De pagina Documenten bevat de documenten die aan het geplande bed zijn gekoppeld. Dit betreft bijvoorbeeld huurovereenkomsten of soortgelijke huisvestingsdocumenten.
Pagina openen
Open deze pagina vanuit de pagina Geplande bedden. Klik daarvoor op de actiebalk op de knop Documenten.
Getoonde documenten
Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar:
- met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is ingeschakeld, en
- waarin de optie Vervallen niet is aangevinkt
Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond.
Zie ook Toon in beperkte weergave.
Rechten/autorisatie
Welke documenten worden getoond is ook afhankelijk van de rechten van een gebruiker. Als aan een documentsjabloon een of meer rollen zijn gekoppeld, dan kunnen gebruikers die geen van deze rollen hebben:
- documentregels met dit documentsjabloon niet zien
- dit documentsjabloon niet selecteren
Zie ook Sjabloonautorisatie.
Documentsjabloon voor geplande bedden
Als een resource is ingepland op een bed, is het mogelijk om een huurovereenkomst of soortgelijk huisvestingsdocument voor de resource te genereren. Daarvoor moeten een of meer documentsjablonen voor geplande bedden zijn aangemaakt. Zie Een documentsjabloon voor geplande bedden inrichten.
Wijze van aanmaken
Deze pagina kan documentregels en documenten bevatten die:
- handmatig zijn toegevoegd. Zie Een document(regel) handmatig toevoegen vanuit de pagina Documenten van een gepland bed.
- automatisch zijn toegevoegd.
Het is mogelijk om huisvestingsdocumenten automatisch te genereren. Namelijk via een modelleerbare actie met de functie GENERATEDOCUMENT. Daarmee kunt u inrichten dat het huisvestingsdocument bijvoorbeeld wordt gegenereerd zodra de bedtoewijzing een bepaalde status krijgt.
Zie ook Automatisch documenten genereren (GENERATEDOCUMENT) en Pagina Modelleerbare actie.
Een document(regel) handmatig toevoegen vanuit de pagina Documenten van een gepland bed
- Klik op de actiebalk op de knop Nieuw of klik in de eerste lege regel in het veld Soort.
- Klik in het veld Soort op het pijltje en zoek en selecteer een documentsjabloon. De keuzelijst bevat alleen documentsjablonen waarvoor in de documentsjablooninstellingen is ingericht dat ze:
- te gebruiken zijn voor de entiteit Gepland bed, en
- selecteerbaar zijn, en
-
waar u rechten voor hebt
In het veld Omschrijving verschijnt automatisch de omschrijving die in het documentsjabloon is ingevuld.
- Selecteert u een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave niet is ingeschakeld, dan krijgt u een melding daarover en de keuze om alle actuele documenten weer te geven of niet. Kiest u:
- Ja, dan wordt het filter opgeheven en zijn alle actuele documentregels zichtbaar, inclusief de nieuw aangemaakte. Documentregels waarin de optie Vervallen is aangevinkt, worden hiermee niet zichtbaar.
- Nee, dan blijft het filter ingesteld. De nieuw aangemaakte documentregel is dan niet zichtbaar.
- Wijzig indien nodig de datum. In het documentsjabloon voor geplande bedden kunt u enkele velden met betrekking tot de prijs opnemen. De datum in de documentregel bepaalt welke prijsregel van toepassing is. Zie ook Veld Datum.
- U kunt nu een document (oftewel bestand) gaan koppelen of genereren. Zie Documenten koppelen of genereren in een documentregel.
Help per veld
Veld Datum
Als u in een nieuwe, lege regel het veld Soort vult, wordt automatisch de huidige datum (de werkdatum) ingevuld.
Peildatum
In het documentsjabloon voor geplande bedden (rapport 11076328) zijn enkele velden afhankelijk van een peildatum. Dit betreft velden voor:
- de maximaal in rekening te brengen kosten
- het aantal PKS-punten
- de prijs per week
De peildatum is [vanaf release 24.01.0800] de begindatum van de bedtoewijzing, als deze op of na de datum in de documentregel ligt. Anders is de datum (in het veld Datum) in de documentregel de peildatum.
U kunt dus via het veld Datum de peildatum aansturen. Dat kunt u bijvoorbeeld gebruiken als u een aankomende prijsaanpassing wilt communiceren.
Voorbeeld: Stel dat op een kamer de prijs per 1-1 is vastgelegd. Begin juni wordt de nieuwe prijs per 1-7 bekend. Op de kamer wordt een nieuwe prijsregel toegevoegd per 1-7. Als u begin juni een document wilt sturen om de nieuwe prijs per 1-7 te communiceren, moet u de datum in het veld Datum aanpassen.
