Controllersoort HourRegistration

Deze informatie is van toepassing voor klant- en resourceportals.

De controllerinstantiekaart voor HourRegistration bevat een aantal instellingen voor het invoeren van uren op de portal.

Configuratieinstellingen

Onderstaand overzicht zal nog verder worden aangevuld.

Belangrijk: Om een wijziging in een veld door te voeren op de portal, moet de portalconfiguratie opnieuw worden geladen. Dat kan op verschillende manieren. Zie Portalconfiguratie opnieuw laden.

Als een release/update een of meer nieuwe configuratieinstellingen bevat, kan de beheerder deze toevoegen door op de onderhoudspagina van de portal de backenddefinities te vernieuwen. Zie ook De onderhoudspagina op de portal openen als administrator.

Optie in veld Instellingnaam	Toelichting
AddDocumentsOnlyAfterSubmit [alleen voor resourceportals]	Het is mogelijk om in te richten dat een resource zelf documenten kan toevoegen aan een urenstaat op de portal. Zie Portalinrichting: documenten of interacties toevoegen aan urenstaten op een resourceportal. Als dat is ingericht, is standaard een knop aanwezig om documenten toe te voegen als de urenstaat nog niet is ingeleverd op de portal. Het is mogelijk om in te stellen dat de toevoegknop alleen zichtbaar is als de urenstaat is ingeleverd, dus als de urenstaat de status heeft die is ingesteld op de pagina Web-instellingen in het veld Urenstaat inleverstatus. Wijzig daarvoor de waarde van False naar True.
DocumentSet	In een overige registratieset voor documenten of interacties kunt u instellen welke gegevens zichtbaar moeten zijn in het onderdeel voor documenten of interacties bij een urenstaat op de portal. In geval van documenten stelt u in via welk documentsjabloon of welke documentsjablonen documenten toegevoegd kunnen worden aan de portal. In geval van interacties stelt u in via welk interactiesjabloon of welke interactiesjablonen interacties toegevoegd kunnen worden. Bij DocumentSet vult u (in het veld Instellingwaarde) de code van deze overige registratieset in. Zie ook: Portalinrichting: documenten of interacties toevoegen aan urenstaten op een resourceportal Portalinrichting: documenten of interacties toevoegen aan urenstaten op een klantportal
DownloadSheetExludedCustNos [alleen voor resourceportals]	Het is mogelijk om in te richten dat resources vanuit de urenstaat op de portal een urenbriefje in pdf-formaat kunnen downloaden. Zo'n urenbriefje wordt gebruikt om de urenstaat van de resource door de opdrachtgever te laten goedkeuren/ondertekenen. Zie Portalinrichting: urenbriefje opslaan in pdf vanuit urenstaat. Als dat is ingericht, is op de portal een knop aanwezig om het urenbriefje te downloaden. Als op die downloadknop wordt geklikt, opent een filtervenster, waarin o.a. gefilterd kan worden op klant of project. Voor bepaalde klanten en projecten hoeft nooit een briefje geprint te worden, bijvoorbeeld voor interne projecten zoals verlof- en feestdagprojecten. Het is mogelijk om deze uit te sluiten, zodat deze klanten en de bijbehorende projecten niet in het filtervenster getoond worden. Vul daarvoor in de controllerinstantie HourRegistration bij DownloadSheetExcludedCustNos het klantnummer of de klantnummers in die u wilt uitsluiten. Als u meerdere klantnummers instelt, plaats dan tussen de klantnummers: een sluisteken/pipe (\|), of een puntkomma, of een komma
DownloadSheetOnlyAfterSubmit [alleen voor resourceportals]	Het is mogelijk om in te richten dat resources vanuit de urenstaat op de portal een urenbriefje in pdf-formaat kunnen downloaden. Zo'n urenbriefje wordt gebruikt om de urenstaat van de resource door de opdrachtgever te laten goedkeuren/ondertekenen. Zie Portalinrichting: urenbriefje opslaan in pdf vanuit urenstaat. Als dat is ingericht, is op de portal een knop aanwezig om het urenbriefje te downloaden. De downloadknop is standaard zichtbaar bij alle statussen. Het is mogelijk om in te stellen dat die downloadknop alleen zichtbaar is nadat de urenstaat is ingeleverd. In dat geval heeft de urenstaat de status die is ingesteld op de pagina Web-instellingen in het veld Urenstaat inleverstatus of een latere status. Wijzig daarvoor de waarde van False naar True.
HourSheetLayoutTemplateCode [alleen voor resourceportals]	Het is mogelijk om in te richten dat resources vanuit de urenstaat op de portal een urenbriefje in pdf-formaat kunnen downloaden. Zo'n urenbriefje wordt gebruikt om de urenstaat door de opdrachtgever te laten goedkeuren/ondertekenen. Daarvoor moet in MSF een documentsjabloon aanwezig zijn met documentrapportnummer 11076188 en een aangepast rapportlay-outnummer. Bij HourSheetLayoutTemplateCode vult u (in het veld Instellingwaarde) de code van dit documentsjabloon in. Zie ook Portalinrichting: urenbriefje opslaan in pdf vanuit urenstaat.
