Pagina Resource privacygevoelige velden

Op de pagina Resource privacygevoelige velden kunt u instellen welke resourcevelden privacygevoelig zijn, in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming.

Het instellen van privacygevoelige velden is van belang:

  • om te voorkomen dat deze velden kunnen worden ingevoerd bij resources. Zie Invoer blokkeren.
  • om invoer in deze velden op te kunnen schonen via het rapport Opschonen privacygegevens. Zie Bewaartermijnen.

 

Pagina openen

U opent deze pagina vanuit de pagina Privacyinstellingen, via de knop Resource privacygevoelige velden.

 

Invoer blokkeren

Een privacygevoelig veld kan niet worden ingevuld als:

  • de resource een status heeft waarin de optie Blokkeer vastleggen privégegevens is aangevinkt, en
  • op de pagina Resource privacygevoelige velden bij het veld de optie Blokkeer bij status is aangevinkt. Zie ook Blokkeer bij status.

Als de resource een status heeft waarin de optie Blokkeer vastleggen privégegevens is aangevinkt, dan worden velden waarbij Blokkeer bij status is aangevinkt read-only getoond.

 

Bewaartermijnen

Op de pagina Privacyinstellingen kunt u een standaard bewaartermijn instellen voor:

 

De bewaartermijn is van belang voor het opschonen van privacygevoelige gegevens en wordt gebruikt in het rapport Opschonen privacygegevens voor resource. Per privacygevoelig veld kan worden afgeweken van deze standaard bewaartermijnen, via de velden:

  • Op de pagina Privacyinstellingen kan in het veld Geen contract een standaard bewaartermijn worden ingesteld voor resources die nooit een contract hebben gehad. Per privacygevoelig veld kunt u afwijken van deze standaard bewaartermijn, via het veld Bewaartermijn geen contract. De bewaartermijn geldt vanaf de aanmaakdatum van de resource.

    Laat u het veld Bewaartermijn geen contract leeg, dan geldt de standaard bewaartermijn in het veld Geen contract van de pagina Privacyinstellingen.

     

    Opschonen privacygevoelige gegevens

    De bewaartermijn wordt gebruikt in het rapport Opschonen privacygegevens voor resource.

    Draait u het opschoonrapport waarin de optie Verwijderen privégegevens is ingeschakeld en is de bewaartermijn verstreken bij resources die geen contract hebben gehad, dan wordt de inhoud van het ingestelde privacygevoelige veld bij deze resources verwijderd. Zie ook Rapport Opschonen privacygegevens voor resource.

     

    Datumformule

    In dit veld vult u een datumformule in.

    Een datumformule is een korte, afgekorte combinatie van letters en cijfers op basis waarvan datums worden berekend. Als afkorting voor tijdsaanduidingen kunt u de volgende letters gebruiken:

    D Dag
    W Week
    WD Weekdagen
    M Maand
    K Kwartaal
    J Jaar

     

    De datumformule kan maximaal 20 tekens bevatten (cijfers en letters).

    Voorbeeld: 1W staat voor 1 week en 6M voor 6 maanden

    Opmerking: In alle datumformulevelden wordt automatisch 1 dag opgenomen om ervoor te zorgen dat de huidige dag wordt gebruikt als begindatum van de periode. Als u bijvoorbeeld 1W invoert, zal de periode in feite 8 dagen bestrijken omdat vandaag ook is opgenomen. Als u een periode van 7 dagen (exact 1 week) wilt opgeven, inclusief de begindatum van de periode, moet u 6D of 1W-1D opgeven.

     

  • Op de pagina Privacyinstellingen kan in het veld Niet te verlonen contract een standaard bewaartermijn worden ingesteld voor resources die een niet te verlonen contract hebben gehad. Per privacygevoelig veld kunt u afwijken van deze standaard bewaartermijn, via het veld Bewaartermijn niet te verlonen contract op de pagina Resource privacygevoelige velden. Deze bewaartermijn geldt vanaf de einddatum van het laatste niet te verlonen contract van de resource.

