Pagina Privacyinstellingen
Vanuit de pagina Privacyinstellingen kunt u inrichten welke velden privacygevoelig zijn en opvragen welke documenten en kenmerken privacygevoelig zijn, in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Privacygevoelige gegevens opschonen
Privacygevoelige gegevens van resources en contactpersonen kunnen worden opgeschoond via de volgende rapporten:
- het rapport Opschonen privacygegevens voor resources. Zie ook Rapport Opschonen privacygegevens voor resource.
- het rapport Opschonen privacygevoelige gegevens voor contactpersonen. Zie ook Opschonen privacygevoelige gegevens.
Op deze pagina kunt u ook instellen wat de standaard bewaartermijnen zijn voor privacygevoelige gegevens van resources.
Verwijderen in plaats van opschonen
In plaats van het opschonen van privacygevoelige gegevens is het ook mogelijk om resources of contactpersonen en hun gegevens te verwijderen. Dit geldt voor:
- resources die zich bij u hebben ingeschreven, maar die niet werkzaam voor u zijn geweest. Zie Verwijder resources.
- contactpersonen, zie Verwijder contactpersonen.
Bewaartermijnen bij resources
In geval van resources kunt u een standaard bewaartermijn instellen voor:
- resources die nooit een contract hebben gehad - zie Geen contract
- resources met een niet te verlonen contract - zie Niet te verlonen contract
- resource met een te verlonen contract - zie Te verlonen contract
- resources met een te verlonen contact die zichzelf hebben uitgeschreven en niet meer benaderd willen worden - zie Veld Te verlonen contract (uitgeschreven)
Per privacygevoelig document en/of interactie en per privacygevoelig veld kan worden afgeweken van deze standaard bewaartermijnen.
Veld Te verlonen contract (uitgeschreven)
Dit veld is van toepassing voor resources die een te verlonen contract hebben gehad, maar die zichzelf hebben uitgeschreven en niet meer benaderd willen worden. Bij deze resources is de optie Uitschrijven op de resourcekaart ingeschakeld.
In het veld Te verlonen contract (uitgeschreven) kunt u via een datumformule een standaard bewaartermijn voor privacygevoelige gegevens instellen voor resources die een te verlonen contract hebben gehad maar die zichzelf hebben uitgeschreven en niet meer benaderd willen worden.
Vanaf wanneer geldt de bewaartermijn?
Deze bewaartermijn geldt vanaf de einddatum van de laatst geboekte loonberekening (de datum in het veld Datum t/m). Heeft een resource geen geboekte loonberekeningen, dan geldt de bewaartermijn vanaf de einddatum van het laatste te verlonen contract.
Waar heeft de bewaartermijn betrekking op?
De bewaartermijn heeft betrekking op:
- privacygevoelige velden
- de resourcefoto
- privacygevoelige kenmerken
- privacygevoelige documenten
- privacygevoelige interacties
- privacygevoelige loongegevens
Opmerking: Voor resources die een te verlonen contract hebben (gehad) en die nog benaderd mogen worden is het veld Te verlonen contract van toepassing. Zie Veld Te verlonen contract.
Opschonen privacygevoelige gegevens
De bewaartermijn wordt gebruikt in het rapport Opschonen privacygegevens voor resource.
Draait u het opschoonrapport en is de bewaartermijn verstreken bij resources die een te verlonen contract hebben gehad en bij wie de optie Uitschrijven is ingeschakeld, dan worden de ingestelde privacygevoelige gegevens bij deze resources verwijderd. Zie ook Rapport Opschonen privacygegevens voor resource.
Datumformule
In dit veld vult u een datumformule in.
Een datumformule is een korte, afgekorte combinatie van letters en cijfers op basis waarvan datums worden berekend. Als afkorting voor tijdsaanduidingen kunt u de volgende letters gebruiken:
| D | Dag |
| W | Week |
| WD | Weekdagen |
| M | Maand |
| K | Kwartaal |
| J | Jaar |
De datumformule kan maximaal 20 tekens bevatten (cijfers en letters).
Voorbeeld: 1W staat voor 1 week en 6M voor 6 maanden
Opmerking: In alle datumformulevelden wordt automatisch 1 dag opgenomen om ervoor te zorgen dat de huidige dag wordt gebruikt als begindatum van de periode. Als u bijvoorbeeld 1W invoert, zal de periode in feite 8 dagen bestrijken omdat vandaag ook is opgenomen. Als u een periode van 7 dagen (exact 1 week) wilt opgeven, inclusief de begindatum van de periode, moet u 6D of 1W-1D opgeven.
