Pagina Urenimportlijst

MSF kent meerdere manieren om uren te importeren.

Via urenimportlijsten is het mogelijk om:

uren in te lezen uit een Excel- of CSV-bestand
diensten in te lezen uit een CSV-bestand
diensten in te lezen vanuit de planningmodule
feestdaguren en verzuimuren in te lezen

Let op: Per urenimportlijst kan 1 bestand worden ingelezen.

De uren worden ingelezen in urenimportregels. Bij sommige imports moeten deze regels eerst nog worden 'aangesloten' om de waarden uit de importkolommen om te zetten naar de te importeren waarden. Aangesloten regels kunnen vervolgens worden verwerkt naar urenstaten.

Tip:

Importeer de uren altijd eerst op de testomgeving.
Importeer altijd eerst een beperkt aantal regels voordat u het hele bestand importeert.
Voorkom dubbele invoer: vergeet niet de al geïmporteerde regels uit het bestand te halen bij een tweede import.

Manieren om uren in te lezen via urenimportlijsten

De urenimportlijsten bieden verschillende manieren om uren te importeren:

Feestdaguren inlezen
Verzuimuren inlezen
Excel-bestanden met uren inlezen op basis van standaardsjabloon
CSV-bestanden met uren inlezen op basis van standaardsjabloon
CSV-bestanden met diensten inlezen op basis van standaardsjabloon
Excel- of CSV-bestanden met uren/diensten inlezen (via de portal) op basis van klantsjabloon
Diensten inlezen vanuit de planningmodule

Opmerking: In MSF is nog een andere manier beschikbaar om CSV-bestanden met uren te importeren. Zie Rapport Uren importeren (uit CSV bestand).

Feestdaguren inlezen

Het is mogelijk om een urenimportlijst aan te maken door feestdaguren in te lezen via het rapport Bereken feestdaguren naar urenimport. Zie ook Rapport Bereken feestdaguren naar urenimport.

In dat geval is de sneltab Urenimportregels (aantal) van toepassing. Zie ook Sneltab Urenimportregels (aantal).

Alle urenimportregels worden standaard op Aangesloten gezet.

Verzuimuren inlezen

Het is mogelijk om een urenimportlijst aan te maken door verzuimuren in te lezen via het rapport Bereken verzuimuren naar urenimport. Zie ook Rapport Bereken verzuimuren naar urenimport.

In dat geval is de sneltab Urenimportregels (aantal) van toepassing. Zie ook Sneltab Urenimportregels (aantal).

Alle urenimportregels worden standaard op Aangesloten gezet.

Diensten inlezen vanuit de planningmodule

Het is mogelijk om een urenimportlijst aan te maken door diensten in te lezen vanuit de planningmodule. Zie ook Rapport Plantaakdetails naar uren import (taakwachtrij).

In dat geval is de sneltab Urenimportregels (tijdstip) van toepassing. Zie ook Sneltab Urenimportregels (tijdstip).

Alle urenimportregels worden standaard op Aangesloten gezet.

Urenimportregels aansluiten

Bij ingelezen feestdaguren, verzuimuren en diensten vanuit de planning staan alle regels standaard op Aangesloten. Bij de overige imports moeten de urenimportregels eerst nog worden 'aangesloten' om de waarden uit de importkolommen te matchen met de data in MSF. Aansluiten kan op de volgende manieren:

via een taakwachtrijpost met rapport 11076474. Het aansluiten van de urenimportregels wordt dan op een door u gekozen tijdstip automatisch uitgevoerd. Zie Rapport Import urenregels aansluiten (taakwachtrij).
handmatig.

Handmatig aansluiten

U kunt urenimportregels op de volgende manieren handmatig aansluiten:

alle regels in de sneltab Urenimportregels tegelijk: klik op de actiebalk op de knop Aansluiten (alle regels).
per urenimportregel: selecteer de urenimportregel en klik vervolgens in de sneltab Urenimportregels op de knop Aansluiten.

Resultaat

Doen zich geen fouten voor, dan wordt de optie Aangesloten in de betreffende regel(s) automatisch aangevinkt. Doet zich wel een fout voor, dan wordt de optie Fout tijdens aansluiten aangevinkt. Het veld Foutmelding geeft aan wat er mis is.

Zie ook

Veld Aangesloten

Veld Fout tijdens aansluiten

Veld Foutmelding

Fout accepteren

Het kan voorkomen dat zich een fout voordoet die genegeerd kan worden. Het is daarom mogelijk om zo'n regel 'over te slaan' door de optie Accepteer fout in de regel aan te vinken. De regel telt dan niet meer mee in de velden Aantal aangesloten, Aantal verwerkt, Volledig aangesloten en Volledig verwerkt. Bij het aansluiten en verwerken van urenimportregels worden regels waarin Accepteer fout is aangevinkt genegeerd.

