Stap Datum en project
Standaard hoeft de resource alleen een datum in te voeren en, indien van toepassing, een keuze te maken voor een bedrijfseenheid en een project.
Het is mogelijk om meerdere declaraties tegelijk in te voeren. Dat kan handig zijn bij declaraties die vaker voorkomen, bijvoorbeeld in geval van woon-werkverkeer of een thuiswerkvergoeding. In dat geval kiest de resource bij Herhalen op andere dagen voor Ja.
De resource kan dan door naar de stap Herhalen op andere dagen. Zie Stap Herhalen op andere dagen.
Blijft Herhalen op andere dagen op Nee staan (de standaardwaarde), dan kan de resource door naar de volgende stap. Dit kan een van de volgende stappen zijn:
- Declaratiesoort, zie Stap Declaratiesoort
- Route, zie Stap Route
- Declaratie indienen, zie Stap Declaratie indienen
Stap Herhalen op andere dagen
In deze stap is het veld Volgens een vast patroon standaard ingesteld op Nee. In dat geval kan de resource een of (via 
) meerdere datums toevoegen.
Volgens een vast patroon = Ja
Kiest de resource bij Volgens een vast patroon voor Ja, dan kan hij/zij een terugkeerpatroon instellen en een einddatum invullen. Bijvoorbeeld elke week op donderdag. In dat geval worden declaraties aangemaakt voor alle donderdagen in de ingestelde periode. Die ingestelde periode wordt als volgt bepaald:
- als de datum in de eerste stap vóór de datum in deze stap ligt, loopt de ingestelde periode vanaf de datum in de eerste stap tot en met de datum die in deze stap is ingevuld.
- ligt de datum in de eerste stap ná de datum in deze stap, dan loopt de ingestelde periode vanaf de datum die in deze stap is ingevuld tot en met de datum in de eerste stap.
Volgende stap
Na het instellen kan de resource door naar de volgende stap. Dit kan een van de volgende stappen zijn:
- Route, zie Stap Route
- Declaratie indienen, zie Stap Declaratie indienen
Stap Declaratiesoort
Deze stap is nodig als:
- de resource op het geselecteerde project is geplaatst en aan de projectresource meerdere declaratiewerksoorten gekoppeld zijn
-
aan het geselecteerde project meerdere declaratiewerksoorten gekoppeld zijn en:
- het een intern project betreft waarop alle resources mogen schrijven (Boeking toegestaan voor staat op Alle Resources), of
- de resource geen contract, maar wel een status heeft waarin de optie Declaratie zonder contract toegestaan is aangevinkt
- aan het project of de projectresource 1 declaratiewerksoort gekoppeld is waaraan meerdere vervoerwijzen gekoppeld zijn. Zie ook Pagina Vervoerwijzen en Pagina Vervoerwijze per werksoort.
De resource moet dan kiezen welke werksoort en (indien van toepassing) welke vervoerwijze van toepassing is.
Volgende stap
Na de keuze voor de declaratiesoort kan de resource door naar de volgende stap. Dit kan een van de volgende stappen zijn:
- Route, zie Stap Route
- Declaratie indienen, zie Stap Declaratie indienen
Is aan het project 1 declaratiewerksoort (met indien van toepassing 1 vervoerwijze) gekoppeld, dan wordt deze stap overgeslagen.
Stap Route
Deze stap is van toepassing als een werksoort is gekozen waarop de optie Afstand te bepalen is ingeschakeld. In dat geval kan de resource een kilometerdeclaratie indienen.
Voorgestelde routes
De resource kan bij Voorgestelde routes kiezen uit een of meer routes als:
- op de pagina Projectresource afstand bepaling van de projectresource een of meer vaste routes zijn ingesteld. Is op de pagina Projectresource afstand bepaling het aantal kilometers berekend, dan wordt dat aantal overgenomen. Dit werkt alleen als in de vorige stap bij Vervoerwijze een optie is gekozen waarbij op de pagina Vervoerwijzen de waarde Auto is ingesteld.
