Rapport Importeer uren vanuit Excel

Wanneer urenstaatsjablonen zijn gegenereerd via rapport Urenstaatsjabloon in Excel maken (rapportnummer 11076181) en zijn ingevuld en teruggestuurd door de klant, kunt u het bestand (na controle) vervolgens importeren via het rapport Importeer uren vanuit Excel (rapportnumer 11076182).

 

Rapport openen

Het rapport is te openen door rapport 11076182:

• als flexibele actie in te stellen op de urenstaat en/of het urenstatenoverzicht. Zie ook Een rapport aan een Flexibele actieknop koppelen.
• toe te voegen aan het onderdeel Mijn favorieten in het rolcentrum. Dit kunt u inrichten via Mijn favorieten bewerken. Via het veld Snelmenu filter op de medewerkerskaart van een gebruiker stelt u in tot welk onderdeel of welke onderdelen van de favorieten de gebruiker toegang heeft. Zie ook Pagina Mijn favorieten bewerken en Veld Snelmenu filter.

 

Rapport invullen

 

Filters instellen

Het is mogelijk om een of meer filters in te stellen in het kader Filter: Urenstaat.

 

Voorwaarden bij het importeren

Bij het importeren geldt het volgende:

• Is in het bestand bijvoorbeeld het jaar of de week niet ingevuld, dan krijgt u daar een melding over. Er kan dan niet worden geïmporteerd.
• Als er nog geen urenstaat bestaat, wordt een nieuwe urenstaat aangemaakt. Deze krijgt de status die is ingesteld in het veld Uren import (uit Excel/CSV-bestand) op de pagina Statusinstellingen.
• Bestaat er al wel een urenstaat, dan bepalen de volgende instellingen op de pagina Ureninstellingen wat er gebeurt.
  • Importeer uren: deze instelling bepaalt of de bestaande uren worden overschreven of dat uren worden toegevoegd. Zie Veld Importeer uren en Veld Importeer uren: voorbeelden.
    De urenstaat krijgt de status die is ingesteld in het veld Uren import (uit Excel/CSV-bestand) op de pagina Statusinstellingen.
  • Geboekte urenstaat automatisch heropenen: betreft de bestaande urenstaat een geboekte urenstaat en is deze optie ingeschakeld, dan zal de geboekte urenstaat automatisch worden heropend. De urenstaat krijgt de status die is ingesteld in het veld Uren import (uit Excel/CSV-bestand) op de pagina Statusinstellingen.
    Is deze optie niet ingeschakeld, dan blijft de geboekte urenstaat ongewijzigd. De urenregel wordt in de foutenlijst opgenomen met de melding dat de urenstaat al is geboekt.
• De urenstaat wordt in 2 stappen aangemaakt. In de eerste stap wordt een urenstaat aangemaakt met de uren volgens het werkschema van de projectresource. Heeft de projectresource geen werkschema, dan wordt een urenstaat met een urenregel zonder uren (met werksoort N) aangemaakt. In de tweede stap worden de urenregels in de urenstaat overschreven met de details vanuit het importbestand. Wanneer de tweede stap faalt, dan blijft de urenstaat staan die in de eerste stap is aangemaakt (dus indien van toepassing inclusief de uren uit het werkschema).

Opmerking: Dit geldt alleen als daadwerkelijk een urenstaat kan worden aangemaakt. Is in het bestand bijvoorbeeld het jaar of de week niet ingevuld, dan kan geen urenstaat worden aangemaakt. Als u een urenstaat probeert te importeren terwijl de projectresource een bedrijfseenheid heeft waar u geen rechten voor hebt, kan ook geen urenstaat worden aangemaakt.

 

Testrun uitvoeren

Voordat u het bestand importeert, kunt u een testrun uitvoeren om te controleren of er fouten in het importbestand staan.

1. Selecteer het te importeren bestand en schakel de optie Test run in.
2. Klik op OK.
3. Als zich fouten hebben voorgedaan, kunt u een foutenlijst afdrukken/openen. Per regel die niet kan worden ingelezen bevat deze foutenlijst een toelichting.
4. Pas indien nodig de fouten aan in het bestand en importeer vervolgens het aangepaste bestand (of voer opnieuw een testrun uit).

 

Geïmporteerde uren nog wijzigbaar of niet

Of geïmporteerde uren nog wijzigbaar zijn of niet (binnen MSF en op de portal), is afhankelijk van de instellingen in de volgende velden:

• Veld Geïmporteerde uren wijzigen en goedkeuren op de pagina Ureninstellingen, zie Veld Geïmporteerde uren wijzigen en goedkeuren
• Veld Wijzigen uren o.b.v. import en urencalculator toegestaan  op de medewerkerkaart, zie Veld Wijzigen uren o.b.v. import en urencalculator toegestaan

 

 

Zie ook

Urenstaatsjabloon in Excel maken

Urenstaten aanmaken

Uren

Urenstaat

Werkschema

Bedrijfseenheden per medewerker