HourSheetsLimit [alleen voor klantportals]	Het tonen van een groot aantal urenstaten kan van invloed zijn op de performance. Daarom is het mogelijk om in te stellen hoeveel urenstaten maximaal getoond mogen worden. Dit aantal stelt u bij HourSheetsLimit in, in het veld Instellingwaarde. Als het aantal urenstaten hoger is dan de ingestelde limiet, worden geen urenstaten meer getoond maar wordt het veld Werknemer zichtbaar. In dit veld moet een resource geselecteerd worden, waarna de urenstaten van de betreffende resource worden getoond. Het is mogelijk om een of meer vertalingen voor dit veld in te stellen op de pagina Vertalingen via de sleutel Resource. Zie ook Pagina Vertalingen en Vertaalsleutels voor webportals. Is het aantal urenstaten gelijk aan of lager dan de limiet, of is de standaardwaarde 0 ingesteld, dan worden alle urenstaten getoond. Het veld Werknemer is dan niet zichtbaar.
ShowCorrectionConfirmation	Als bij ShowCorrectionConfirmation de waarde True is ingesteld en een resource of contactpersoon klikt op de portal op de wijzigknop terwijl de urenstaat al was ingeleverd, dan wordt een melding getoond. De standaardtekst van deze melding (met taalcode NLD) is: 'Weet je zeker dat je de urenstaat wilt wijzigen? Vergeet dan niet om na het wijzigen de urenstaat opnieuw in te leveren.' Het is mogelijk om een of meer vertalingen voor deze melding in te stellen op de pagina Vertalingen via de sleutel CorrectionInformationConfirmationMessage. Zie ook Pagina Vertalingen en Vertaalsleutels voor webportals De resource of contactpersoon kan: dit bevestigen. Zo ja, dan wordt de standaardmelding bij wijzigen getoond en kan de urenstaat gewijzigd worden, of kiezen om te annuleren. Wijzigen van de urenstaat is dan niet mogelijk. Is de waarde False ingesteld, dan wordt alleen de standaardmelding bij wijzigen getoond. Zie Meldingen bij inleveren en wijzigen.
ShowCustomer	Standaard wordt in urenstaten op de portal een kolom met de klant getoond. Wilt u deze kolom niet tonen, wijzig dan de waarde van True naar False.
ShowCustomerAddress	Als bij ShowCustomer de waarde True is ingesteld, is in elke urenregel de naam van de klant zichtbaar. Wilt u ook het adres van de klant weergeven, wijzig dan de waarde bij ShowCustomerAddress van False naar True.
ShowFunctionGroup	Standaard wordt in urenstaten op de portal een kolom met de functiegroep getoond. Wilt u deze kolom niet tonen, wijzig dan de waarde van True naar False.
ShowProject	Standaard wordt in urenstaten op de portal een kolom met het project getoond. Wilt u deze kolom niet tonen, wijzig dan de waarde van True naar False.
ShowResourceBirthdate [alleen voor klantportals]	In het urenstatenoverzicht op de klantportal kunnen resources voorkomen met dezelfde voor- en achternaam, waardoor het niet duidelijk is welke resource het betreft. Het is daarom mogelijk om een kolom met de geboortedatum toe te voegen achter de resourcenaam. Wilt u deze kolom tonen, wijzig dan de waarde van False naar True.
ShowStatus [alleen voor klantportals]	Met deze instelling is het mogelijk om een overzicht te krijgen van: nieuwe urenstaten, of urenstaten met een bepaalde status. Het is hierbij mogelijk om meerdere statussen in te stellen. Een combinatie van nieuwe urenstaten en urenstaten met een bepaalde status is niet mogelijk. Wilt u zowel een overzicht van nieuwe urenstaten als een overzicht van urenstaten met een bepaalde status, voeg dan meerdere menu-items met deze controllersoort toe. Hetzelfde geldt als u bijvoorbeeld een overzicht wilt van urenstaten die nog ingevoerd of ingediend moeten worden en daarnaast een overzicht van al geboekte urenstaten. Als het veld Instellingwaarde leeg is, dan worden alle urenstaten getoond. Nieuwe urenstaten Stel in het veld Instellingwaarde de waarde _NEW_ in. Stel hierbij geen andere statussen in. Urenstaten met een bepaalde status Stel in het veld Instellingwaarde de statuscode in. Wilt u meerdere statussen instellen, plaats dan een sluisteken/pipe (\|) tussen de statuscodes.
ShowStatusHistoryButton	Als de waarde van deze instelling op True staat, is in urenstaten op de portal een knop zichtbaar waarmee de statushistorie van de urenstaat opgevraagd kan worden.
ShowTotalHours	Standaard is in urenstaten op de portal een horizontale balk zichtbaar waarin het totaal aantal ingevoerde uren per dag en het totaal aantal ingevoerde uren per periode wordt getoond. Wilt u deze balk niet tonen, wijzig dan de waarde van True naar False.
ShowWBS	Standaard wordt in urenstaten op de portal een kolom met de WBS (kostenplaats) getoond. Wilt u deze kolom niet tonen, wijzig dan de waarde van True naar False. Is de waarde True ingesteld, dan kunt u via de instelling WBSDisplayFormat in de sneltab Portaalinstellingen van het portaldomein instellen of de WBS-code, de WBS-omschrijving of de WBS-code en -omschrijving wordt getoond op de portal. Zie ook WBSDisplayFormat.
TableViewByDefault [alleen voor resourceportals]	De ureninvoer kan in tabelweergave of kaartweergave worden getoond. Wanneer de ureninvoer voor de eerste keer wordt geopend, wordt standaard de tabelweergave getoond. Wilt u initieel de kaartweergave tonen, stel dan bij TableViewByDefault de waarde False in. De resource kan zelf wisselen van weergave en deze keuze wordt bewaard, zodat na opnieuw inloggen de laatst gekozen weergave wordt geopend.

