Controllersoort HourApproval
Deze informatie is van toepassing voor klant- en resourceportals.
De controllerinstantiekaart voor HourApproval bevat een aantal instellingen voor:
- het accorderen van uren, declaraties en diensten op de portal
- het weergeven van goedgekeurde of afgekeurde uren/declaraties/diensten op de portal
Configuratieinstellingen
Onderstaand overzicht zal nog verder worden aangevuld.
Belangrijk: Om een wijziging in een veld door te voeren op de portal, moet de portalconfiguratie opnieuw worden geladen. Dat kan op verschillende manieren. Zie Portalconfiguratie opnieuw laden.
Als een release/update een of meer nieuwe configuratieinstellingen bevat, kan de beheerder deze toevoegen door op de onderhoudspagina van de portal de backenddefinities te vernieuwen. Zie ook De onderhoudspagina op de portal openen als administrator.
| Optie in veld Instellingnaam | Toelichting |
|---|---|
|
ApprovalStatus |
Via het veld ApprovalStatus bepaalt u welke gegevens worden getoond. U hebt de keuze uit 3 opties:
|
|
ShowCustomer |
Deze instelling is alleen van toepassing voor klantportals. Standaard wordt geen kolom met de klantnaam getoond, omdat de klantvermelding in veel gevallen overbodig is voor de ingelogde contactpersoon. Als een contactpersoon voor meerdere klanten binnen een bedrijvenstructuur de uren accordeert, kan de vermelding van de klantnaam toch handig zijn als deze niet in de projectomschrijving is verwerkt. Wilt u de klantnaam zichtbaar maken, wijzig dan de waarde van False naar True. |
|
ShowExportAsCsv |
Standaard wordt de knop  getoond waarmee de gebruiker het overzicht kan exporteren naar een CSV-bestand. Wilt u deze knop niet tonen op de portal, wijzig dan de waarde van True naar False. De gegevens die worden afgedrukt betreffen de gegevens die u ziet als u op de portal op de Toon alles knop klikt. |
|
ShowFunction |
Deze instelling is alleen van toepassing voor klantportals. Het kan voorkomen dat een resource in verschillende functies op hetzelfde project van een klant werkt. Als de functie niet zichtbaar is, kan de klant niet controleren of de uren op de juiste functie zijn geschreven (met mogelijk een ander loon/tarief). Dat kan tot correcties achteraf leiden. Om dat te voorkomen is het mogelijk om een kolom met de functieomschrijving van de projectresource te tonen. Wilt u de functieomschrijving zichtbaar maken, wijzig dan de waarde van False naar True. |
|
ShowWBS |
Standaard wordt een kolom voor de WBS (kostenplaats) getoond. Wilt u deze kolom niet tonen op de portal, wijzig dan de waarde van True naar False. Opmerking: Via de instelling WBSDisplayFormat in de sneltab Portaalinstellingen van het portaldomein bepaalt u of de omschrijving, de code of de code en omschrijving van de WBS wordt getoond. Zie ook WBSDisplayFormat.
|
Feitenblok met urentotalen
In het urengoedkeuringsoverzicht is een feitenblok met urentotalen aanwezig. Deze is standaard ingeklapt.
Dit feitenblok toont de totalen per werksoort. Vergoedingen en declaraties worden hierbij niet meegeteld.
Per werksoort ziet u dezelfde omschrijving als in het urengoedkeuringsoverzicht. De werksoorten worden gesorteerd op basis van het veld Sorteervolgorde op de werksoort. Zijn per werksoortcode meerdere regels aanwezig (omdat de omschrijving en percentage van een werksoort kunnen verschillen per project(resource)), wordt vervolgens gesorteerd op omschrijving.
