Rapport Uren importeren (uit CSV bestand)

Als klanten en/of resources urenstaten in CSV-formaat aanleveren, kunt u deze inlezen in MSF via de pagina Uren importeren (uit CSV bestand).

 

Rapport openen

U open deze rapportaanvraagpagina:

• via de zoekfunctie. Klik daartoe rechtsboven in het scherm op of druk op Alt+Q. Zoek op uren csv en klik in het zoekresultaat op de betreffende hyperlink.
• vanuit de actiebalk van het urenstatenoverzicht: klik achter Batchboeken op en kies Uren importeren (uit CSV-bestand).

 

Volgorde in CSV-bestand

In het CSV-bestand moeten de waarden in de volgende volgorde worden aangeleverd:

1. Resourcenummer
2. Projectnummer
3. Datum
4. Functiegroepcode
5. Werksoortcode
6. Aantal
7. Omschrijving
8. WBS-code

Opmerking: Deze waarde wordt alleen geïmporteerd wanneer u de optie Bevat WBS inschakelt.

9. Functiecode - Optioneel
10. Begintijd - Optioneel. Aantal is verplicht, u kunt niet alleen begin- en eindtijden in het importbestand opnemen. Bevat het importbestand zowel aantallen als tijdstippen, dan vindt geen controle plaats of het aantal overeenkomt met de tijden.
11. Eindtijd - Optioneel

 

Opmerkingen met betrekking tot importeren

Bij het importeren van een CSV-bestand op de pagina Uren importeren (uit CSV bestand) geldt het volgende:

• Alle regels in het CSV-bestand worden gecontroleerd of ze kunnen worden ingelezen. Na het importeren krijgt u een melding hoeveel urenregels zijn ingelezen en hoeveel urenregels zijn verwerkt. Als zich fouten hebben voorgedaan, opent een foutenlijst. Deze foutenlijst bevat voor elke regel die niet kon worden ingelezen een toelichting.
  Voordat u een CSV-bestand daadwerkelijk importeert, kunt u een testrun uitvoeren. Zie Testrun uitvoeren. 
• Als er nog geen urenstaat bestaat, wordt een nieuwe urenstaat aangemaakt. Deze krijgt de status die is ingesteld in het veld Uren import (uit Excel/CSV-bestand) op de pagina Statusinstellingen.
• Bestaat er al wel een urenstaat, dan bepalen de volgende instellingen op de pagina Ureninstellingen wat er gebeurt.
  • Importeer uren: deze instelling bepaalt of de bestaande uren worden overschreven of dat uren worden toegevoegd. Zie Veld Importeer uren en Veld Importeer uren: voorbeelden.
    De urenstaat krijgt de status die is ingesteld in het veld Uren import (uit Excel/CSV-bestand) op de pagina Statusinstellingen.
  • Geboekte urenstaat automatisch heropenen: betreft de bestaande urenstaat een geboekte urenstaat en is deze optie ingeschakeld, dan zal de geboekte urenstaat automatisch worden heropend. De urenstaat krijgt de status die is ingesteld in het veld Uren import (uit Excel/CSV-bestand) op de pagina Statusinstellingen.
    Is deze optie niet ingeschakeld, dan blijft de geboekte urenstaat ongewijzigd. De urenregel wordt in de foutenlijst opgenomen met de melding dat de urenstaat al is geboekt.
• De urenstaat wordt in 2 stappen aangemaakt. In de eerste stap wordt een urenstaat aangemaakt met de uren volgens het werkschema van de projectresource. Heeft de projectresource geen werkschema, dan wordt een urenstaat met een urenregel zonder uren (met werksoort N) aangemaakt. In de tweede stap worden de urenregels in de urenstaat overschreven met de details vanuit het importbestand. Wanneer de tweede stap faalt, dan blijft de urenstaat staan die in de eerste stap is aangemaakt (dus indien van toepassing inclusief de uren uit het werkschema).

Opmerking: Dit geldt alleen als daadwerkelijk een urenstaat kan worden aangemaakt. Als u bijvoorbeeld de optie Bevat WBS inschakelt terwijl het importbestand geen WBS-codes bevat, dan kan geen urenstaat worden aangemaakt. Als u een urenstaat probeert te importeren terwijl de projectresource een bedrijfseenheid heeft waar u geen rechten voor hebt, kan ook geen urenstaat worden aangemaakt.

 

Testrun uitvoeren

Voordat u een CSV-bestand importeert, kunt u een testrun uitvoeren om te controleren of er fouten in het importbestand staan.

1. Schakel de optie Test Run in.
2. Bevat het importbestand een kopregel (waarin de kolomnamen staan), schakel dan de optie Kop overslaan in.
3. Klik op OK.
4. Zoek en selecteer het bestand dat u wilt importeren en klik op Open. U krijgt een melding hoeveel urenregels zijn ingelezen en verwerkt. Deze melding begint met de tekst 'Test Run:'.
5. Als zich fouten hebben voorgedaan, kunt u een foutenlijst afdrukken/openen. Per regel die niet kan worden ingelezen bevat deze foutenlijst een toelichting.
6. Pas indien nodig de fouten aan in het bestand.
7. Importeer vervolgens het aangepaste bestand. Doorloop nogmaals voorgaande stappen, maar schakel de optie Test Run niet in.

 

Geïmporteerde uren nog wijzigbaar of niet

Of geïmporteerde uren nog wijzigbaar zijn of niet (binnen MSF en op de portal), is afhankelijk van de instellingen in de volgende velden:

• Veld Geïmporteerde uren wijzigen en goedkeuren op de pagina Ureninstellingen, zie Veld Geïmporteerde uren wijzigen en goedkeuren
• Veld Wijzigen uren o.b.v. import en urencalculator toegestaan  op de medewerkerkaart, zie Veld Wijzigen uren o.b.v. import en urencalculator toegestaan

 

 

Zie ook

Urenstaten aanmaken

Urenstaat

Uren

Werkschema

Bedrijfseenheden per medewerker

Statusinstellingen

Veld Geboekte urenstaat automatisch heropenen