Inlezen vanaf de portal
Klanten kunnen op de portal Excel- of CSV-bestanden met uren of diensten inlezen. Daarvoor moet in het domein van de klantportal een controllerinstantie met de controllersoort HourImport zijn ingesteld in de sneltab Menu-instellingen.
Zie ook Controllersoort HourImport.
Urenimportsjabloon aanmaken
Om die urenbestanden te kunnen importeren is een vertaling nodig van de kolommen in het bestand naar de juiste gegevenssoorten in MSF. Dit kan worden ingesteld in een urenimportsjabloon. De klant kan zo'n importsjabloon zelf aanmaken in de portal, maar deze kan ook in MSF worden aangemaakt.
Zie ook
Sneltab Import uren sjabloon mapping
Mapping nodig
De gegevens uit het bestand worden ingelezen in een importtabel. Omdat de waarden in het importbestand niet altijd overeenkomen met de waarden in MSF is een mapping nodig. Deze kan vanuit het contactbedrijf worden ingesteld of vanuit de actiebalk van de urenimportlijst. Klik in de actiebalk van deze pagina op Mapping en kies vervolgens Resources, Projecten, Functies, Functiegroepen of Werksoorten.
Zie ook
Pagina Import mapping voor resource
Pagina Import mapping voor project
Pagina Import mapping voor functie
Pagina Import mapping voor functiegroepen
Pagina Import mapping voor werksoort
Pauze in minuten of in tijden
Als u de pauzes wilt importeren, kunt u kiezen voor pauzes in aantal minuten of voor pauzes in tijden (start- en eindtijden).
Pauze in tijden
In het urenimportsjabloon kunt u maximaal 5 pauzes toevoegen met begin- en eindtijd.
Belangrijk: Zorg dat in de urencalculator (op het project) het veld Pauze in tijden is ingeschakeld. Zie ook Veld Pauze in tijden.
Pauze in minuten
Geeft u de pauzes in minuten op, dan zal de pauze aan het eind van de dienst afgetrokken worden omdat niet bekend is wanneer deze pauze genoten is. Op het moment dat aan het eind sprake is van een toeslag kan dit tot een verkeerde verwerking leiden.
Voorbeeld: De resource heeft gewerkt van 10:00 tot 19:00 en pauze genoten tussen 13:00 en 14:00. Vanaf 18:00 is er sprake van een toeslag van 25%. In het importbestand is opgegeven dat 60 minuten pauze genoten is. Dit wordt aan het eind van de dienst afgetrokken waardoor de eindtijd van 19:00 aangepast wordt naar 18:00. Er wordt daarom geen toeslag berekend.
Sneltab met urenimportregels (aantal of tijdstip)
De importsoort in het sjabloon bepaalt welke sneltab zichtbaar is:
-
importsoort Aantal - sneltab Urenimportregels (aantal). Zie ook Sneltab Urenimportregels (aantal)
-
importsoort Dienst - sneltab Urenimportregels (tijdstip). Zie ook Sneltab Urenimportregels (tijdstip)
Aansluiten en verwerken
De geïmporteerde waarden staan in velden met (import) in de naam. De urenimportregels moeten nog worden 'aangesloten' om de waarden uit de importkolommen om te zetten naar de te importeren waarden. Zie Urenimportregels aansluiten.
Nadat de urenimportregels zijn aangesloten, kunnen ze worden verwerkt naar een urenstaat. Zie ook Urenimportregels verwerken naar urenstaten.
Geïmporteerde dienst aanpassen of annuleren
Het kan voorkomen dat een dienst is geïmporteerd en verwerkt in een urenstaat, en vervolgens blijkt de dienst niet te kloppen. Als de urenstaat nog niet is geboekt, is het mogelijk om een nieuw importbestand in te lezen om de tijden aan te passen of de dienst te annuleren.
Tijden aanpassen
Zijn de tijden onjuist, neem dan in het importbestand de gewijzigde tijden op. Voorwaarde is wel dat een tijdstip wordt opgegeven dat binnen de eerder geïmporteerde dienst valt.
Dienst annuleren
Wilt u de dienst geheel terugdraaien, dan moet:
-
in het urenimportsjabloon de kolom Geannuleerd zijn opgenomen. Zie ook Veld Kolomtype.
-
in het importbestand in de kolom Geannuleerd de waarde Ja staan. Zie ook Veld Geannuleerd.
Zie ook