Pagina Bewaarbeleid

Na verloop van tijd bevat de database veel gegevens en die blijven niet allemaal relevant. Er kunnen bijvoorbeeld logposten, kopieën van bedrijven of posten in staan die u niet meer nodig hebt. Het is daarom mogelijk om diverse soorten gegevens in een bedrijf op te schonen.

U kunt bewaarbeleid instellen om verlopen records automatisch te verwijderen.

 

Specifieke tabellen

Vanuit deze pagina kunt u een bewaarbeleid instellen voor diverse standaard Business Central tabellen en Mysolution tabellen.

 

Bewaarbeleid per bedrijf

Richt het bewaarbeleid per bedrijf (administratie) in. De meeste tabellen zullen alleen in het centrale bedrijf veel data bevatten. Deze (logging)tabellen zullen in de meeste gevallen niet gesynchroniseerd worden naar andere bedrijven, maar mocht dit wel het geval zijn dan worden de records in de andere bedrijven bij de opschoning via de synchronisatie verwijderd.

 

Veld Bewaarperiode

In het veld Bewaarperiode geeft u op hoe lang de gegevens moeten worden bewaard. De perioden waar u uit kunt kiezen, zijn in te stellen op de pagina Bewaarperioden.

 

Zie ook Standaard bewaarbeleid.

 

Afwijkende bewaarperiode voor bepaalde gegevens van een tabel

Als u het beleid op specifieke gegevens in een tabel wilt toepassen, schakelt u het veld Toepassen op alle records uit. Vervolgens kunt u in de sneltab Bewaarbeleid van record tabelfilters inrichten om bepaalde records met een afwijkende bewaarperiode te verwijderen, of juist altijd te bewaren.

 

Bepalen of een record is verlopen

Via het veld Datumveldnr. stelt u in welk datumveld moet worden gebruikt om te bepalen of een record is verlopen.

Het veld Verlopen records geeft aan hoeveel records daadwerkelijk worden opgeruimd wanneer de taakwachtrijpost wordt uitgevoerd of wanneer de actie Handmatig vereffenen wordt uitgevoerd.

 

Verlopen decentrale werksoorten opschonen

Het is mogelijk om decentrale werksoorten (waar geen correcties meer op verwacht worden) op te schonen via een bewaarbeleid voor tabel 11076278. Stel daarbij een van de volgende datumvelden in:

• nr. 15 - End Date (Technical): de einddatum in werksoortregels

Belangrijk: Stel niet veld 14 (End Date) in! Dit betreft ook de einddatum in werksoortregels, maar dit veld wordt in de meeste gevallen niet gevuld. Als u veld 14 zou instellen, wordt bij lege waarden teruggevallen op de aanmaakdatum van het bewaarbeleid en worden werksoortregels zonder einddatum ook opgeschoond, wat juist niet de bedoeling is. Daarom is op de achtergrond een veld End Date (Technical) toegevoegd, dat standaard is gevuld met 31-12-9999. Als de einddatum op de werksoortregel wijzigt, wijzigt dit veld ook. Als u dit veld instelt, worden alleen werksoorten opgeschoond waarbij een einddatum is ingevuld die verlopen is volgens de ingestelde bewaarperiode.

• nr. 1020 - End Date of Entity: de einddatum entiteit in werksoortregels van:
  • resources - zie Veld Einddatum entiteit (technische naam: End Date of Entity)
  • projecten - zie Veld Einddatum entiteit (technische naam: End Date of Entity)
  • projectresources - zie Veld Einddatum entiteit (technische naam: End Date of Entity)

 

Bestaande werksoorten vóór release 22.01.000

In werksoortregels die al vóór release 22.01.000 aanwezig zijn, kan het veld End Date of Entity bijgewerkt worden door het uitvoeren van conversierapport 11096104 'Einddatum entiteit in werksoorten bijwerken'.

Het is mogelijk om dit rapport toe te voegen aan het onderdeel Mijn favorieten in het rolcentrum. Dit kunt u inrichten via Mijn favorieten bewerken. Via het veld Snelmenu filter op de medewerkerskaart van een gebruiker stelt u in tot welk onderdeel of welke onderdelen van de favorieten de gebruiker toegang heeft. Zie ook Pagina Mijn favorieten bewerken en Veld Snelmenu filter.

 

Automatisch of handmatig opschonen

Het is mogelijk om de gegevens handmatig of automatisch op te schonen. Automatisch opschonen verloopt via een taakwachtrijpost met codeunit 3997 (Retention Policy JQ).

 

Automatisch opschonen

Om automatisch een bewaarbeleid toe te passen hoeft u alleen maar een beleid te maken (tabelnr. kiezen, bewaarperiode instellen en een datumveldnr. kiezen) en in te schakelen. Verder is een taakwachtrijpost met codeunit 3997 nodig. Die past het bewaarbeleid toe volgens de bewaarperiode die u opgeeft. Al het bewaarbeleid gebruikt dezelfde taakwachtrijpost. U kunt geen filters in de taakwachtrijpost instellen, om zo bijvoorbeeld de opschoning van alle bewaarbeleidrecords met filters te verdelen over meerdere taakwachtrijposten.
Het is wel mogelijk om vanuit deze pagina handmatig de records voor een tabel op te schonen.