Cao-tekst opvragen

Het is mogelijk om in elke urenregel waarin een cao met een cao-tekst van toepassing is een link/icoon te tonen waarmee die cao-tekst opgevraagd kan worden. Daarvoor moet in het betreffende portaldomein in de sneltab Portaalinstellingen de instelling ShowCollectiveAgreementLinks op True staan. Zie ook ShowCollectiveAgreementLinks. Bij de cao moet een cao-tekst zijn vastgelegd. Zie Cao html-omschrijving.

Negatieve uren invoeren

Het is alleen mogelijk om negatieve aantallen en bedragen in te voeren (met een -, dus een minteken voor het aantal/bedrag) als:

in het portaldomein in de sneltab Portaalinstellingen bij ShowHoursAsTime de waarde False is ingesteld, en
in de sneltab Uren van de pagina Web-instellingen de optie Negatieve invoer door resource toegestaan is aangevinkt.

Als bij een werksoort een maximumaantal per dag is ingesteld (in het veld Max. per dag), dan is het minimum dat ingevoerd kan worden het negatieve hiervan. Dus bij een maximum van 8 uur kunt u maximaal 8 uur invoeren en minimaal -8 uur. Wordt in dit geval bijvoorbeeld 9 ingevoerd, dan verschijnt een foutmelding. Wordt -9 ingevoerd, dan wordt dit automatisch gewijzigd naar -8.

Is bij ShowHoursAsTime de waarde True ingesteld en/of is de optie Negatieve invoer door resource toegestaan niet ingeschakeld, dan is het invoeren van negatieve aantallen en bedragen niet mogelijk.

Zie ook

ShowHoursAsTime

Veld Negatieve invoer door resource toegestaan

Veld Max. per dag

Totaal aantal uren

Via het veld Berekening totaal op urenstaat op de pagina Web-instellingen kunt u instellen hoe het totaal aantal uren op een urenstaat wordt getoond. Zie Veld Berekening totaal op urenstaat.

Meldingen bij inleveren en wijzigen

Als de uren zijn ingevoerd en op de portal op de inleverknop wordt geklikt, krijgt de gebruiker een melding dat de urenstaat is ingeleverd. Het is mogelijk om een of meer vertalingen voor deze melding in te stellen op de pagina Vertalingen via de sleutel HourRegistrationSheetSubmitted.

Als de urenstaat is ingeleverd en op de wijzigknop wordt geklikt, krijgt de gebruiker een melding dat de uren gewijzigd kunnen worden. Het is mogelijk om een of meer vertalingen voor deze melding in te stellen op de pagina Vertalingen via de sleutel HourRegistrationSheetEditable. Als bij ShowCorrectionConfirmation de waarde True is ingesteld, wordt nog een extra melding getoond. Zie ShowCorrectionConfirmation.