    Laat u het veld Bewaartermijn niet te verlonen contract leeg, dan geldt de standaard bewaartermijn in het veld Niet te verlonen contract van de pagina Privacyinstellingen.

     

    Opschonen privacygevoelige gegevens

    De bewaartermijn wordt gebruikt in het rapport Opschonen privacygegevens voor resource.

    Draait u het opschoonrapport waarin de optie Verwijderen privégegevens is ingeschakeld en is de bewaartermijn verstreken bij resources die een niet te verlonen contract hebben gehad, dan wordt de inhoud van het ingestelde privacygevoelige veld bij deze resources verwijderd. Zie ook Rapport Opschonen privacygegevens voor resource.

     

    Datumformule

    In dit veld vult u een datumformule in.

    Een datumformule is een korte, afgekorte combinatie van letters en cijfers op basis waarvan datums worden berekend. Als afkorting voor tijdsaanduidingen kunt u de volgende letters gebruiken:

    D Dag
    W Week
    WD Weekdagen
    M Maand
    K Kwartaal
    J Jaar

     

    De datumformule kan maximaal 20 tekens bevatten (cijfers en letters).

    Voorbeeld: 1W staat voor 1 week en 6M voor 6 maanden

    Opmerking: In alle datumformulevelden wordt automatisch 1 dag opgenomen om ervoor te zorgen dat de huidige dag wordt gebruikt als begindatum van de periode. Als u bijvoorbeeld 1W invoert, zal de periode in feite 8 dagen bestrijken omdat vandaag ook is opgenomen. Als u een periode van 7 dagen (exact 1 week) wilt opgeven, inclusief de begindatum van de periode, moet u 6D of 1W-1D opgeven.

     

  • Op de pagina Privacyinstellingen kan in het veld Te verlonen contract een standaard bewaartermijn worden ingesteld voor resources die een te verlonen contract hebben gehad. Per privacygevoelig veld kunt u afwijken van deze standaard bewaartermijn, via het veld Bewaartermijn te verlonen contract. De bewaartermijn geldt vanaf de einddatum van de laatst geboekte loonberekening (de datum in het veld Datum t/m). Heeft een resource geen geboekte loonberekeningen, dan geldt de bewaartermijn vanaf de einddatum van het laatste te verlonen contract.

    Laat u het veld Bewaartermijn te verlonen contract leeg, dan geldt de standaard bewaartermijn in het veld Te verlonen contract van de pagina Privacyinstellingen.

     

    Opschonen privacygevoelige gegevens

    De bewaartermijn wordt gebruikt in het rapport Opschonen privacygegevens voor resource.

    Draait u het opschoonrapport waarin de optie Verwijderen privégegevens is ingeschakeld en is bij resources die een te verlonen contract hebben gehad de bewaartermijn verstreken, dan wordt de inhoud van het ingestelde privacygevoelige veld bij deze resources verwijderd. Zie ook Rapport Opschonen privacygegevens voor resource.

     

    Datumformule

    In dit veld vult u een datumformule in.

    Een datumformule is een korte, afgekorte combinatie van letters en cijfers op basis waarvan datums worden berekend. Als afkorting voor tijdsaanduidingen kunt u de volgende letters gebruiken:

    D Dag
    W Week
    WD Weekdagen
    M Maand
    K Kwartaal
    J Jaar

     

    De datumformule kan maximaal 20 tekens bevatten (cijfers en letters).

    Voorbeeld: 1W staat voor 1 week en 6M voor 6 maanden

    Opmerking: In alle datumformulevelden wordt automatisch 1 dag opgenomen om ervoor te zorgen dat de huidige dag wordt gebruikt als begindatum van de periode. Als u bijvoorbeeld 1W invoert, zal de periode in feite 8 dagen bestrijken omdat vandaag ook is opgenomen. Als u een periode van 7 dagen (exact 1 week) wilt opgeven, inclusief de begindatum van de periode, moet u 6D of 1W-1D opgeven.