Zie ook

Veld Accepteer fout

Veld Aantal aangesloten

Veld Aantal verwerkt

Veld Volledig aangesloten

Veld Volledig verwerkt

Urenimportregels verwerken naar urenstaten

Als een urenimportregel is aangesloten, kunt u deze verwerken naar een urenstaat. Dat kan:

automatisch, via een taakwachtrijpost met rapport 11076460. Zie Rapport Geïmporteerde uren regels verwerken (taakwachtrij)).

Let op: Dit rapport kan urenimportregels voor feestdagen en verzuim [vanaf release 24.01.0800] verwerken.

handmatig. Via de knop:

Verwerken naar urenstaat op de actiebalk van de sneltabs Urenimportregels (aantal) en Urenimportregels (tijdstip) kunt u een of meer geselecteerde urenimportregels verwerken.

Verwerken naar urenstaat (alle regels) op de actiebalk van de pagina Import urenkaart kunt u alle aangesloten urenimportregels verwerken.

Voorwaarden bij het verwerken

Bij het verwerken naar urenstaten geldt het volgende:

Regels waarin de optie Accepteer fout is aangevinkt worden niet verwerkt.
Bestaat er nog geen urenstaat, dan wordt een nieuwe urenstaat aangemaakt. De urenstaat krijgt de status die is ingesteld in het veld Uren import (uit Excel/CSV-bestand) op de pagina Statusinstellingen.
Bestaat er al wel een urenstaat, dan bepalen de volgende instellingen op de pagina Ureninstellingen wat er gebeurt.
- Importeer uren: deze instelling bepaalt of de bestaande uren worden overschreven of dat uren worden toegevoegd. Zie ook Veld Importeer uren en Veld Importeer uren: voorbeelden.
  De urenstaat krijgt de status die is ingesteld in het veld Uren import (uit Excel/CSV-bestand) op de pagina Statusinstellingen.
Opmerking: Dit veld is niet van toepassing voor het rapport Bereken feestdaguren naar urenimport en het rapport Bereken verzuimuren naar urenimport. Zie ook Rapport Bereken feestdaguren naar urenimport en Rapport Bereken verzuimuren naar urenimport. Daarbij wordt altijd de methode Overschrijven toegepast.
- Geboekte urenstaat automatisch heropenen: betreft de bestaande urenstaat een geboekte urenstaat en is dit veld ingeschakeld, dan zal de geboekte urenstaat automatisch worden heropend. De urenstaat krijgt de status die is ingesteld in het veld Uren import (uit Excel/CSV-bestand) op de pagina Statusinstellingen.
  Is het veld niet ingeschakeld, dan blijft de geboekte urenstaat ongewijzigd. Het veld Foutmelding in de urenimportregel geeft dan aan dat de urenstaat al is geboekt.
  Zie ook Veld Geboekte urenstaat automatisch heropenen.

Urenstaat aangemaakt in 2 stappen

De urenstaat wordt in 2 stappen aangemaakt. In de eerste stap wordt een urenstaat aangemaakt met de uren volgens het werkschema van de projectresource, als deze is ingevuld. In de tweede stap worden de urenregels in de urenstaat overschreven met de details vanuit de import. Wanneer de tweede stap faalt, dan blijft de urenstaat staan die in de eerste stap is aangemaakt (dus indien van toepassing inclusief de uren uit het werkschema).

Voorbeeld: Een resource heeft een werkschema voor 5 dagen per week. U verwerkt 1 urenimportregel. Dan wordt een urenstaat aangemaakt met de volgende uren: op de datum uit de urenimportregel zijn de uren uit de import ingevuld en op de overige 4 dagen de uren volgens het werkschema van de projectresource.

Verwerkt u nog een urenimportregel (met een datum die in de urenstaat voorkomt), dan worden de werksoorturen vervangen door de uren uit de import.

Fouten tijdens het verwerken

Doet zich tijdens het verwerken van een urenimportregel een fout voor, dan geeft het veld Foutmelding aan wat er mis is.

Voorbeeld:

Als op het project uit de urenimportregel geen projectresource aanwezig is met het resourcenummer uit de urenimportregel (klik op de afbeelding om te vergroten):
Als het project een status heeft waarin de optie Historie is aangevinkt (klik op de afbeelding om te vergroten):

Zie ook

Statusinstellingen

Veld Accepteer fout

Werkschema

Geïmporteerde uren nog wijzigbaar of niet

Of geïmporteerde uren nog wijzigbaar zijn of niet (binnen MSF en op de portal), is afhankelijk van de instellingen in de volgende velden:

Veld Geïmporteerde uren wijzigen en goedkeuren op de pagina Ureninstellingen, zie Veld Geïmporteerde uren wijzigen en goedkeuren
Veld Wijzigen uren o.b.v. import en urencalculator toegestaan op de medewerkerkaart, zie Veld Wijzigen uren o.b.v. import en urencalculator toegestaan

Help per veld

Flexibele velden

Het is mogelijk om 25 flexibele velden op te nemen. Om dat in te richten kiest u daartoe op de pagina Flexibel veld instellingen het objectImport urenkop.