Zie ook Pagina Vertalingen en Vertaalsleutels voor webportals.

Statusiconen in tegels

Als het menu op de portal in de vorm van tegels wordt getoond (zie NavigationStyle in het veld Instellingnaam), toont de tegel bijvoorbeeld hoeveel uren zijn ingevoerd voor de huidige periode. Of dat een urenstaat aangemaakt of ingeleverd moet worden. Naast de tekst staat ook een statusicoon.

De volgende situaties zijn mogelijk:

Tegel	Toelichting
	Er zijn nog geen uren ingevoerd voor de huidige periode
	Er zijn uren ingevoerd maar nog niet ingeleverd
	De uren zijn ingeleverd
	De vorige periode is nog niet ingevoerd
	De vorige periode is nog niet ingeleverd
	De resource heeft geen actief contract

Toon details

Op de resourceportal kan de gebruiker kiezen voor een kaart- of tabelweergave. Zowel in de kaartweergave als in de tabelweergave is de optie Toon details beschikbaar. Hiermee worden de details per urenregel getoond, waaronder de omschrijving van de urenregel. In de tabelweergave worden met deze optie alle regels met uren opengeklapt.

De klantportal heeft alleen een tabelweergave. De gebruiker kan de optie Toon details aan- of uitzetten.

De gekozen instelling (aan of uit) wordt onthouden in de browser, zodat na opnieuw inloggen de laatst gekozen optie wordt toegepast.

Vorige urenstaat kopiëren

Resourceportal

In de urenstaat op de resourceportal is een knop aanwezig waarmee de resource de uren uit de vorige urenstaat naar de huidige urenstaat kan kopiëren.

Voorbeeld:

De knop is alleen van toepassing voor urenstaten:

met periodesoort Week, en
waarin nog geen uren zijn ingevoerd. Zijn er uren ingevoerd in de urenstaat en klikt u op deze knop, dan wijzigt er niets.

De knop geldt alleen voor uren en vergoedingen, niet voor declaraties. Daarnaast moet op de werksoort het veld Web op Wijzigbaar staan, anders worden de uren en vergoedingen niet gekopieerd op de portal. Vergoedingen waarvoor zgn. automatismen zijn ingesteld, worden ook toegepast als uren via deze knop worden gekopieerd. Zie ook Automatismen. Uren op algemene projecten zonder bedrijfseenheid worden ook gekopieerd.

Als de resource in een lege weekstaat op deze knop klikt, worden de uren van de week ervoor naar de huidige urenstaat gekopieerd. Dat geldt uiteraard alleen als de projectresource nog actief is in de periode van de huidige urenstaat. Uren van projecten waar een resource niet op mag schrijven, worden niet gekopieerd.

Wordt een werksoort gekopieerd waarin is ingesteld dat de omschrijving verplicht is, dan wordt de omschrijving van de vorige urenregel gekopieerd. Is de omschrijving in de vorige urenregel leeg, dan wordt een spatie in de omschrijving gezet (zodat geen foutmelding ontstaat).

Uren vorige dag kopiëren

In de kaartweergave op de resourceportal is het mogelijk om de uren van de vorige dag te herhalen, als er nog geen uren op de huidige dag staan. Dit kan alleen binnen de periode, dus niet op de eerste dag van de periode.

Klantportal

Ook in de urenstaat op de klantportal is een knop aanwezig waarmee de uren uit de vorige urenstaat naar de huidige urenstaat kunnen worden gekopieerd. Deze knop is zichtbaar voor (intermediair)contactpersonen die aan het project zijn gekoppeld met de rol om uren in te voeren. Dit betreft de rol die is ingesteld in het veld Rol uren invoeren filter in de sneltab Project van de pagina Web-instellingen. Zie ook Veld Rol uren invoeren filter.

De knop is alleen van toepassing:

voor urenstaten met periodesoort Week, en
voor urenstaten waarin nog geen uren zijn ingevoerd. Zijn er uren ingevoerd in de urenstaat en klikt u op deze knop, dan wijzigt er niets.
voor uren van projecten waar de klant aan gekoppeld is. Als een resource bij projecten van verschillende klanten werkt, ziet elke klant alleen de eigen projecten en kan elke klant alleen de uren uit de vorige urenstaat van de eigen projecten kopiëren.

Wijzigen goedgekeurde uren door intermediair

Als een klant uren op de portal heeft goedgekeurd, kan de klant deze niet meer wijzigen, maar alleen inzien. Een intermediair die is geautoriseerd om uren in te voeren kan goedgekeurde uren wel wijzigen op de portal. Daarnaast kan de intermediair urenregels met goedgekeurde uren en goedgekeurde diensten verwijderen.