     

  • Op de pagina Privacyinstellingen kan in het veld Te verlonen contract (uitgeschreven) een standaard bewaartermijn worden ingesteld voor resources die een te verlonen contract hebben gehad maar die zichzelf hebben uitgeschreven en niet meer benaderd willen worden. Bij deze resources is de optie Uitschrijven op de resourcekaart ingeschakeld.

    Per privacygevoelig veld kunt u afwijken van deze standaard bewaartermijn, via het veld Bewaartermijn te verlonen contract (uitgeschreven). De bewaartermijn geldt vanaf de einddatum van de laatst geboekte loonberekening (de datum in het veld Datum t/m). Heeft een resource geen geboekte loonberekeningen, dan geldt de bewaartermijn vanaf de einddatum van het laatste te verlonen contract.

    Zet velden waarin contactgegevens opgenomen zijn op een bewaartermijn van nul dagen (0D). Denk aan bijvoorbeeld aan velden voor telefoonnummers en e-mailadressen. Dat zorgt ervoor dat voor actief uitgeschreven resources die velden direct kunnen worden opgeschoond.

    Laat u het veld Bewaartermijn te verlonen contract leeg, dan geldt de standaard bewaartermijn in het veld Te verlonen contract (uitgeschreven) van de pagina Privacyinstellingen.

     

    Opschonen privacygevoelige gegevens

    De bewaartermijn wordt gebruikt in het rapport Opschonen privacygegevens voor resource.

    Draait u het opschoonrapport waarin de optie Verwijderen privégegevens is ingeschakeld en is de bewaartermijn verstreken bij resources die een te verlonen contract hebben gehad, dan wordt de inhoud van het ingestelde privacygevoelige veld bij deze resources verwijderd. Zie ook Rapport Opschonen privacygegevens voor resource.

     

    Datumformule

    In dit veld vult u een datumformule in.

    Een datumformule is een korte, afgekorte combinatie van letters en cijfers op basis waarvan datums worden berekend. Als afkorting voor tijdsaanduidingen kunt u de volgende letters gebruiken:

    D Dag
    W Week
    WD Weekdagen
    M Maand
    K Kwartaal
    J Jaar

     

    De datumformule kan maximaal 20 tekens bevatten (cijfers en letters).

    Voorbeeld: 1W staat voor 1 week en 6M voor 6 maanden

    Opmerking: In alle datumformulevelden wordt automatisch 1 dag opgenomen om ervoor te zorgen dat de huidige dag wordt gebruikt als begindatum van de periode. Als u bijvoorbeeld 1W invoert, zal de periode in feite 8 dagen bestrijken omdat vandaag ook is opgenomen. Als u een periode van 7 dagen (exact 1 week) wilt opgeven, inclusief de begindatum van de periode, moet u 6D of 1W-1D opgeven.

     

 

Bankrekeningnr. / IBAN

Als u gebruikmaakt van de Mysolution loonmodule geldt: het is niet mogelijk om het veld IBAN betalingsgegevens (veld 20 uit tabel 11096716) in te stellen op deze pagina. U kunt wel het veld Bankrekeningnr. / IBAN gevuld (veldnr. 11076332) instellen. Als de resource een privacygevoelige status heeft, is het dan niet mogelijk om het veld IBAN te vullen op de pagina's Resource betalingsgegevens, Gevolmachtigde en Resource loonbeslagen.

 

Opschonen

Bij gebruik van de Mysolution loonmodule geldt: als Bankrekeningnr. / IBAN gevuld (veldnr. 11076332) als privacygevoelig gegeven is ingesteld en u draait het rapport met de optie Verwijder privégegevens ingeschakeld, dan worden alle gegevens in de volgende pagina's van de resource verwijderd:

  • Resource betalingsgegevens

  • Gevolmachtigde

  • Resource loonbeslagen

Is er een leverancierskaart voor de resource met een of meer bankrekeningen leveranciers, dan wordt het veld IBAN (of Bankrekeningnr. in geval van een buitenlandse bankrekening zonder IBAN) in die bankrekening(en) leverancier leeggemaakt.