Het is aan te raden om de taakwachtrijpost met codeunit 3997 buiten kantoortijden uit te voeren. Zie ook Microsoft Learn: Taakwachtrijen gebruiken om taken te plannen.

 

Handmatig

U kunt handmatig een beleid toepassen met behulp van de knop Handmatig vereffenen op de actiebalk. Als u een beleid altijd handmatig wilt toepassen, schakelt u de optie Handmatig in. Het taakwachtrij-item negeert het beleid wanneer het wordt uitgevoerd.

 

 

Standaard bewaarbeleid

Voor de meeste tabellen is een standaard bewaarbeleid ingesteld. Deze zijn (op 1 na) nog niet geactiveerd, zodat per tabel eerst nog een controle en eventuele aanpassing nodig is.

Tabelnummer	Tabelnaam	Bij gebruik van/betreft	Standaard bewaarperiode	Datumveldnr. en -naam
405	Wijzigingslogbestandregel	Wijzigingslog Belangrijk: In geval van tabel 405 is in het bewaarbeleid het veld Toepassen op alle records standaard uitgeschakeld (en is subfiltering toegepast). De opschoning van grote tabellen waarop Toepassen op alle records is uitgeschakeld gaat echter te traag. Daarom is het voormalige opschoonrapport 11076423 weer beschikbaar gemaakt. Dit opschoonrapport wordt niet uitgevoerd als een actief bewaarbeleid aanwezig is waarbij het veld Toepassen op alle records is ingeschakeld. In dat geval worden de records namelijk opgeschoond via het bewaarbeleid. Zie ook Rapport Verwijder vervallen data en Sneltab Opschoning.	Meerdere	2000000001 SystemCreatedAt
474	Logitem taakwachtrij	Taakwachtrij	Zes maanden	5 End Date/Time
477	Rapportinbox		Niet van toepassing
710	Activiteitenlogbestand		Niet van toepassing
1530	Archief van werkstroomstapinstantie		Niet van toepassing
3905	Retention Policy Log Entry	Bewaarbeleid	Zes maanden	2000000001 SystemCreatedAt
5107	Verkoopkoparchief		Niet van toepassing
5109	Inkoopkoparchief		Niet van toepassing
5338	Integration Synch. Job Integratiesynchronisatietaak		Een maand	3 Finish Date/Time
5339	Integration Synch. Job Errors Fouten integratiesynchronisatietaken		Een maand	6 Date/Time
5395	Dataverse Entity Change Wijziging van Dataverse-entiteit		Een week	2000000001 SystemCreatedAt
8888	Postvak UIT	E-mail in BC	Zes maanden	2000000001 SystemCreatedAt
8889	Verzonden e-mail	E-mail in BC	Een jaar	7 Date Time Sent
11076096	MYS SMS History SMS Historie	CM Business Messaging t.b.v. sms	Zes maanden	40 Log Date Time
11076140	MYS E-mail/SMS Header	CM Business Messaging t.b.v. sms	Zes maanden	2000000001 SystemCreatedAt
11076171	MYS SETU Status Log	SETU	Zes maanden	11 Created On
11076226	MYS Hour Sheet Line Urenregel	Urenstaatregels Let op: Het verwijderen van lege urenregels (zonder aantal of bedrag) uit geboekte urenstaten is mogelijk via het rapport Dagelijkse bijwerkprocessen Mysolution, via het veld Lege urenregels verwijderen na boeken. Zie Veld Lege urenregels verwijderen na boeken. Dit verloopt niet meer via het bewaarbeleid vanwege performanceredenen.	Zes maanden	710 Hour Sheet To Date
11076258	MYS Modeling Actions Trgr Log Dagelijks logboek modelleringsacties	Modelleerbare acties	Een jaar	20 Date
11076278	MYS Default Work Type Standaardwerksoort	Decentraal beheerde werksoorten, zie ook Verlopen decentrale werksoorten opschonen	Vijf jaar	1020 End Date of Entity
11076288	MYS Plan Task Detail Logs Planningtaak logging	De planningmodule	Een jaar	60 Log DateTime
11076310	MYS PLN Bed Log	De planningmodule	Een jaar	60 Log DateTime
11076334	MYS Plan Task Day Planningtaak dag	De planningmodule	Drie jaar	30 Date
11076335	MYS Plan Task Detail Planningtaak detail	De planningmodule	Drie jaar	30 Date
11076339	MYS Plan Communication Header Planning communicatie	De planningmodule	Zes maanden	4 Date Created
11076356	MYS PLN Modification Log Modification Log	De planningmodule	Een jaar	2000000001 SystemCreatedAt
11076417	MYS Interface Log Koppelingsmeldingen	Alle koppelingen	Zes maanden	40 Log Date
11076426	MYS Hour Line Detail Approval Urenregel detail goedkeurings log	Accordering van urenregels	Vijf jaar	10 Hour Date
11076486	MYS SETU Log SETU-meldingen	SETU (exportmeldingen en importmeldingen)	Zes maanden	5 Time Stamp
11076578	MYS PortalTicketData	Als bij een aanmelding op de portal de optie Ingelogd blijven wordt aangevinkt, wordt de informatie die behoort bij de authenticatiecookie van de gebruiker opgeslagen in deze tabel Dit bewaarbeleid is standaard actief	Zes maanden
11095902	MYS Last Used Interaction Laatste uitgegeven interactienr.	Interacties en documenten	Drie maanden	2000000001 SystemCreatedAt
11095909	MYS Login Token	Portal	Zes maanden	60 Expires
11095942	MYS Work Item	Workflowtaken, inclusief gekoppelde items	Niet van toepassing
11095960	MYS Import Hours Header Import urenkop		Twee jaar	9 Date Last Import
11095972	MYS Conversation Gesprek	CM Business Messaging t.b.v. sms en WhatsApp	Zes maanden	90 Last Message Sent On
11095973	MYS Conversation Line Regel	CM Business Messaging t.b.v. sms en WhatsApp	Zes maanden	2000000001 SystemCreatedAt
11096093	MYS Status Log Entry Statuswijzigingslog	Alle statuswijzigingen Belangrijk: In geval van tabel 11096093 is in het bewaarbeleid het veld Toepassen op alle records standaard uitgeschakeld (en is subfiltering toegepast). De opschoning van grote tabellen waarop Toepassen op alle records is uitgeschakeld gaat echter te traag. Daarom is het voormalige opschoonrapport 11076425 weer beschikbaar gemaakt. Dit opschoonrapport wordt niet uitgevoerd als een actief bewaarbeleid aanwezig is waarbij het veld Toepassen op alle records is ingeschakeld. In dat geval worden de records namelijk opgeschoond via het bewaarbeleid. Zie ook Rapport Verwijder vervallen Statuswijzigingen en Sneltab Opschoning.	Meerdere	30 Log Date Time
11096116	MYS SETU Digipoort Log	SETU	Niet van toepassing
11096190	MYS Rates Project Resources Tarieven projectresources		Twee jaar	2000000003 SystemModifiedAt
11096225	MYS Wage and Rate Cache Loon en tarief cache	Berekende loon- en tariefgegevens op urenstaten en projectresources	Drie maanden	2000000001 SystemCreatedAt
11096271 [vanaf release 24.01.0900]	MYS Wage and Rate Archive	Gearchiveerde loon- en tariefregels Zie ook Pagina Archief loon en tarief
11096333	MYS Wage And Rate Log Loon- en tariefwijzigingen	SETU, en rapporten 11076498 en 11076499	Twee jaar	2000000001 SystemCreatedAt
11096341 [vanaf release 24.01.0900]	MYS C Price Agr. With Wage and	Prijsafspraakregels op de pagina Importeer prijsafspraken met loon en tarief Zie ook Pagina Importeer prijsafspraken met loon en tarief
11096459	MYS Modeling Action Log Modelleerbare actie log	Modelleerbare acties	Een jaar Belangrijk: Telemetry toont aan dat het opschonen van deze gegegevens lang kan duren. Daarom raden wij aan een bewaarperiode van een week in te stellen.	30 End Datetime
11096461	MYS Modeling Action Log lines Modelleerbare actie log regel	Modelleerbare acties	Niet van toepassing
11096468	MYS Modeling Action Error Log Modelleerbare actie foutmeldingen	Modelleerbare acties	Niet van toepassing
11096732	MYS Route Address Route-adres (cache)	Google Maps - adres caching	Drie maanden	200 Updated On
11096733	MYS Route Distance Route Afstand (Cache)	Google Maps - afstand caching	Drie maanden	50 Updated On
11269803	Arbeidsomvangperiode	Arbeidsomvangperioden	Vijf jaar
11269804	Uren per arbeidsomvangperiode	Arbeidsomvangperioden	Eén week

