Urenstaten aanmaken

Via urenstaten kunt u de uren van resources verwerken.

Opmerking: Ook als er sprake is van reversed billing worden de uren ingevoerd via urenstaten. Reversed billing kan worden toegepast bij externe inhuur (bijv. van een ander bureau) en zzp'ers.

 

Manieren om urenstaten aan te maken

Het aanmaken van urenstaten/urenregels kan op vele manieren:

 

Een urenstaat aanmaken vanuit een resource

  1. Bij Bedrijfseenheid is automatisch de bedrijfseenheid overgenomen uit het actieve contract. Heeft de resource meer dan 1 actief contract voor verschillende bedrijfseenheden, maak dan een keuze.
  2. Bij Jaar is standaard het huidige jaar geselecteerd. Wijzigen dit alleen als de uren in voorgaand jaar zijn gemaakt. Bij Periodesoort is automatisch de periodesoort uit het contract overgenomen.
  3. Bij Periode is standaard de vorige periode ingevuld (als die tenminste nog niet aanwezig is). Wijzig dit als de uren betrekking hebben op een andere periode.

    Opmerking: In geval van weekstaten worden in veel gevallen automatisch urenregels aangemaakt bij het aanmaken van de urenstaat. Als u dan de periode wijzigt, krijgt u een melding dat deze worden verwijderd, samen met de vraag of u wilt doorgaan.

     

    De begin- en einddatum worden automatisch ingevuld bij Datum van en Datum t/m.

  4. Het veld Omschrijving is automatisch ingevuld, afhankelijk van de geselecteerde periodesoort. Wijzig dit indien nodig.
  5. Is het bovenste schermdeel gevuld, ga dan de regels van de urenstaat vullen. Zie Uren invoeren.

 

Een urenstaat aanmaken vanuit een projectresource

  1. Open de projectresource.
  2. Klik op de actiebalk onder Navigeren op Urenstaten. Een pagina opent met de al eerder gemaakte urenstaten voor de resource die dezelfde bedrijfseenheid hebben als op de projectresourcekaart.

Opmerking: Is op de projectresourcekaart nog geen bedrijfseenheid ingevuld, dan toont deze pagina geen urenstaten, ook al zijn er urenstaten voor de resource.

  1. Klik op de actiebalk op de knop Nieuw. Een urenstaat opent waarin de resource al is ingevuld. Bij Bedrijfseenheid is automatisch de bedrijfseenheid overgenomen uit de projectresourcekaart.
  2. Bij Jaar is standaard het huidige jaar geselecteerd. Wijzig dit als de uren in een ander jaar zijn gemaakt. Bij Periodesoort is automatisch de periodesoort uit het contract overgenomen.
  3. Bij Periode is standaard de vorige periode ingevuld (als die tenminste nog niet aanwezig is). Wijzig dit als de uren betrekking hebben op een andere periode.

    Opmerking: In geval van weekstaten worden in veel gevallen automatisch urenregels aangemaakt bij het aanmaken van de urenstaat. Als u dan de periode wijzigt, krijgt u een melding dat deze worden verwijderd, samen met de vraag of u wilt doorgaan.

     

    De begin- en einddatum worden automatisch ingevuld bij Datum van en Datum t/m.

  4. Het veld Omschrijving is automatisch ingevuld, afhankelijk van de geselecteerde periodesoort. Dit kunt u indien nodig wijzigen.
  5. Als het bovenste schermdeel is gevuld, kunt u de regels van de urenstaat gaan vullen. Zie Uren invoeren.

 

Eén urenstaat aanmaken vanuit het urenstatenoverzicht

  1. Open het urenstatenoverzicht.
  2. Klik op de actiebalk op Nieuw.
  3. Bij Jaar is standaard het huidige jaar geselecteerd. Wijzig dit als de uren in een ander jaar zijn gemaakt.
  4. Bij Periodesoort is standaard de optie geselecteerd die op de pagina Ureninstellingen bij Standaard periodesoort is ingesteld. Koppelt u een resource met een contract waarin bij Periodesoort urenverwerking een andere optie is geselecteerd, dan wordt de periodesoort uit het contract automatisch overgenomen.
  5. Bij Periode is standaard de vorige periode ingevuld. Wijzig dit als de uren betrekking hebben op een andere periode.

    Opmerking: In geval van weekstaten worden in veel gevallen automatisch urenregels aangemaakt bij het aanmaken van de urenstaat. Als u dan de periode wijzigt, krijgt u een melding dat deze worden verwijderd, samen met de vraag of u wilt doorgaan.


