Rapport Opschonen privacygegevens van contactpersonen

In het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is het mogelijk om privacygevoelige gegevens bij contactpersonen op te schonen.

Via het rapport Opschonen privacygevoelige gegevens kunt u (via een testrun) controleren of er contactpersonen zijn die privacygevoelige gegevens hebben. Via deze pagina kunt u deze privacygevoelige gegevens ook verwijderen.

 

Rapport openen

U kunt deze rapportaanvraagpagina openen:

• via de zoekfunctie. Klik daartoe rechtsboven in het scherm op of druk op Alt+Q. Zoek op ops co en klik in het zoekresultaat op de betreffende hyperlink

• vanuit het onderdeel Mijn favorieten in het rolcentrum als daar het rapport 11076190 aan is gekoppeld. Zie ook Mijn favorieten bewerken.

Het is ook mogelijk om een taakwachtrijpost met dit rapport in te stellen. Zie ook Taakwachtrijposten instellen.

 

Voorwaarden

Er moeten een of meer gegevens als privacygevoelig zijn ingesteld. U kunt de volgende gegevens instellen als privacygevoelig:

• contactpersoonvelden
• documentsjablonen
• interacties
• kenmerken

 

Privacygevoelige velden

Vanuit de pagina Privacyinstellingen kunt u de pagina Contact privacygevoelige velden openen, waarin u kunt inrichten welke velden privacygevoelig zijn, als u daar rechten voor hebt. Zie Contact privacygevoelige velden.

 

Privacygevoelige foto

Op de pagina Contact privacygevoelige velden kunt u het veld Image (veldnr. 140) instellen instellen.

 

Privacygevoelige documenten

Op de pagina Documentsjablonen kunt u via het veld Privacygevoelig aangeven welke documenten privacygevoelig zijn.

 

Privacygevoelige interacties

Op de pagina Interactiesjablonen kunt u via het veld Privacygevoelig aangeven welke interacties privacygevoelig zijn.

 

Privacygevoelige kenmerken

Op de pagina Kenmerkdefinities kunt u via het veld Privacygevoelig aangeven welke kenmerken privacygevoelig zijn. Voor contactpersonen betreft dit kenmerken waarbij in het veld Gebruik bij contact de waarde Persoon is ingesteld. Zie ook Kenmerkdefinities en Privacygevoelig.

 

Rapport instellen en uitvoeren

 

Op de pagina Opschonen privacygevoelige gegevens geeft u aan welk type gegevens u wilt controleren/verwijderen. Activeer daartoe een of meer van de volgende opties:

• Verwijder privégegevens
• Verwijder foto
• Verwijder privacygevoelige documenten
• Verwijder privacygevoelige interacties
• Verwijder privacygevoelige kenmerken

 

Contactpersonen met een bepaald interactiesjabloon uitsluiten van opschoning

Wilt u contactpersonen uitsluiten die een bepaalde interactie na een bepaalde datum hebben, dan kunt u dat instellen via de velden:

• Interactiesjabloon
• Interactiesjabloon peildatumformule - In dit veld vult u een datumformule in, bijv 1W-1J (voor interacties van maximaal 1 jaar oud). Zie ook Datumformule. Dit veld is verplicht als u het rapport vanuit de taakwachtrijpost uitvoert.
  Zodra u de datumformule invult, wordt in het veld Interactiesjabloon peildatum automatisch de bijbehorende datum, afgeleid van de huidige datum berekend. In een taakwachtrijpost moeten beide velden (peildatumformule en peildatum) gevuld zijn.
• Interactiesjabloon peildatum

Als aan een contactpersoon een interactie met het ingestelde interactiesjabloon is gekoppeld met een aanmaakdatum ná de datum bij Interactiesjabloon peildatum, dan worden geen privacygevoelige gegevens opgeschoond.

 

Datumformule

Een datumformule is een korte, afgekorte combinatie van letters en cijfers op basis waarvan datums worden berekend. Als afkorting voor tijdsaanduidingen kunt u de volgende letters gebruiken:

D	Dag
W	Week
WD	Weekdagen
M	Maand
K	Kwartaal
J	Jaar

 

De datumformule kan maximaal 20 tekens bevatten (cijfers en letters).

 

 

Extra filters instellen

Het is verplicht om een of meer extra filters in te stellen in het kader Contactpersoon. Bijvoorbeeld op contactpersoonstatus, zodat alleen contactpersonen met een bepaalde status worden opgeschoond. Wilt u meerdere statussen of vestigingen instellen, plaats dan een | (sluisteken of pipe) tussen de statussen.

 

Standaardwaarden gebruiken uit

Zie Microsoft Learn: Standaardwaarden gebruiken: vooraf gedefinieerde instellingen.

 

Testrun

Standaard is de optie Testrun uitvoeren ingeschakeld. Dit houdt in dat het rapport alleen een controle uitvoert of de geselecteerde privacygevoelige gegevens aanwezig zijn. Is de optie Testrun uitvoeren niet ingeschakeld, dan zal het rapport daadwerkelijk de betreffende privacygevoelige gegevens VERWIJDEREN.

 

Rapport uitvoeren en resultaat

Voert u het rapport handmatig uit en klikt u op OK, dan opent een lijst in Excel met contactpersonen die voldoen aan de ingestelde filters. Dit bestand bevat de naam en het nummer van de contactpersonen en een Ja of een Nee in de kolommen:

• Verwijder veldwaardes
• Verwijder foto
• Verwijder Documenten
• Verwijder Interacties
• Verwijder kenmerken
• Opmerking - als de velden met betrekking tot interactiesjabloon zijn gevuld en de resource heeft een interactie met dit sjabloon en een aanmaakdatum ná de ingestelde datum, dan toont dit veld de melding dat de gegevens niet zijn opgeschoond. 

 

 

Zie ook

Taakwachtrijposten in Mysolution

Privacyinstellingen