsjabloon is ingesteld en de optie Document verplicht is ingeschakeld, dan moet u eerst een document koppelen aan de declaratieregel voordat u de regel kunt aanbieden/inleveren. Zie ook Documenten urenregeldetail.
Manieren om declaraties te accorderen
Declaraties goed- of afkeuren kan op verschillende manieren: op de portal en in MSF.
In het portaldomein moet een controllerinstantie met de controllersoort HourApproval zijn ingesteld in de sneltab Menu-instellingen. Zie ook Pagina Portaldomein , Pagina Controllerinstantie en Controllersoort HourApproval.
Declaraties accorderen op de klantportal
De klant kan declaraties accorderen op de klantportal. Op het project moet dan zijn ingesteld wie rechten heeft om declaraties te accorderen. Als op de pagina Algemene instellingen de optie Rolautorisatie gebruiken:
- is ingeschakeld, dan kunt u dat instellen via de pagina Rolautorisatie van het project. Op die pagina kunt u een of meer personen aan het project koppelen en deze een rol geven die bepaalde rechten geeft. Bijvoorbeeld de rol om declaraties te accorderen. Zie ook Pagina Rolautorisatie.
- niet is ingeschakeld, dan kunt u dat instellen via de pagina Contactpersonen van het project. Op die pagina kunt u een of meer personen aan het project koppelen en deze een rol geven die bepaalde rechten geeft. Bijvoorbeeld de rol om declaraties te accorderen. Zie ook Contactpersonen.
Als een contactpersoon van de klant de rol heeft om declaraties te accorderen en een inlogaccount heeft, kan hij/zij inloggen op de klantportal en vervolgens de aangeboden declaraties goedkeuren of afkeuren. Zie ook Veld Rol declaraties accorderen filter.
Declaraties accorderen op de resourceportal
Werksoorten met type accordering Interne accordering of dubbele interne accordering kunnen worden goed- of afgekeurd op de resourceportal. Namelijk door de manager/leidinggevende van de resource die de declaratie heeft ingeleverd.
Er zijn 2 manieren om in te richten dat iemand manager/leidinggevende van een resource is:
- via de afdeling in het arbeidsprofiel op het contract van de resource, of
- via de pagina Beheerde resources op de resourcekaart.
Beide manieren kunnen worden gebruikt.
Zie ook Manager/leidinggevende van een resource instellen (voor de portal).
Declaraties accorderen in MSF
Declaraties goedkeuren kan in MSF door een medewerker, vanuit:
- de pagina Declaraties of Declaratie in MSF, via de knoppen Goedkeuren en Afkeuren. Als u kiest voor Afkeuren, moet u verplicht een reden opgeven. Deze reden wordt bewaard op de pagina Urenregeldetail accorderingshistorie. Zie ook Reden van afkeur en Accorderingshistorie.
- een urenstaat in MSF, via:
- de knop Uren declareren op de actiebalk van de urenstaat.
- de knoppen Goedkeuren en Afkeuren op de actiebalk van de sneltab Uren per datum. Zie Knoppen voor goed- en afkeuren in sneltab Uren per datum voor de voorwaarden.
Declaraties automatisch goedkeuren via een modelleerbare actie
Het is ook mogelijk om een modelleerbare actie in te richten zodat declaraties automatisch kunnen worden goedgekeurd. Zie ook Pagina Modelleerbare actie.
Accorderingstatus
Op de pagina Declaraties of Declaratie kan een declaratie een van de volgende accorderingstatussen hebben:
- Ingevoerd - ingevoerd maar nog niet aangeboden
- Aangeboden - te accorderen
- In afwachting extra goedkeuring - als op de werksoort bij Type accordering de waarde Klant en interne accordering is ingesteld en de declaratie is goedgekeurd door de klant maar nog niet intern.
- Goedgekeurd
- Afgekeurd
Kleuren in urenstaat
Als u een urenstaat opent met een declaratie, ziet u aan de kleur van het aantal/bedrag wat de accorderingstatus is:
-
Zwart:
-
ingevoerd maar nog niet aangeboden, of
-
voor de werksoort is geen accordering van toepassing. In dat geval is in de werksoort bij Type accordering de waarde Geen accordering ingesteld, of
-
voor het project is geen accordering van toepassing. In dat geval is op het project de optie Declaraties goedkeuren niet ingeschakeld.
-
- Blauw: aangeboden, maar nog te accorderen
- Groen: geaccordeerd
- Rood: afgekeurd
Feitenblok Declaraties
Als declaraties zijn ingevoerd op een project waarvoor accordering van toepassing is, dan staat in het feitenblok Declaraties van de urenstaat het veld Accorderen benodigd op Ja. Klikt u u op Ja, dan opent een overzicht met de declaraties waarvoor accordering nodig is. U kunt een declaratie pas boeken als de declaratie is geaccordeerd . Als een urenstaat is geboekt, is het nog mogelijk om nieuwe declaraties toe te voegen (via de pagina Declaraties).
Knoppen voor goed- en afkeuren in sneltab Uren per datum
U kunt declaraties goedkeuren via de knop Goedkeuren of afkeuren via de knop Afkeuren op de actiebalk van de sneltab Uren per datum als:
-
er een of meer te accorderen declaraties zijn met een werksoort waarbij in het veld Type accordering (in de sneltab Web van de werksoort) een andere waarde dan Geen accordering is ingesteld, en
-
deze regels zijn aangeboden
Afkeuren
Als het bovenstaande is ingericht, selecteer dan de betreffende regel(s) in de sneltab Uren per datum en klik op de actiebalk van deze sneltab op Afkeuren. De pagina Reden van afkeur opent. Zie Pagina Reden van afkeur.
Melding en kleur
U krijgt een melding hoeveel regels zijn afgekeurd met de reden die u hebt ingevoerd. De kleur van deze uren wijzigt naar rood.
E-mailbericht
Als (een selectie van) uren-/declaratieregels op deze manier afgekeurd worden, dan kan de resource hierover een e-mailbericht ontvangen. Daarvoor moet op de pagina Web-instellingen wel het veld Verstuur e-mail bij afkeuren uren zijn ingeschakeld en een e-mailsjabloon zijn ingesteld in het veld E-mailsjabloon voor afgekeurde uren.
Zie ook
Veld Rol declaraties accorderen filter
Veld Verstuur e-mail bij afkeuren uren
Veld E-mailsjabloon voor afgekeurde uren
Pagina Een e-mail opstellen (e-maileditor)
Accorderingshistorie
Als voor een declaratie accordering van toepassing is, kunt u opvragen wie wanneer welke actie heeft uitgevoerd met betrekking tot het accorderen van de declaratie. Dat kan via de knop Accorderingshistorie:
- op de actiebalk van de pagina Declaraties of Declaratie (onder Navigeren).
- in de sneltab Uren per week of Uren per datum van een urenstaat.
Zie ook Urenregeldetail accorderinghistorie.
U kunt de accorderingshistorie ook opvragen via de knop Status- en accorderingshistorie op de actiebalk van een urenstaat of het urenstatenoverzicht (onder Navigeren). Zie ook Status- en accorderingshistorie.
Zie ook