    De begin- en einddatum worden automatisch ingevuld bij Datum van en Datum t/m.

  6. Zoek en selecteer de resource in het veld Resourcenr.. Als u in het veld begint met het invoeren van de naam of het resourcenummer, toont de keuzelijst de bijbehorende mogelijkheden. Wilt u meer zoekmogelijkheden, klik dan in de keuzelijst op Selecteren vanuit volledige lijst.

Opmerking: Selecteert u een periode en resource waarvoor al een urenstaat aanwezig is, dan krijgt u de vraag 'Urenstaat bestaat al. Wilt u de huidige urenstaat verwijderen en switchen naar de al bestaande urenstaat?'. Kiest u Ja, dan opent de al bestaande urenstaat.

  1. Als u de resource invult, wordt bij Bedrijfseenheid automatisch de bedrijfseenheid overgenomen uit het actieve contract. Heeft de resource meer dan 1 actief contract voor verschillende bedrijfseenheden, dan moet u een keuze maken.
  2. Het veld Omschrijving is automatisch ingevuld, afhankelijk van de geselecteerde periodesoort. Dit kunt u indien nodig wijzigen.
  3. Als het bovenste schermdeel is gevuld, kunt u de regels van de urenstaat gaan vullen. Zie Uren invoeren.

 

Meerdere urenstaten tegelijk aanmaken (in batch) 

Het is mogelijk om urenstaten batchgewijs aan te maken. Zie Urenstaten aanmaken batch.

 

Uren invoeren

Als het bovenste schermdeel is gevuld, kunt u de regels van de urenstaat gaan vullen. In geval van de periodesoort:

  • Week kunt u de uren in de sneltab Uren per week (of Uren per datum) invoeren. In geval van weekstaten worden de regels in veel gevallen automatisch aangemaakt in de sneltab Uren per week zodra u de kopgegevens hebt ingevuld. In MSF is immers bekend bij welke klant(en) op welke project(en) de betreffende resource in die periode heeft gewerkt. In deze situatie hoeft u alleen de uren/vergoedingen in te vullen bij de dagen maandag t/m zondag.
    Of en welke urenregels automatisch worden aangemaakt, hangt af van de instelling in het veld Automatisch aanmaken urenregels voor op de pagina Ureninstellingen.
  • Maand of Vier weken vult u de uren in de sneltab Uren per datum in.

Opmerking: De sneltab Uren per week wordt alleen getoond in het geval van weekstaten. Als in het veld Periodesoort de waarde Maand of Vier weken is ingevuld, wordt de sneltab Uren per week niet getoond.

 

Zie ook Sneltab Uren per week, Sneltab Uren per datum en Veld Automatisch aanmaken urenregels voor.

 

Voorgezette uren

Er kan zijn ingericht dat (sommige) uren automatisch worden ingevuld ('voorgezet'). Bijvoorbeeld in het geval van feestdagen, ziekte-uren of verlofuren of als een werkschema voor de projectresource is ingesteld. In dat geval hoeft u de automatisch ingevulde uren alleen te controleren.

Zie ook

Automatisch voorzetten van feestdagen in urenstaten

Automatisch voorzetten van ziekte-uren in urenstaten

Automatisch voorzetten van verlofuren in urenstaten

Werkschema

 

Vorige urenstaat kopiëren

In weekurenstaten waarin nog geen uren zijn ingevoerd is het mogelijk om de uren uit de vorige urenstaat naar de huidige urenstaat kopiëren. Zie ook Vorige urenstaat kopiëren.

 

Geïmporteerde uren

Of geïmporteerde uren nog wijzigbaar zijn of niet (binnen MSF en op de portal), is afhankelijk van de instellingen in de volgende velden:

 

Lege urenstaten automatisch laten verwijderen via dagelijkse bijwerkprocessen

Als een taakwachtrijpost voor de dagelijkse bijwerkprocessen is ingesteld, worden lege urenstaten automatisch verwijderd. Dit geldt voor urenstaten:

  • met een status die gelijk is aan de status in het veld Uren op de pagina Statusinstellingen, en
  • zonder urenposten, en
  • zonder urenregel details, dus waarin geen uren zijn ingevoerd, en
  • waarvan de datum in het veld Aangemaakt op vóór vandaag ligt, en
  • waar geen documenten aan zijn gekoppeld.

 

Zie ook

Urenstaat

Uren

Dagelijkse bijwerkprocessen Mysolution