Sneltab Uren (algemeen)

Vul de standaardperiode in waarin uren worden verwerkt: Week, Maand of Vier weken. Bij het aanmaken van een contract wordt deze waarde automatisch ingevuld in het veld Periodesoort urenverwerking. Zie ook Veld Periodesoort urenverwerking.

Het is mogelijk om op klant- en/of projectniveau een urencontrole in te stellen. Als in het veld Standaard urencontrole een urencontrole is ingesteld, wordt deze automatisch gevuld bij het aanmaken van een klant of project.

In een urencontrole kunnen controles zijn ingesteld of bij het invoeren van uren:

• uren zijn geschreven op het project, en/of
• de verplichte urenbriefjes zijn gekoppeld.

Daarnaast kan zijn ingesteld of:

• uren van een project kunnen worden ingevoerd op de resourceportal.
• uren van een project kunnen worden ingevoerd op de klantportal.
• uren wel of niet moeten worden geaccordeerd (via de portal of vanuit MSF).
• declaraties wel of niet moeten worden geaccordeerd (via de portal of vanuit MSF).

Zie ook

Pagina Urencontrole

Veld Urencontrole (klant)

Veld Urencontrole (project)

Bij het invoeren van uren bepaalt het veld Uren in veelvoud van welke eenheden zijn toegestaan bij het invoeren van de minuten (dus de cijfers achter de komma). Kies uit de volgende opties:

• leeg: accepteert alle getallen tussen 0 en 99999.
• Kwartier: accepteert alleen de volgende invoer:
  • 0
  • 25
  • 50
  • 75 (bijvoorbeeld 5,75 voor 5 uur en 3 kwartier)
• Halfuur: accepteert alleen de volgende invoer:
  • 0
  • 30 (bijvoorbeeld 6,30 voor 6 uur en 30 minuten)

Uitzondering

Deze controle geldt niet voor berekende verzuimuren (die zijn berekend via het rapport Bereken verzuimuren naar urenimport) wanneer deze vanuit een urenimportlijst worden verwerkt naar een urenstaat.

Zie ook Rapport Bereken verzuimuren naar urenimport.

Dit veld wordt automatisch aangezet als de eerste keer op een projectkaart het veld Uren goedkeuren wordt aangezet.

Dit veld dient uitsluitend om in de code bepaalde ‘afslagen’ niet te hoeven nemen, en is gemaakt vanuit performanceoogpunt. Het is niet mogelijk om dit veld zelf aan- of uit te zetten.

Vanuit urenstaten is het mogelijk om een samenvatting van de uren in de urenstaat op te vragen (via de knop  Samenvatting op de actiebalk van urenstaten onder Gerelateerd > Uren). Daarvoor moet in het veld Rapport voor samenvatting uren wel het juiste rapportnummer zijn ingevuld. Het standaardrapportnummer is 11096109. Is voor uw bedrijfssituatie een speciaal rapport ingericht, dan vult u het nummer van dat maatwerkrapport in.

Zie ook

Urenstaat

Uren

Urensamenvatting

Per contactbedrijf en per project kunt u instellen welke methodiek van toepassing is voor toeslagen. Bij het aanmaken van een contactbedrijf wordt de instelling in dit veld overgenomen in het veld Toeslagdeel apart invoeren op het contact. Dit kunt u indien nodig wijzigen op het contact. Het is ook mogelijk om het per project te wijzigen.

Er zijn 2 methodieken voor toeslagen:

• Methodiek 1: toeslaguren volledig apart schrijven op werksoorten met urensoort Toeslaguren
• Methodiek 2: toeslagdeel boven 100% apart schrijven op werksoorten met urensoort Toeslagdeel

Zie ook

Toeslaguren of toeslagdeeluren

Veld Urensoort

Veld Toeslagdeel apart invoeren

Toeslagdeel apart invoeren

Wanneer dit veld is geactiveerd, kunnen geïmporteerde uren worden gewijzigd in MSF en op de portal. Dat is niet altijd gewenst, omdat de uren veelal al door de klant zijn geaccordeerd voor de import. Daarom is het mogelijk om dit veld uit te schakelen.

Als dit veld is uitgeschakeld, is het niet mogelijk om geïmporteerde uren te wijzigen in MSF of op de portal. Daarnaast worden geïmporteerde uren uitgesloten van accordering, ook als accordering op de werksoort en het project staat ingesteld.