Zie ook Flexibele velden inrichten en Microsoft Learn: Uw werkruimte personaliseren.

Knoppen op de actiebalk

Via de knoppen op de actiebalk kunt u diverse acties uitvoeren. Onderstaand overzicht zal nog verder worden aangevuld.

Importeren

	Bereken feestdaguren	Via deze knop opent u het rapport Bereken feestdaguren naar urenimport. Dit rapport is van belang voor de doorbetaling van het loon tijdens algemeen erkende feestdagen, als deze op een dag vallen waarop de resource normaal zou werken. Via dit rapport kunt u feestdaguren berekenen en verwerken naar een urenimportlijst (ter controle en voor rapportages). Zie ook Rapport Bereken feestdaguren naar urenimport.
	Bereken verzuimuren	Via deze knop opent u het rapport Bereken verzuimuren naar urenimport. Dit rapport is van belang voor de doorbetaling van het loon tijdens verzuim. Via dit rapport kunt u verzuimuren berekenen en verwerken naar een urenimportlijst (ter controle en voor rapportages). Zie ook Rapport Bereken verzuimuren naar urenimport.
	Uren importeren (uit CSV bestand)	Het is mogelijk om een CSV-bestand met uren in te lezen op basis van een standaardsjabloon. Zie CSV-bestanden met uren inlezen op basis van standaardsjabloon. Opmerking: Deze knop is niet actief als de importurenlijst is aangemaakt door: diensten in te lezen vanuit de planningmodule feestdaguren in te lezen via het rapport Bereken feestdaguren naar urenimport verzuimuren in te lezen via rapport Bereken verzuimuren naar urenimport
	Uren per tijdstip importeren (uit CSV bestand)	Het is mogelijk om een CSV-bestand met tijdstippen (diensten) in te lezen op basis van een standaardsjabloon. Zie CSV-bestanden met diensten inlezen op basis van standaardsjabloon. Opmerking: Deze knop is niet actief als de importurenlijst is aangemaakt door: diensten in te lezen vanuit de planningmodule feestdaguren in te lezen via het rapport Bereken feestdaguren naar urenimport verzuimuren in te lezen via rapport Bereken verzuimuren naar urenimport
	Open bestand	Als het importbestand is geüpload via de klantportal, kunt u dat bestand via deze knop downloaden.

Verwerken

Aansluiten (alle regels)

In urenimportlijsten waarin de regels niet automatisch zijn aangesloten, kunt u via deze knop alle regels aansluiten. Dat houdt in dat de geïmporteerde data wordt geconverteerd naar MSF data.

Aansluiting terugdraaien (alle regels)

Zijn alle of meerdere regels aangesloten maar wilt u dat ongedaan maken, gebruik dan deze knop.

Verwerken naar urenstaat (alle regels)

Via deze knop kunt u alle aangesloten urenimportregels verwerken naar urenstaten. Zie ook Urenimportregels verwerken naar urenstaten.

Mapping

	Resources	Deze knop is van toepassing voor het importeren van urenbestanden. Als de nummers/codes voor de medewerkers van de klant niet overeenkomen met de resourcenummers in MSF, is een mapping nodig. U koppelt de nummers uit het importbestand met de juiste resourcenummers in MSF. Zie ook Pagina Import mapping voor resource.
	Projecten	Deze knop is van toepassing voor het importeren van urenbestanden. Als de projectnummers/-codes van de klant niet overeenkomen met de projectnummers in MSF, is een mapping nodig. U koppelt de nummers uit het importbestand met de juiste projectnummers in MSF. Zie ook Pagina Import mapping voor project.
	Functies	Deze knop is van toepassing voor het importeren van urenbestanden. Als de functienamen/-codes van de klant niet overeenkomen met de functiecodes in MSF, is een mapping nodig. U koppelt de codes uit het importbestand met de juiste functiecodes in MSF. Zie ook Pagina Import mapping voor functie.
	Functiegroepen	Deze knop is van toepassing voor het importeren van urenbestanden. Als de functiegroepnamen/-codes van de klant niet overeenkomen met de functiegroepen in MSF, is een mapping nodig. U koppelt de codes uit het importbestand met de juiste functiegroepen in MSF. Zie ook Pagina Import mapping voor functiegroepen.
	Werksoorten	Deze knop is van toepassing voor het importeren van urenbestanden. Wanneer het importbestand van de klant codes bevat die werksoorten representeren en afwijken van wat in MSF als werksoort is vastgelegd, dan is het nodig om een mapping te maken zodat de urenimport de juiste werksoorten ophaalt. Zie ook Pagina Import mapping voor werksoort.

Tip: Meer informatie over het navigeren in de gebruikersinterface vindt u in Werken met Business Central. Zie Pagina's en informatie zoeken met Vertel me voor meer informatie over het zoeken naar pagina's, acties en rapporten.

Zie ook

Pagina Urenimportlijsten

Flexibele velden inrichten

Pagina Urenstaat