- Als u het document zou genereren terwijl in de documentregel de datum op begin juni staat, dan wordt de prijsregel per 1-1 gebruikt. Begin juni is de prijsregel per 1-1 immers nog van toepassing.
- Om de gegevens uit de prijsregel per 1-7 in het document op te nemen, moet u het veld Datum op 1-7 (of later) zetten.
Zie ook Velden in node CostPerBed.
Veld Soort
Om een document toe te voegen (door deze te koppelen of genereren) is een documentsjabloon nodig. Deze stelt u in dit veld in.
De keuzelijst bij dit veld bevat alleen documentsjablonen waarvoor in de documentsjablooninstellingen is ingericht dat ze:
- te gebruiken zijn voor de entiteit Gepland bed, en
- selecteerbaar zijn, en
- waar u rechten voor hebt
Autorisatie
In documentsjablonen kan autorisatie op rollen zijn ingesteld waarbij het documentsjabloon alleen zichtbaar is voor gebruikers die minimaal 1 van de ingestelde rollen hebben. In dat geval kunt u zo'n documentsjabloon alleen kiezen als u een rol hebt die gekoppeld is aan het documentsjabloon.Zie ook Pagina Sjabloonautorisatie.
Zie ook
Een document(regel) handmatig toevoegen
Veld Bestandsnaam
Als het veld Soort in een documentregel gevuld is, kunt u in het veld Bestandsnaam een bestand koppelen of genereren. Zie Documenten koppelen of genereren in een documentregel.
De opbouw van de bestandsnaam is in te stellen in het veld Bestandsnaam van het documentsjabloon.
Wanneer een bestand aanwezig is in een documentregel, is het mogelijk om deze te vervangen. Zie Een gekoppeld bestand in een documentregel vervangen.
Overige velden (standaard niet zichtbaar)
Onderstaande velden staan niet standaard op de kaart, maar kunnen worden toegevoegd. Zie ook Microsoft Learn: Uw werkruimte personaliseren.
Veld Documentnr.
Voor sommige documenten is een documentnummer of documentcode van toepassing. Deze kunt u in dit veld invullen.
Veld Geldig tot en met
In het veld Geldig tot en met kunt u, indien van toepassing, de datum aangeven tot en met wanneer het document geldig is.
Veld Geldig vanaf
In het veld Geldig vanaf kunt u, indien van toepassing, de datum aangeven vanaf wanneer het document geldig is.
Let op: Via de datum in het veld Datum kunt u de peildatum voor een aantal velden in het documentsjabloon aansturen. Zie ook Veld Datum.
Veld Goedgekeurd
Het veld Goedgekeurd in een documentregel kan automatisch of handmatig worden ingeschakeld.
Het veld wordt automatisch ingeschakeld als voor het documentsjabloon een accorderingsmethode is ingesteld en de resource op de portal het document heeft goedgekeurd. Zie ook Veld Type goedkeuring.
U kunt het veld ook handmatig inschakelen of op de knop Goedkeuren klikken.
Als het veld wordt ingeschakeld, heeft dat tot gevolg dat:
- in het veld Goedgekeurd door automatisch wordt ingevuld welke gebruiker het document heeft goedgekeurd.
- in het veld Goedgekeurd op automatisch wordt ingevuld op welke datum en tijd het document is goedgekeurd.
- de hele documentregel niet meer wijzigbaar is, behalve het veld Goedgekeurd zelf en het veld Vervallen.
Alle andere velden in deze regel en het gegenereerde/gekoppelde Word-document zijn alleen nog te lezen en niet meer te wijzigen. Dat geldt ook voor gegenereerde/gekoppelde Word-documenten met een documentsjabloon waarin het veld Wijzigen toestaan is ingeschakeld. U kunt een gegenereerd of gekoppeld Word-document dan alleen openen in de 'Alleen-lezen' modus. Wijzigingen die u aanbrengt worden niet opgeslagen. Het is ook niet meer mogelijk om de documentregel te verwijderen of het document te vervangen.
Veld Vervallen
Vink deze optie aan als het document vervallen is.
Opmerking: Als in een documentregel de optie Goedgekeurd is aangevinkt, is het niet meer mogelijk om de documentregel te wijzigen. Het is wel mogelijk om de optie Vervallen dan aan en uit te vinken.
Filter bij openen pagina
Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is ingeschakeld en waarin de optie Vervallen niet is aangevinkt. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond.
Met een klik op Actuele documenten worden vervallen documenten niet meer getoond.