Medewerkers autoriseren

Het is mogelijk om bepaalde medewerkers te autoriseren zodat zij geïmporteerde uren wel kunnen wijzigen. Dat doet u door op de medewerkerkaart van de betreffende medewerker(s) het veld Wijzigen uren o.b.v. import en urencalculator toegestaan te activeren.

Welke uren zijn geïmporteerd?

Uren worden aangemerkt als geïmporteerd in geval van import via:

• SETU
• CSV - zie Rapport Uren importeren (uit CSV bestand)
• een Excel-sjabloon - zie Rapport Importeer uren vanuit Excel
• de pagina Urenimportlijsten en Urenimportlijst - zie Pagina Urenimportlijst
• de klantportal bij gebruik van een urenimportsjabloon - zie Controllersoort HourImport, Pagina Import uren sjablonen en Excel- of CSV-bestanden met uren/diensten inlezen (via de portal) op basis van klantsjabloon

Zie ook

Veld Wijzigen uren o.b.v. import en urencalculator toegestaan

Als dit veld is uitgeschakeld, dan is het op de sneltabs Uren per week en Uren per datum van urenstaten niet mogelijk om aantallen in urenregels te wijzigen die afkomstig zijn uit de urencalculator. Wijzigingen in aantallen moeten dan via de sneltab Uren per dienst worden doorgevoerd, zodat de urencalculator de uren opnieuw berekent.

Het blijft hierbij wel mogelijk om in de urenstaat extra urenregels op de sneltabs Uren per week en Uren per datum toe te voegen met een werksoort waarvan de initiële urenregel afkomstig is uit de urencalculator en die daardoor niet wijzigbaar is. Zo blijft er wel flexibiliteit om eventuele correcties door te voeren.

Medewerkers autoriseren

Het is mogelijk om bepaalde medewerkers te autoriseren zodat zij wel urenregels afkomstig uit de urencalculator kunnen wijzigen op de sneltabs Uren per week en Uren per datum. Daarmee kan worden voorkomen dat afwijkingen vanwege bepaalde klantafspraken altijd via minregels verwerkt hoeven te worden in de facturatie. Schakel daartoe op de medewerkerskaart van de betreffende gebruikers het veld Wijzigen uren o.b.v. import en urencalculator toegestaan in.

Zie ook

Sneltab Uren per dienst

Sneltab Uren per week

Sneltab Uren per datum

Veld Wijzigen uren o.b.v. import en urencalculator toegestaan

Urencalculators

Werksoorten in MSF kunnen centraal of decentraal worden beheerd. Zie Werksoorten centraal of decentraal beheren.

Op meerdere niveaus is het mogelijk om centraal beheerde werksoortregels vast te leggen. Centraal beheren houdt in dat wijzigingen die u vastlegt op een hoger niveau, automatisch worden doorgevoerd op lagere niveaus.

Op de volgende niveaus kan per werksoort het veld Centraal beheren aan- of uitgevinkt worden:

• cao, in de sneltab Werksoorten voor cao
• resource, op de pagina Werksoort
• project, op de pagina Werksoorten
• klant, op de pagina Werksoorten of in de sneltab Werksoorten van de pagina Loon en tarief (deze zijn aan elkaar gelijk)
• functiegroep, op de pagina Werksoorten
• algemeen, op de pagina Algemene werksoorten

Als het veld Standaard centraal beheerd op werksoorten is ingeschakeld, wordt in de bovengenoemde pagina's en sneltabs het veld Centraal beheren automatisch ingeschakeld in elke nieuwe werksoortregel. Het veld Standaard centraal beheerd op werksoorten is standaard ingeschakeld.

Bekijk ook de video Centraal beheerde werksoorten toevoegen op alle niveaus.

Om de prestaties van de loon- en tariefbepaling te optimaliseren, is het mogelijk om verlopen loon- en tariefgegevens te archiveren. Dat helpt niet alleen om de hoeveelheid data beheersbaar te houden, maar ook om MSF sneller en efficiënter te laten werken. Via een paar rapporten kunt u loon- en tariefregels verplaatsen naar een archieftabel.