 

 

Knoppen op de actiebalk

Via de knoppen op de actiebalk kunt u diverse acties uitvoeren.

Start

Handmatig vereffenen

Via deze knop kunt u het ingestelde bewaarbeleid handmatig uitvoeren en gegevens opschonen.

Navigeren

	Bewaarperioden	Via deze knop opent u de pagina Bewaarperioden. Op die pagina geeft u perioden op waarvoor gegevens in de tabellen in een beleid moeten worden bewaard. De perioden bepalen hoe vaak gegevens worden verwijderd.
	Taakwachtrijposten	Via deze knop opent u de pagina Taakwachtrijposten. Zie ook Pagina Taakwachtrijposten.
	Logboek van bewaarbeleid	Via deze knop opent u de pagina Logposten van bewaarbeleid, waarin u activiteiten met betrekking tot bewaarbeleid kunt bekijken. Er worden bijvoorbeeld vermeldingen gemaakt wanneer een beleid wordt toegepast, of als er fouten zijn opgetreden toen dat gebeurde.

 

 

Zie ook

Microsoft Learn: Bewaarbeleid definiëren

Microsoft Learn: Tabelgegevens weergeven

Taakwachtrijposten in MSF

Rapport Verwijder vervallen data

Rapport Verwijder vervallen Statuswijzigingen