Inrichting t.b.v. declaraties
Voor het indienen, accorderen, boeken en verwerken van declaraties zijn diverse instellingen van belang.
Project
Een declaratie wordt geboekt op een project. Hierbij zijn 2 soorten projecten mogelijk:
- een extern project of klantproject: als de declaratie kan worden doorbelast. In dat geval moet het project aan een klant zijn gekoppeld.
- een intern project: als de declaratie niet wordt doorbelast. In dat geval zal het project aan de eigen organisatie zijn gekoppeld.
In beide gevallen moet op het project:
- het veld Bedrijfseenheid zijn ingevuld.
- het veld Functiegroep zijn ingevuld.
- een declaratiewerksoort actief zijn, zie hierna. Deze moet op de pagina Projectloon en -tarief staan, in de sneltab Berekende werksoorten. Zie ook Projectloon en -tarief.
Als declaraties eerst goedgekeurd moeten worden voordat ze geboekt kunnen worden, dan moet op het project de optie Declaraties goedkeuren zijn ingeschakeld. Zie ook Veld Declaraties goedkeuren en Declaraties accorderen.
Declaratiewerksoort
Voor het indienen van een declaratie is een declaratiewerksoort nodig, oftewel een werksoort waarbij in het veld Urensoort de waarde Declaratie is ingesteld. Zie ook Veld Urensoort.
Portal
Wilt u dat resources declaraties kunnen invoeren via de resourceportal, dan moet op de werksoort in het veld Web de waarde Wijzigbaar zijn ingesteld. Zie ook Veld Web.
Bewijsstukken/documenten
Het is mogelijk om documenten aan een declaratieregel te koppelen, als bewijsstuk. Bijvoorbeeld een bon voor een hotelovernachting of benzinekosten. Daarvoor moet op de werksoort in het veld Documentsjabloon een documentsjabloon zijn gekoppeld. Zie ook Veld Documentsjabloon.
U kunt instellen dat een document verplicht is, zie Veld Document verplicht.
Controle op maximum
Als een resource niet meer dan een bepaald maximumaantal/-bedrag voor een declaratie mag invullen, kunt u een controle daarop instellen die wordt uitgevoerd bij het indienen van een declaratieregel. Zie Maximale invoer urenstaat en Check maximale invoer urenstaat.
Het is ook mogelijk om drempelwaarden (minimum en maximum) en staffels in te richten. Zie Velden Drempel vanaf en Drempel t/m.
Accordering
Als declaraties eerst goedgekeurd moeten worden voordat ze geboekt kunnen worden, dan moet op de werksoort in het veld Type accordering de waarde Klant accordering of Interne accordering zijn ingesteld. Zie ook Type accordering en Declaraties accorderen.
Afstand te bepalen, Omschrijving verplicht bij afwijking afstand en Document verplicht, waarde afwijking
Zie Declaraties indienen via de resourceportal, onder Kilometerdeclaratie via de portal.
Uitbetaling
Wat betreft de uitbetaling zijn er verschillende soorten resources te onderscheiden:
- Resources met een te verlonen contract: uitbetaling via de verloning (Mysolution loonmodule) of via een inkoopfactuur.
Om een declaratie uit te betalen via de verloning, moeten op de werksoort minimaal de volgende velden zijn ingevuld:- Looncomponent. Zie ook Looncomponent.
- Bereken loon. Zie ook Veld Bereken loon.
Wilt u de declaratiewerksoort afdrukken op de loonstrook, schakel dan ook de optie Afdrukken op loonstrook in. Zie ook Veld Afdrukken op loonstrook.
- Resources met een niet te verlonen contract: uitbetaling via een inkoopfactuur
Om een declaratie uit te betalen via een inkoopfactuur aan resources met een niet te verlonen contract of aan resources zonder contract, schakelt u de optie Genereer inkoopfactuur voor ingehuurde resources in. - resources zonder contract: uitbetaling via een inkoopfactuur
Om een declaratie uit te betalen via een inkoopfactuur voor resources zonder contract, schakelt u de optie Genereer inkoopfactuur voor ingehuurde resources in.
Declaraties van resources zonder contract
Het is mogelijk om in te richten dat resources die geen contract hebben een declaratie kunnen indienen. Bijvoorbeeld afgewezen kandidaten die een reiskostenvergoeding kunnen krijgen. Deze resources moeten een status hebben waarin de optie Declaratie zonder contract toegestaan is aangevinkt. Zie ook Declaratie zonder contract toegestaan.
Zie ook
Declaraties indienen via de resourceportal (inrichting)