Gearchiveerde regels waarvan de ingestelde bewaartermijn is verstreken, kunnen worden opgeschoond via het bewaarbeleid. In dit veld stelt u [vanaf release 24.01.0900] de bewaarperiode voor loon- en tariefregels in. Daarmee geeft u aan na hoeveel tijd een gearchiveerde loon- en tariefregel verwijderd moet worden.

Datumformule

In dit veld vult u een datumformule in.

Een datumformule is een korte, afgekorte combinatie van letters en cijfers op basis waarvan datums worden berekend. Als afkorting voor tijdsaanduidingen kunt u de volgende letters gebruiken:

De datumformule kan maximaal 20 tekens bevatten (cijfers en letters).

Loon- en tariefregels archiveren

Archiveren van loon- en tariefregels kan via de volgende rapporten:

• Rapport Archiveer loon- en tariefregels o.b.v. einddatum (met nummer 11076476) - via dit rapport kunt u loon- en tariefregels waarvan de einddatum is verstreken verplaatsen naar de archieftabel. Daarvoor moet dus wel een einddatum zijn ingevuld. Via het rapport Vul einddatum in loon- en tariefregels (met nummer 11076475) kan eerst de einddatum worden gevuld.

• Rapport Archiveer prijsafspraakregels (met nummer 11076478) - via dit rapport kunt u loon- en tariefregels van inactieve prijsafspraken verplaatsen naar de archieftabel, zonder eerst een einddatum in de regels te vullen. Zie ook Rapport Archiveer prijsafspraakregels.

• Rapport Archiveer loon- en tariefregels o.b.v. urenposten (met nummer 11076477) - bij het boeken van uren wordt het nummer van de gebruikte loon- en tariefregels vastgelegd in de urenkosten- en urenopbrengstposten. Dit rapport controleert of de bewaarperiode is verlopen en archiveert records automatisch, zonder dat eerst een einddatum hoeft te worden ingevuld.

Gearchiveerde loon- en tariefregels definitief opschonen

De gearchiveerde loon- en tariefregels kunnen definitief worden opgeschoond door een bewaarbeleid in te stellen met tabel 11096271. Zie ook Pagina Bewaarbeleid.

Zie ook

Werkinstructie C13720 Archiveren loon en tarief voor een betere performance (pdf)

Dit veld is van toepassing bij het indienen van kilometerdeclaraties via de resourceportal. Zie Declaraties indienen via de resourceportal, onder Kilometerdeclaratie via de portal.

Dit veld is van toepassing voor de sneltab Uren per dienst in urenstaten. In het veld Overwerk kunt u aangeven of overuren door het systeem berekend moeten worden of dat dit handmatig wordt ingevoerd. Om gebruik te kunnen maken van urencalculators, moet de waarde Automatisch berekenen zijn geselecteerd.

Zie ook

Urenstaat

Urenregel per dienst

Urencalculators

Urencalculatorinstellingen

CSV-bestanden met diensten inlezen op basis van standaardsjabloon

Stel in hoe (nacht)diensten verwerkt moeten worden:

• Per dag: de uren van een nachtdienst worden gesplitst per dag.
  
  
• Op begindag: de uren worden verwerkt op de dag waarop de dienst begint. Als een resource bijvoorbeeld een nachtdienst heeft van donderdag op vrijdag, dan worden alle uren van die dienst op de begindag, dus op donderdag, geschreven.
  
• Op einddag: de uren worden verwerkt op de dag waarop de dienst eindigt. Als een resource bijvoorbeeld een nachtdienst heeft van donderdag op vrijdag, dan worden alle uren van die dienst op de einddag, dus op vrijdag, geschreven.
  
• Reguliere diensten: methode op basis van de instellingen in de velden Minimale lengte reguliere dienst (in uren) en Periode voor berekenen van overuren (in uren).

Instelbaar op meerdere niveaus

Deze methode om diensten te verwerken kan ook nog op andere niveaus ingesteld worden:

• per urencalculator, via het veld Methode verwerking diensten op de pagina Urencalculatorinstellingen
• in de urencalculator per project, cao of klant, via het veld Methode verwerking diensten op de pagina Urencalculator selectie

Is het veld Methode verwerking diensten niet gevuld in de urencalculator per project, cao of klant, dan wordt uitgegaan van de urencalculatorinstellingen. Is het veld daar ook leeg, dan wordt uitgegaan van de ureninstellingen.