 

Zie ook

Resource betalingsgegevens

Resource loonbeslagen

Pagina Gevolmachtigde

 

Adresgegevens

Als het veld Straat, Huisnr. en/of Huisnr. toevoeging als privacygevoelig is ingesteld, en u draait het rapport met de optie Verwijder privégegevens ingeschakeld, dan worden de gegevens uit de volgende adresvelden verwijderd (bij resources bij wie de betreffende bewaartermijn is verstreken):

  • Straat

  • Huisnr.

  • Huisnr. toevoeging

  • Land

 

De postcode en plaats blijven in dit geval staan. Zijn op de pagina Resource alt. adressen meerdere adressen bij de resource vastgelegd, dan worden de gegevens uit bovenstaande 4 velden van al deze adressen verwijderd.

Als u echter een ander adresveld, bijvoorbeeld Postcode, als privacygevoelig veld instelt, worden alle de gegevens uit alle adresvelden verwijderd. Zijn op de pagina Resource alt. adressen meerdere adressen bij de resource vastgelegd, dan worden al deze adressen verwijderd.

Zie ook Pagina Resource alt. adressen.

 

Velden met vaste keuzelijst waarin altijd een waarde is ingevuld

Velden met een vaste keuzelijst waarin altijd een waarde is ingevuld kunt u als privacygevoelig veld instellen. Voorbeelden zijn: Voorkeur naamgebruik en Afdrukmethode loonstrook. Als de resource een privacygevoelige status heeft en de optie Blokkeer bij status is aangevinkt, kunt u zo'n veld niet wijzigen. Via het opschoonrapport kan het gegeven echter niet verwijderd worden, aangezien er geen lege waarde mogelijk is in dit soort velden. 

 

Aanvinkopties/booleans

Velden die u kunt aan- of uitvinken of kunt activeren of deactiveren kunt u als privacygevoelig veld instellen. Voorbeelden zijn: Mag mailing ontvangen en Arbeidsgehandicapt. Als de resource een privacygevoelige status heeft en de optie Blokkeer bij status is aangevinkt, kunt u zo'n veld niet wijzigen. Via het opschoonrapport wordt een aangevinkte/geactiveerde optie uitgevinkt/gedeactiveerd.

 

Opzoekwaarde

Velden waar een achter het veld staat om de waarde aan te passen, zoals Vestiging, kunt u als privacygevoelig veld instellen. Als de resource een privacygevoelige status heeft en de optie Blokkeer bij status is aangevinkt, is niet zichtbaar.

 

Resourcefoto

Voor het opschoonrapport wordt de resourcefoto standaard als privacygevoelig beschouwd. U kunt op de pagina Resource privacygevoelige velden het veld Image (veldnr. 140) instellen en daarbij een of meer afwijkende bewaartermijnen instellen. Is dit veld niet ingesteld op de pagina Resource privacygevoelige velden, dan gelden de standaard bewaartermijnen uit de pagina Privacyinstellingen.

Wilt u voorkomen dat een foto wordt toegevoegd aan een resourcekaart als de resource een bepaalde status heeft, dan kunt u dat op 2 manieren instellen:

  • de optie Blokkeer toevoegen foto instellen bij de betreffende status(sen), of

  • het veld Image (veldnr. 140) toevoegen aan de pagina Resource privacygevoelige velden toevoegen met de optie Blokkeer bij status aangevinkt. En daarnaast de optie Blokkeer vastleggen privégegevens bij de betreffende status(sen) aanvinken.

 

Tip: Meer informatie over het navigeren in de gebruikersinterface vindt u in Werken met Business Central. Zie Pagina's en informatie zoeken met Vertel me voor meer informatie over het zoeken naar pagina's, acties en rapporten.

 

Zie ook

Privacyinstellingen

Opschonen privacygegevens

Blokkeer vastleggen privégegevens

Blokkeer bij status

Blokkeer toevoegen foto