Rapport Opschonen privacygegevens voor resource

In het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming is het mogelijk om privacygevoelige gegevens bij resources op te schonen.

Via het rapport Opschonen privacygegevens voor resource (rapport 11076224) kunt u met een testrun controleren of er resources zijn die privacygevoelige gegevens hebben waarvan de bewaartermijn is verstreken. Vervolgens kunt u via dit rapport deze privacygevoelige gegevens ook verwijderen.

Opmerking: Voor resources die zich bij u hebben ingeschreven, maar die niet werkzaam voor u zijn geweest, is het ook mogelijk om die resources te verwijderen. Zie Rapport Verwijder resources.

 

Rapport uitvoeren

U kunt dit rapport:

  • openen via de zoekfunctie. Klik daartoe rechtsboven in het scherm op of druk op Alt+Q. Zoek op ops res en klik in het zoekresultaat op de betreffende hyperlink

  • openen vanuit het onderdeel Mijn favorieten in het rolcentrum als daar het rapport 11076224 aan is gekoppeld. Zie ook Mijn favorieten bewerken.

  • automatisch uitvoeren via een taakwachtrijpost. In de taakwachtrij kunt u bepaalde taken plannen. Deze stelt u in als taakwachtrijpost. Ze worden dan op een door u gekozen tijdstip automatisch uitgevoerd. Stel de taakwachtrijpost in het centrale bedrijf in. Maak een taakwachtrijpost met rapport 11076224, klik op de actiebalk op de knop Rapportaanvraagpagina en stel de pagina Opschonen privacygegevens voor resource in. Zie ook Taakwachtrijposten instellen.

 

Voorwaarden

U kunt dit rapport alleen uitvoeren als op de pagina Privacyinstellingen de volgende velden zijn gevuld in de sneltab Bewaartermijnen:

  • Geen contract - Dit betreft de standaard bewaartermijn voor resources die nooit een contract hebben gehad. Zie ook Geen contract.
  • Niet te verlonen contract - Dit betreft de standaard bewaartermijn voor resources die een niet te verlonen contract hebben gehad. Zie ook Niet te verlonen contract.
  • Te verlonen contract - Dit betreft de standaard bewaartermijn voor resources die een te verlonen contract hebben (gehad). Zie ook Te verlonen contract.
  • Te verlonen contract (uitgeschreven) - Dit betreft de standaard bewaartermijn voor resources die een te verlonen contract hebben gehad, maar die zichzelf hebben uitgeschreven en niet meer benaderd willen worden. Zie ook Veld Te verlonen contract (uitgeschreven).

 

Wel of niet afwijken van standaard bewaartermijnen

Er kan worden afgeweken van deze standaard bewaartermijnen:

  • per privacygevoelig veld
  • voor de resourcefoto
  • per privacygevoelig document
  • per privacygevoelige interactie

 

Er kan niet worden afgeweken van de standaard bewaartermijnen voor:

  • privacygevoelige kenmerken
  • privacygevoelige loongegevens

 

Privacygevoelige gegevens inrichten

Er moeten een of meer gegevens als privacygevoelig zijn ingesteld. U kunt de volgende gegevens instellen als privacygevoelig:

  • resourcevelden
  • documentsjablonen
  • kenmerken
  • interacties
  • loongegevens

Als u het opschoonrapport draait, worden de ingestelde privacygevoelige gegevens bij een resource alleen verwijderd als de betreffende bewaartermijn is verstreken.

 

Privacygevoelige velden

Vanuit de pagina Privacyinstellingen kunt u de pagina Resource privacygevoelige velden openen, waarin u kunt inrichten welke velden privacygevoelig zijn, als u daar rechten voor hebt. Per privacygevoelig veld kunt u afwijken van de standaard bewaartermijnen. Zie ook Pagina Resource privacygevoelige velden.

 

Privacygevoelige foto

De resourcefoto is standaard privacygevoelig. Op de pagina Resource privacygevoelige velden kunt u het veld Image (veldnr. 140) instellen en daarbij een of meer afwijkende bewaartermijnen instellen. Is dit veld niet ingesteld op de pagina Resource privacygevoelige velden, dan gelden de standaard bewaartermijnen uit de pagina Privacyinstellingen.

Opmerking: Hoewel u de afwijkende bewaartermijnen voor de foto instelt op de pagina Resource privacygevoelige velden, moet in het opschoonrapport de optie Verwijder foto zijn ingeschakeld om de foto te verwijderen. Als alleen de optie Verwijder privégegevens is ingeschakeld, wordt de foto niet verwijderd.

 

Privacygevoelige documenten

Op de pagina Documentsjablonen kunt u via het veld Privacygevoelig aangeven welke documenten privacygevoelig zijn. Per documentsjabloon kunt u afwijken van de standaard bewaartermijnen, via de velden:

 

Privacygevoelige kenmerken

Op de pagina Kenmerkdefinities kunt u via het veld Privacygevoelig aangeven welke kenmerken privacygevoelig zijn. Zie ook Kenmerkdefinities en Privacygevoelig.