De velden Minimale lengte reguliere dienst (in uren) en Periode voor berekenen van overuren (in uren) zijn alleen van toepassing als u de waarde Reguliere diensten instelt. Omdat deze waarde op verschillende niveaus ingesteld kan worden, is het van belang om ze wel in te richten, ook al stelt u in dit veld een andere waarde dan Reguliere diensten in.

Zie ook

Pagina Urencalculatorinstellingen

Pagina Urencalculator selectie

In dit veld geeft u aan hoeveel uur een reguliere dienst minimaal duurt. Dit is de minimale lengte van een dienst voor het berekenen van overuren. Alles wat hierboven valt wordt als aparte dienst gerekend en niet bij elkaar opgeteld bij het berekenen van overuren.

Voorbeeld: een resource werkt 's nachts van 0:00 tot 5:00 en 's avonds weer van 18:00 tot 23:00. Dat is 2 keer 5 uur, in totaal dus 10 uur. Wanneer bij de minimale lengte 4 staat ingevoerd, worden deze uren niet bij elkaar opgeteld en is er geen sprake van overuren, want er wordt slechts 5 uur gewerkt. Wanneer bij de minimale lengte 6 staat ingevoerd, worden deze uren niet als aparte diensten gezien en bij elkaar opgeteld. Totaal komt het dan op 10 uur en daar wordt overwerk over berekend.

Dit veld is van toepassing:

• voor de sneltab Uren per dienst in urenstaten
• als u gebruikmaakt van urencalculators

Zie ook

Wanneer er 2 diensten op 1 dag zijn en het aantal uur tussen de starttijden van deze diensten is lager dan het aantal in het veld Periode voor berekenen van overuren (in uren), dan horen deze diensten bij elkaar (mits er geen sprake is van een reguliere dienst) voor het berekenen van overwerk.

Dit veld is van toepassing:

• voor de sneltab Uren per dienst in urenstaten;
• als u gebruikmaakt van urencalculators.

Zie ook

Urenstaat

Urencalculators

Urencalculatorinstellingen

Urencalculator

Veld Minimale lengte reguliere dienst (in uren)

In dit veld geeft u aan hoeveel uur gewerkt moet worden voordat er recht op pauze is. Wanneer een medewerker vanaf de start van de dienst dit aantal uren nog niet heeft gewerkt, zal de pauze niet worden berekend.

Voorbeeld: de minimale werktijd is 2 uur en er is een pauze ingericht van 12:30 tot 13:00. De resource start om 11:00 met zijn/haar dienst. Bij aanvang van de pauze (12:30) is er nog geen 2 uur gewerkt, dus zal deze pauze niet automatisch meegenomen worden in de berekening van de uren.

Dit veld is van toepassing:

• voor de sneltab Uren per dienst in urenstaten;
• als u gebruikmaakt van urencalculators.

Zie ook

Urenstaat

Urenregel per dienst

Urencalculators

Urencalculatorinstellingen

Pauzes

Bij het invullen, importeren of corrigeren van urenstaten wordt een waarschuwing gegeven als op 1 dag een groter aantal uren wordt ingevoerd dan het aantal in het veld Waarschuwen indien uren per dag meer dan. De waarschuwing verschijnt direct bij het invoeren.

Dit geldt voor de urensoorten die zijn ingesteld in het veld Max uren controle.

Zie ook Veld Max uren controle.

Bij het invullen, importeren of corrigeren van urenstaten wordt de invoer geblokkeerd als op 1 dag een groter aantal uren wordt ingevoerd dan het aantal in het veld Blokkeren indien uren per dag meer dan. De blokkade treedt direct bij het invoeren op.

Dit geldt voor de urensoorten die zijn ingesteld in het veld Max uren controle.

In het veld Max uren controle geeft u aan welke urensoorten van toepassing zijn bij de velden Waarschuwen indien uren per dag meer dan en Blokkeren indien uren per dag meer dan. U kunt de toeslaguren al dan niet uitsluiten.

Als deze optie is ingeschakeld:

• kunnen verlofmethodes worden ingesteld via de pagina Verlofmethode overzicht.
• kan het veld Verlofmethode op de resourcegroep gevuld worden.
• kan het veld Verlofmethode op de resourcekaart gewijzigd worden.
• kan vanuit de actiebalk van de resourcekaart onder HRM de pagina Verlofsaldi worden geopend.

Zie ook

Veld Verlofmethode