- de resource al eerder een kilometerdeclaratie heeft ingediend waarbij de resource de adressen heeft opgezocht. Het aantal berekende kilometers wordt automatisch overgenomen. Of en hoe lang deze routes worden bewaard is afhankelijk van de instelling in het veld HistoryDays van de controllerinstantie Declarations.
Vertrekpunt en bestemming(en)
De resource kan ook adressen zoeken voor het vertrekpunt en de bestemming(en), als de Google Maps API is ingericht. De afstand wordt dan automatisch berekend. De berekening houdt rekening met de Google Maps modus die bij de gekozen vervoerwijze hoort (Auto, Fietsen of Lopen).
Kiest de resource bij Retour voor Nee, dan kan hij/zij nog meer bestemmingen toevoegen.
Volgende stap
Na het kiezen of invoeren van de route kan de resource vervolgens door naar de laatste stap, Declaratie indienen.
Stap Declaratie indienen
Als op de geselecteerde declaratiewerksoort in het veld Registratie in de waarde:
- Bedrag is ingesteld, dan vult de resource het bedrag in dat van toepassing is
- Aantal is ingesteld, dan vult de resource het aantal in dat van toepassing is. Als sprake is van een kilometerdeclaratie en op de pagina Ureninstellingen is de optie Toestaan van afstandsafwijking op declaratie via web ingeschakeld, dan kan een resource het automatisch ingevulde aantal kilometers nog aanpassen op de portal.
Omschrijving
De resource kan in het veld Omschrijving een toelichting invoeren. Als op de geselecteerde declaratiewerksoort de optie Omschrijving verplicht is ingeschakeld, dan kan de resource niet opslaan of inleveren voordat dit veld is gevuld. Dat is ook het geval bij een kilometerdeclaratie als de gebruiker het automatisch ingevulde aantal kilometers heeft aangepast en op de werksoort de optie Omschrijving verplicht bij afwijking afstand is ingeschakeld.
Document toevoegen
Als aan de geselecteerde declaratiewerksoort een documentsjabloon gekoppeld is, kan de resource via een knop een document toevoegen. Staat Document verplicht op Ja, dan kan de resource niet opslaan of inleveren voordat het document is toegevoegd.
Zijn in de stap Herhalen op andere dagen meerdere datums opgegeven, dan wordt het document aan elke declaratie toegevoegd.
Opmerking: Het veld Toegestane bestandsextensies op de pagina Web API-instellingen bepaalt welke bestandsformaten mogelijk zijn bij het uploaden van documenten. Het veld Maximale upload bestandsgrootte in portal (in MB) op de pagina Web-instellingen bepaalt hoe groot het bestand maximaal mag zijn.
Declaratieoverzicht
Knop Alles inleveren
Staan in het declaratieoverzicht op de portal een of meerdere declaraties met de initiële status, dan kan de resource deze via de knop Alles inleveren tegelijkertijd inleveren.
Deze knop is niet van toepassing als de declaratie de initiële status heeft maar:
- is toegevoegd vanuit MSF terwijl op de werksoort in het veld Web de waarde Zichtbaar is ingesteld, of
- al is geboekt (dit is mogelijk bij declaratiewerksoorten waarvoor geen goedkeuring nodig is)
Icoon per declaratie
Per ingevoerde declaratie wordt een icoontje getoond (als dit is ingericht). Standaard is dat het icoon dat op de werksoort is ingesteld in het veld Icoon. Bevat de declaratie een vervoerwijze, dan betreft dit het icoon dat bij de betreffende vervoerwijze is ingesteld in het veld Webicoon. Is bij de vervoerwijze geen icoon ingesteld, dan wordt teruggevallen op het werksoorticoon.
Zie ook
Zie ook
Declaraties indienen via de resourceportal (inrichting)
Veld Declaratie zonder contract toegestaan
Pagina Projectresource afstand bepaling
Veld Toestaan van afstandsafwijking op declaratie via web
Veld Omschrijving verplicht bij afwijking afstand
Veld Toegestane bestandsextensies
Veld Maximale upload bestandsgrootte in portal (in MB)