 

Privacygevoelige interacties

Op de pagina Interactiesjablonen kunt u via het veld Privacygevoelig aangeven welke interacties privacygevoelig zijn. Per interactiesjabloon kunt u afwijken van de standaard bewaartermijnen, via de velden:

 

Privacygevoelige loongegegens

Op de pagina Loongegevenssoorten kunt u via het veld Privacygevoelig aangeven welke loongegevens privacygevoelig zijn. Zie ook Privacygevoelig.

 

Rapport instellen

Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:

Op de rapportaanvraagpagina Opschonen privacygegevens voor resource geeft u aan welk type gegevens u wilt controleren/verwijderen. Schakel daartoe een of meer van de volgende opties in:

  • Verwijder privégegevens
  • Verwijder foto
  • Verwijder privacygevoelige documenten
  • Verwijder privacygevoelige kenmerken
  • Verwijder privacygevoelige interacties
  • Verwijder privacygevoelige loongegevens

 

Standaardwaarden gebruiken uit

Zie Microsoft Learn: Standaardwaarden gebruiken: vooraf gedefinieerde instellingen.

 

Resources met een bepaald interactiesjabloon uitsluiten van opschoning

Wilt u resources uitsluiten die een bepaalde interactie ná een bepaalde datum hebben, dan kunt u dat instellen via de velden:

  • Interactiesjabloon
  • Interactiesjabloon peildatumformule - In dit veld vult u een datumformule in. Bijvoorbeeld 1W-1J voor interacties van maximaal 1 jaar oud. Zie ook Datumformule. Dit veld (of het veld Interactiesjabloon peildatum) is verplicht als u het rapport vanuit de taakwachtrijpost uitvoert.
    Zodra u de datumformule invult, wordt in het veld Interactiesjabloon peildatum automatisch de bijbehorende datum, afgeleid van de huidige datum berekend. In een taakwachtrijpost moeten beide velden (peildatumformule en peildatum) gevuld zijn.
  • Interactiesjabloon peildatum - In plaats van een datumformule kunt u ook handmatig een datum instellen.

Als aan een resource een interactie met het ingestelde interactiesjabloon is gekoppeld met een aanmaakdatum ná de datum bij Interactiesjabloon peildatum, dan worden privacygevoelige gegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken niet opgeschoond.

 

Datumformule

Een datumformule is een korte, afgekorte combinatie van letters en cijfers op basis waarvan datums worden berekend. Als afkorting voor tijdsaanduidingen kunt u de volgende letters gebruiken:

D Dag
W Week
WD Weekdagen
M Maand
K Kwartaal
J Jaar

 

De datumformule kan maximaal 20 tekens bevatten (cijfers en letters).

Voorbeeld: 1W staat voor 1 week en 6M voor 6 maanden

Opmerking: In alle datumformulevelden wordt automatisch 1 dag opgenomen om ervoor te zorgen dat de huidige dag wordt gebruikt als begindatum van de periode. Als u bijvoorbeeld 1W invoert, zal de periode in feite 8 dagen bestrijken omdat vandaag ook is opgenomen. Als u een periode van 7 dagen (exact 1 week) wilt opgeven, inclusief de begindatum van de periode, moet u 6D of 1W-1D opgeven.

 

Extra filters instellen

Het is mogelijk om een of meer extra filters in te stellen in het kader Resource. Bijvoorbeeld op resourcestatus of vestiging, zodat alleen resources met een bepaalde status of vestiging worden opgeschoond. Wilt u meerdere statussen of vestigingen instellen, plaats dan een | (sluisteken of pipe) tussen de statussen/vestigingen.

 

Veld Testrun uitvoeren

Standaard is de optie Testrun uitvoeren ingeschakeld. Dit houdt in dat het rapport alleen een controle uitvoert of de geselecteerde privacygevoelige gegevens aanwezig zijn. Is de optie Testrun uitvoeren niet ingeschakeld, dan zal het rapport daadwerkelijk de betreffende privacygevoelige gegevens VERWIJDEREN.

Belangrijk: Gebruikt u een taakwachtrijpost, dan is de testrun niet van toepassing.

Voer altijd eerst een testrun uit en bepaal aan de hand van de gevonden privacygevoelige gegevens of u het rapport nogmaals wilt uitvoeren om de gegevens te verwijderen.

 

Veld Server pad

Via dit rapport kan een overzicht in Excel worden aangemaakt met alle resources die voldoen aan de ingestelde filters. Het is mogelijk om dat Excel-bestand op te slaan. Vul daartoe in het veld Server pad het pad op de server of op SharePoint waar u de Excel-bestanden wilt opslaan.

