Pagina Documenten

Om een document toe te voegen (door deze te koppelen of genereren) is een documentsjabloon nodig. Deze stelt u in dit veld in.

U kunt alleen documentsjablonen kiezen die te gebruiken zijn voor beoordelingen.

Autorisatie

In documentsjablonen kan autorisatie op rollen zijn ingesteld waarbij het documentsjabloon alleen zichtbaar is voor gebruikers die minimaal 1 van de ingestelde rollen hebben. In dat geval kunt u zo'n documentsjabloon alleen kiezen als u een rol hebt die gekoppeld is aan het documentsjabloon.

Zie ook

Een document(regel) handmatig toevoegen

Een documentsjabloon toevoegen en inrichten

Documentsjablonen

Sjabloonautorisatie

Als het veld Soort in een documentregel gevuld is, kunt u in het veld Bestandsnaam een bestand koppelen of genereren. Zie Documenten koppelen of genereren in een documentregel.

De opbouw van de bestandsnaam is in te stellen in het veld Bestandsnaam van het documentsjabloon.

Wanneer een bestand aanwezig is in een documentregel, is het mogelijk om deze te vervangen. Zie Een gekoppeld bestand in een documentregel vervangen.

Als een document aan een bedrijf is gekoppeld, toont het veld Bedrijfsnaam de naam van dat bedrijf.

Vink deze optie aan als het document vervallen is.

Filter bij openen pagina

Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is ingeschakeld en waarin de optie Vervallen niet is aangevinkt. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond.

Met een klik op Actuele documenten worden vervallen documenten niet meer getoond.

Voor sommige documenten is een documentnummer of documentcode van toepassing.

In het veld Geldig tot en met kunt u, indien van toepassing, de datum aangeven tot en met wanneer het document geldig is.

Het veld Goedgekeurd in een documentregel kan automatisch of handmatig worden ingeschakeld.

Het veld wordt automatisch ingeschakeld als voor het documentsjabloon een accorderingsmethode is ingesteld en de resource op de portal het document heeft goedgekeurd. Zie ook Veld Type goedkeuring.

U kunt het veld ook handmatig inschakelen of op de knop Goedkeuren klikken.

Gevolgen van inschakelen

Als het veld wordt ingeschakeld, heeft dat tot gevolg dat:

• in het veld Goedgekeurd door automatisch wordt ingevuld welke gebruiker het document heeft goedgekeurd.
• in het veld Goedgekeurd op automatisch wordt ingevuld op welke datum en tijd het document is goedgekeurd.
• de hele documentregel niet meer wijzigbaar is, behalve het veld Goedgekeurd zelf en het veld Vervallen. 
  Alle andere velden in deze regel en het gegenereerde/gekoppelde Word-document zijn alleen nog te lezen en niet meer te wijzigen. Dat geldt ook voor gegenereerde/gekoppelde Word-documenten met een documentsjabloon waarin het veld Wijzigen toestaan is ingeschakeld. U kunt een gegenereerd of gekoppeld Word-document dan alleen openen in de 'Alleen-lezen' modus. Wijzigingen die u aanbrengt worden niet opgeslagen. Het is ook niet meer mogelijk om de documentregel te verwijderen of het document te vervangen.

Controle op goedgekeurde documenten bij statuswijziging

Aan een status kunnen documentsjablonen zijn gekoppeld waarvoor is ingesteld dat een controle moet plaatsvinden of documenten op basis van dat sjabloon zijn goedgekeurd. Als deze status wordt bereikt en een document op basis van het betreffende documentsjabloon is niet goedgekeurd, dan krijgt u een melding daarover. Het hangt van de instellingen af of u kunt doorgaan zonder dat het document is goedgekeurd of dat eerst het document moet zijn goedgekeurd voordat de status kan worden omgezet.

Zie ook

Een document(regel) handmatig toevoegen

Documentsjablonen

Documenten per status

Zie Veld Goedkeuringsstatus

Selecteer het land van afgifte indien van toepassing. Als u in het veld begint met het invoeren van de landnaam (of landcode), toont de keuzelijst de bijbehorende mogelijkheden. Wilt u meer zoekmogelijkheden, klik dan in de keuzelijst op Selecteren vanuit volledige lijst.