Voor deze resources zet u velden, documenten en interacties waarin contactgegevens opgenomen zijn op een bewaartermijn van nul dagen (0D). Denk aan bijvoorbeeld aan velden voor telefoonnummers en e-mailadressen. Dat zorgt ervoor dat voor actief uitgeschreven resources die velden, documenten en interacties direct kunnen worden opgeschoond.
Afwijkende bewaartermijnen
Het is mogelijk af te wijken van de standaard bewaartermijn voor resources die een te verlonen contract hebben gehad en bij wie de optie Uitschrijven is ingeschakeld. Dat kan per:
- privacygevoelig veld, zie Veld Bewaartermijn te verlonen contract (uitgeschreven)
- privacygevoelig document, zie Veld Bewaartermijn te verlonen contract (uitgeschreven)
- privacygevoelige interactie, zie Veld Bewaartermijn te verlonen contract (uitgeschreven)
Voor de resourcefoto geldt: u kunt op de pagina Resource privacygevoelige velden het veld Image (veldnr. 140) instellen en daarbij afwijken van de standaard bewaartermijn voor resources die een te verlonen contract hebben gehad en bij wie de optie Uitschrijven is ingeschakeld. Is het veld Image niet ingesteld op de pagina Resource privacygevoelige velden, dan geldt de standaard bewaartermijn uit het veld Te verlonen contract (uitgeschreven) op de pagina Privacyinstellingen.
Zie ook
Knoppen op de actiebalk
Via de knoppen op de actiebalk kunt u diverse acties uitvoeren. Onderstaand overzicht zal nog verder worden aangevuld. Knoppen die meerdere keren voorkomen, staan maar 1 keer vermeld.
Privacy
|
Resource privacygevoelige velden |
Via deze knop opent u de pagina Resource privacygevoelige velden. Op deze pagina kunt u vastleggen welke resourcevelden privacygevoelig zijn. Zie Resource privacygevoelige velden. Per privacygevoelig veld kunt u afwijkende bewaartermijnen instellen via de velden:
|
|
|
Contact privacygevoelige velden | Via deze knop opent u de pagina Contact privacygevoelige velden. Op deze pagina kunt u vastleggen welke contactpersoonvelden privacygevoelig zijn. Zie Contact privacygevoelige velden. |
|
Privacygevoelige documenten |
Via deze knop opent u de pagina Documentsjablonen waarin een filter is ingesteld zodat alleen de privacygevoelige documentsjablonen worden getoond. Dit betreft de documentsjablonen waarin de optie Privacygevoelig is ingeschakeld. Zie ook Privacygevoelig. Per privacygevoelig documentsjabloon kunt u afwijkende bewaartermijnen instellen via de velden:
|
|
Privacygevoelige kenmerken |
Via deze knop opent u de pagina Kenmerkdefinities waarin een filter is ingesteld zodat alleen de privacygevoelige kenmerken worden getoond. Dit betreft de kenmerken waarin de optie Privacygevoelig is aangevinkt. Zie ook Kenmerkdefinities en Privacygevoelig. |
|
|
Privacygevoelige interacties |
Via deze knop opent u de pagina Interactiesjablonen (Mysolution) waarin een filter is ingesteld zodat alleen de privacygevoelige interactiesjablonen worden getoond. Dit betreft de interactiesjablonen waarin de optie Privacygevoelig is aangevinkt. Zie ook Privacygevoelig. Per privacygevoelig interactiesjabloon kunt u afwijkende bewaartermijnen instellen via de velden:
|
|
|
Privacygevoelige loongegevens | Via deze knop opent u de pagina Loongegevenssoorten waarin een filter is ingesteld zodat alleen de privacygevoelige loongegevenssoorten worden getoond. Dit betreft de loongegevenssoorten waarin de optie Privacygevoelig is aangevinkt. Zie ook Veld Privacygevoelig. |
Tip: Meer informatie over het navigeren in de gebruikersinterface vindt u in Werken met Business Central. Zie Pagina's en informatie zoeken met Vertel me voor meer informatie over het zoeken naar pagina's, acties en rapporten.
Zie ook