Let op: Gebruikt u SharePoint Online, vul dan het pad in vanaf de hoofdmap. Dat betreft de map in het veld SharePoint Map op de pagina SharePoint-instellingen (Mysolution). Zie ook Pagina SharePoint-instellingen (Mysolution).

 

In de bestandsnaam van elk bestand wordt de datum en het tijdstip van opslaan vermeld.

Voert u dit rapport via een taakwachtrijpost uit, dan is het aan te raden om een serverpad in te stellen. Doet u dat niet en laat u het veld Server pad leeg, dan wordt namelijk geen Excel-bestand aangemaakt.

Let op: Als u dit rapport handmatig uitvoert en het veld Server pad leeg laat, opent een overzicht in Excel met alle resources die voldoen aan de ingestelde filters. Voert u dit rapport handmatig uit terwijl het serverpad is gevuld, dan wordt geen Excel-bestand geopend.

 

Het Excel-bestand bevat de resources die privacygevoelige informatie hebben/hadden waarvan de bewaartermijn is verstreken. Het bestand bevat de naam en het nummer van de resource(s) en een Ja of een Nee in de kolommen:

  • Privégegevens verwijderd
  • Foto verwijderd
  • Privédocumenten verwijderd
  • Privékenmerken verwijderd
  • Privé interacties verwijderd
  • Privé loongegevens verwijderd

 

Voert u het rapport handmatig uit en zijn er geen privacygevoelige gegevens gevonden waarvan de bewaartermijn is verstreken, dan krijgt u een melding.

 

Opmerkingen bij het opschonen van gegevens

Adresgegevens

Als het veld Straat, Huisnr. en/of Huisnr. toevoeging als privacygevoelig is ingesteld, en u draait het rapport met de optie Verwijder privégegevens ingeschakeld, dan worden de gegevens uit de volgende adresvelden verwijderd (bij resources bij wie de betreffende bewaartermijn is verstreken):

  • Straat

  • Huisnr.

  • Huisnr. toevoeging

  • Land

 

De postcode en plaats blijven in dit geval staan. Zijn op de pagina Resource alt. adressen meerdere adressen bij de resource vastgelegd, dan worden de gegevens uit bovenstaande 4 velden van al deze adressen verwijderd.

Als u echter een ander adresveld, bijvoorbeeld Postcode, als privacygevoelig veld instelt, worden alle de gegevens uit alle adresvelden verwijderd. Zijn op de pagina Resource alt. adressen meerdere adressen bij de resource vastgelegd, dan worden al deze adressen verwijderd.

 

Bankrekeningnr. / IBAN

Bij gebruik van de Mysolution loonmodule geldt: als Bankrekeningnr. / IBAN gevuld (veldnr. 11076332) als privacygevoelig gegeven is ingesteld en u draait het rapport met de optie Verwijder privégegevens ingeschakeld, dan worden alle gegevens in de volgende pagina's van de resource verwijderd:

  • Resource betalingsgegevens

  • Gevolmachtigde

  • Resource loonbeslagen

Is er een leverancierskaart voor de resource met een of meer bankrekeningen leveranciers, dan wordt het veld IBAN (of Bankrekeningnr. in geval van een buitenlandse bankrekening zonder IBAN) in die bankrekening(en) leverancier leeggemaakt.

Zie ook

Resource betalingsgegevens

Resource loonbeslagen

Pagina Gevolmachtigde

Veld Bankrekeningcode van voorkeur

 

Velden met vaste keuzelijst waarin altijd een waarde is ingevuld

Velden met een vaste keuzelijst waarin altijd een waarde is ingevuld kunt u als privacygevoelig veld instellen. Voorbeelden zijn: Voorkeur naamgebruik en Afdrukmethode loonstrook. Via het opschoonrapport kan het gegeven echter niet verwijderd worden, aangezien er geen lege waarde mogelijk is in dit soort velden. 

 

Inschakelopties/booleans

Velden die u kunt in- of uit kunt schakelen kunt u als privacygevoelig veld instellen. Voorbeelden zijn: Mailing en Arbeidsgehandicapt. Via het opschoonrapport wordt een ingeschakelde optie uitgeschakeld.

 

Zie ook

Verwijder resources

Taakwachtrijposten in Mysolution

Privacyinstellingen

Resourcestatus

Resource privacygevoelige velden

Documentsjablonen

Sneltab Accordering, geldigheid en privacy

Pagina Interactiesjablonen (Mysolution)

Privacygevoelig

Veld Interactiesjabloon loonstrook

Veld Interactiesjabloon loonstrook met loonbeslag

Veld Interactiesjabloon jaaropgave

Kenmerkdefinities

Privacygevoelig

Resource alt. adressen

Microsoft Learn: Datumformules gebruiken