Performance verbeteren door cache te gebruiken voor berekende loon- en tariefgegevens
Het is mogelijk om berekende loon- en tariefgegevens op urenstaten en projectresources op te slaan in een cachetabel. Dit verbetert de performance van de urengoedkeuring en weergave van goedgekeurde of afgekeurde uren op de klantportal. De loon- en tariefgegevens kunnen dan namelijk opgehaald worden uit de cachetabel en hoeven niet eerst opnieuw berekend hoeven te worden. Het opslaan in de cachetabel is mogelijk via:
- het veld Gebruik cache op de pagina Tarieveninstellingen, of
- het rapport Updaten loon en tarief cache.
Zie ook
Veld Gebruik cache voor uren accordering/overzicht
Rapport Updaten loon en tarief cache
Urenaccordeurs op de klantportal beheren
Het is mogelijk om in te richten dat een contactpersoon op de klantportal zijn/haar autorisatie voor urenaccordering (tijdelijk) kan toekennen aan een collega. Bijvoorbeeld aan een opvolger of tijdelijke vervanger. Dit geldt momenteel alleen voor urenaccordering en niet voor andere autorisaties. Een van de voorwaarden is dat een controllerinstantie met de controllersoort HourApproval is ingesteld in de sneltab Menu-instellingen. Zie Autorisatiebeheer: urenaccordeurs op de portal beheren.
E-mail na afkeuren van uren en/of declaraties
Het is mogelijk om in te richten dat een e-mail wordt verstuurd naar de resource als uren en/of declaraties van de resource worden afgekeurd door:
-
een opdrachtgever op de klantportal, of
-
een manager op de resourceportal
Schakel daartoe op de pagina Web-instellingen het veld Verstuur e-mail bij afkeuren uren in. Zie ook Veld Verstuur e-mail bij afkeuren uren. Stel daarnaast een e-mailsjabloon in voor het afkeuren van uren. U kunt:
-
een algemeen e-mailsjabloon instellen op de pagina Web-instellingen in het veld E-mailsjabloon voor afgekeurde uren. Zie ook Veld E-mailsjabloon voor afgekeurde uren.
-
per portaldomein een een specifiek e-mailsjabloon in te stellen in het veld E-mailsjabloon voor afgekeurde uren van een portaldomein. Zie ook Veld E-mailsjabloon voor afgekeurde uren.
- Voor uren die worden afgekeurd door de opdrachtgever, stelt u het betreffende e-mailsjabloon in het domein van de klantportal in.
- Voor uren die worden afgekeurd door de manager, stelt u het betreffende e-mailsjabloon in het domein van de resourceportal in.
Er is een verschil tussen het domein voor de klantportal en de resourceportal:
E-mail na afkeuren van diensten
Het is mogelijk om in te richten dat een e-mail wordt verstuurd naar de resource als diensten van de resource worden afgekeurd door:
-
een opdrachtgever op de klantportal, of
-
een manager op de resourceportal
Schakel daartoe op de pagina Web-instellingen het veld Verstuur e-mail bij afkeuren uren in. Zie ook Veld Verstuur e-mail bij afkeuren uren. Stel daarnaast een e-mailsjabloon in voor het afkeuren van diensten. U kunt:
-
een algemeen e-mailsjabloon instellen op de pagina Web-instellingen in het veld E-mailsjabloon voor afgekeurde diensten. Zie ook Veld E-mailsjabloon voor afgekeurde diensten.
-
per portaldomein een een specifiek e-mailsjabloon in te stellen in het veld E-mailsjabloon voor afgekeurde diensten van een portaldomein. Zie ook Veld E-mailsjabloon voor afgekeurde diensten.
- Voor diensten die worden afgekeurd door de opdrachtgever, stelt u het betreffende e-mailsjabloon in het domein van de klantportal in.
- Voor diensten die worden afgekeurd door de manager, stelt u het betreffende e-mailsjabloon in het domein van de resourceportal in.
Er is een verschil tussen het domein voor de klantportal en de resourceportal:
Zie ook
Uren goedkeuren of afkeuren (accorderen)