CSV-bestanden met diensten inlezen op basis van standaardsjabloon

Het is mogelijk om CSV-bestanden met tijdstippen (diensten) in te lezen op basis van een standaardsjabloon in CSV-formaat.

 

Inlezen CSV-bestand

Als klanten en/of resources zo'n bestand aanleveren, maakt u een nieuwe urenimportlijst aan, vult u de klantnaam in het veld Klant en klikt u in de actiebalk op de knop Uren per tijdstip importeren (uit CSV bestand).

 

Volgorde in CSV-bestand

In het CSV-bestand moeten de waarden/kolommen in de volgende volgorde worden aangeleverd:

  1. Projectnummer
  2. Resourcenummer
  3. Functiegroepcode
  4. Activiteitcode
  5. WBS-code
  6. Datum
  7. Begintijd
  8. Eindtijd
  9. Pauze (minuten)
  10. Uren - alleen van toepassing als:
    • op de pagina Ureninstellingen het veld Overwerk staat ingesteld op Handmatige invoer. Vul de overuren dan in de kolom Uren. Zie ook Veld Overwerk.
    • op de activiteit het veld Tijd registratie niet is aangevinkt. Zie ook Veld Tijd registratie.
  11. Omschrijving
  12. Functiecode
  13. Flexibel veld 1
  14. Flexibel veld 2
  15. Flexibel veld 3
  16. Flexibel veld 4
  17. Flexibel veld 5
  18. Flexibel veld 6
  19. Flexibel veld 7
  20. Flexibel veld 8
  21. Flexibel veld 9
  22. Flexibel veld 10
  23. Pauze 1 starttijd
  24. Pauze 1 eindtijd
  25. Pauze 2 starttijd
  26. Pauze 2 eindtijd
  27. Pauze 3 starttijd
  28. Pauze 3 eindtijd
  29. Pauze 4 starttijd
  30. Pauze 4 eindtijd
  31. Pauze 5 starttijd
  32. Pauze 5 eindtijd
  33. Geannuleerd - het kan voorkomen dat een dienst is geïmporteerd en verwerkt in een urenstaat, en vervolgens blijkt de dienst niet te kloppen. Wilt u dat de dienst wordt teruggedraaid, neem dan in het importbestand in kolom/veld Geannuleerd de waarde Ja op. Zie ook Veld Geannuleerd.

Voorbeeld: importbestand met pauzes in tijden (klik op de afbeelding):

 

Kolommen die gevuld moeten zijn

Niet alle kolommen hoeven gevuld te zijn. Zorg dat de volgende kolommen wel gevuld zijn:

  1. Projectnummer

  2. Resourcenummer

  3. Functiegroepcode

  1. Datum

  2. Begintijd

  3. Eindtijd

 

Pauze in minuten of in tijden

Als u de pauzes wilt importeren, kunt u kiezen voor pauzes in aantal minuten of voor pauzes in tijden (start- en eindtijden).

 

Pauze in tijden

Bij pauzes in tijden kunnen maximaal 5 pauzes worden toegevoegd.

Belangrijk: Zorg dat in de urencalculator (op het project) het veld Pauze in tijden is ingeschakeld. Zie ook Veld Pauze in tijden.

 

Pauze in minuten

Geeft u de pauzes in minuten op, dan zal de pauze aan het eind van de dienst afgetrokken worden omdat niet bekend is wanneer deze pauze genoten is. Op het moment dat aan het eind sprake is van een toeslag kan dit tot een verkeerde verwerking leiden.

Voorbeeld: De resource heeft gewerkt van 10:00 tot 19:00 en pauze genoten tussen 13:00 en 14:00. Vanaf 18:00 is er sprake van een toeslag van 25%. In het importbestand is opgegeven dat 60 minuten pauze genoten is. Dit wordt aan het eind van de dienst afgetrokken waardoor de eindtijd van 19:00 aangepast wordt naar 18:00. Er wordt daarom geen toeslag berekend.

 

Flexibele velden: alleen voor de import

De flexibele velden kunt u gebruiken om aan te geven wat de bijzonderheden zijn met betrekking tot de diensten. Deze velden zijn alleen van toepassing voor de import en worden niet verwerkt naar urenstaten.

Wilt u flexibele velden importeren, dan moet u ze eerst inrichten. Kies daartoe op de pagina Flexibel veld instellingen het object Import uren regels. Zie ook Flexibele velden inrichten.

 

Importsoort en sneltab Urenimportregels (tijdstip)

Als u op deze manier importeert, wordt:

 

Aansluiten en verwerken

De geïmporteerde waarden staan in velden met (import) in de naam. De urenimportregels moeten nog worden 'aangesloten' om de waarden uit de importkolommen om te zetten naar de te importeren waarden. Zie Urenimportregels aansluiten.

Nadat de urenimportregels zijn aangesloten, kunnen ze worden verwerkt naar een urenstaat. Zie ook Urenimportregels verwerken naar urenstaten.

 

Geïmporteerde dienst aanpassen of annuleren

Het kan voorkomen dat een dienst is geïmporteerd en verwerkt in een urenstaat, en vervolgens blijkt de dienst niet te kloppen. Als de urenstaat nog niet is geboekt, is het mogelijk om een nieuw importbestand in te lezen om de tijden aan te passen of de dienst te annuleren.

 

Tijden aanpassen

Zijn de tijden onjuist, neem dan in het importbestand de gewijzigde tijden op. Voorwaarde is wel dat een tijdstip wordt opgegeven dat binnen de eerder geïmporteerde dienst valt.

 

Dienst annuleren

Wilt u de dienst geheel terugdraaien, neem dan in het importbestand in kolom/veld Geannuleerd de waarde Ja op. Zie ook Veld Geannuleerd.

 

Zie ook

Pagina Urenimportlijst