Knoppen op de actiebalk
Via de knoppen op de actiebalk kunt u diverse acties uitvoeren.
|
Verwijderen |
Via deze knop kunt u een documentregel inclusief het gekoppelde bestand verwijderen. Verwijderen is niet mogelijk als:
Zie ook Een document(regel) verwijderen. |
Splitsknop Koppel/Open bestand
Splitsknop Koppel/Open bestand
De knoppen Koppel bestand en Open bestand zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop'. Koppel bestand is zichtbaar als er nog geen bestand is gekoppeld. Is wel een bestand gekoppeld, dan is Open bestand zichtbaar.
|
|
Koppel bestand |
Via deze knop kunt u een bestand koppelen of genereren. Zie ook Documenten koppelen of genereren in een documentregel. |
|
Open bestand |
Als aan een documentregel een bestand is gekoppeld, kunt u het bestand via deze knop downloaden of openen in de bijbehorende applicatie. |
Splitsknop ondertekening
De knoppen die te maken hebben met het ondertekenen van documenten zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop'. De goedkeuringsstatus bepaalt welke knop zichtbaar is. Klik achter deze knop op 
om een andere knop te kunnen kiezen.
|
Aanbieden ter ondertekening |
Als in een documentsjabloon de accorderingsmethode Uitgebreid of Met certificaat is ingesteld, kunnen documenten met dit documentsjabloon digitaal worden ondertekend door de resource. Daarvoor moet het document eerst door een medewerker worden aangeboden aan de resource. Aanbieden ter ondertekening kan handmatig of automatisch. Automatisch aanbieden is alleen mogelijk voor gegenereerde documenten. Zie ook Aanbieden ter ondertekening.
Rechten nodig voor handmatig aanbiedenU kunt het document handmatig aanbieden via deze knop. U moet wel rechten hebben om documenten met het betreffende documentsjabloon aan te kunnen bieden. Dit kunt u per documentsjabloon instellen via de knop Machtigingen digitale ondertekening. Zie ookPagina Machtigingen digitale handtekening
CM Sign met certificaatWanneer gebruik wordt gemaakt van CM Sign en een documentsjabloon met accorderingsmethode Met certificaat, moeten op de resourcekaart en op de medewerkerkaart ook de velden E-mail en Telefoon (mobiel) zijn ingevuld. |
|
Ondertekening afbreken |
Als het document is aangeboden (zie ook Aanbieden ter ondertekening) maar nog niet is goed- of afgekeurd, is het mogelijk om het proces van ondertekening te onderbreken via deze knop. Het document verdwijnt dan direct van de portal.
Rechten nodig voor afbreken ondertekeningU moet wel rechten hebben om proces van ondertekening af te breken voor documenten met het betreffende documentsjabloon. Dit kunt u per documentsjabloon instellen via de knop Autorisatie digitale ondertekening. Zie ook |
|
Goedkeuren |
Als u op deze knop klikt, heeft dat tot gevolg dat:
|
|
Details ondertekening | Als in een documentsjabloon een accorderingsmethode is ingesteld (zie ook Veld Type goedkeuring), kunnen documenten met dit documentsjabloon digitaal worden ondertekend. Via deze knop kunt u nagaan welke stappen door wie zijn uitgevoerd in het accorderingsproces. Zie ook Details Ondertekening en Goedkeuringsstatus. |
Splitsknop e-mail verzenden
De knoppen E-mail verzenden (sjabloon) en E-mail verzenden zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop'. De knop E-mail (sjabloon) is standaard zichtbaar. Klik achter deze knop op om E-mail verzenden te kunnen kiezen.
|
E-mail verzenden (sjabloon) |
Via deze knop start de e-mailwizard. Deze kunt u doorlopen als er minimaal een e-mailsjabloon actief is waarin bij Gebruiken voor de waarde Interacties is geselecteerd. De mail wordt standaard naar de resource gestuurd maar u kunt dit desgewenst nog wijzigen in de wizard. De e-mail bevat de tekst die in het sjabloon is voorgedefinieerd. Via het e-mailsjabloon kan ook worden ingericht dat automatisch een of meer bijlagen worden meegestuurd. Zie ook E-mailwizard en E-mailsjablonen. |
|
|
E-mail verzenden |
Via deze knop maakt u een e-mailbericht aan met het gekoppelde bestand als bijlage. Als het document alleen aan de resource is gekoppeld en niet aan een contact, dan wordt in het veld Aan automatisch het e-mailadres van de resource ingevuld. Als het document ook aan contact is gekoppeld, dan opent een pagina waarin u een keuze kunt maken uit het e-mailadres van de resource of het e-mailadres van het contact. Heeft de resource geen e-mailadres, dan wordt het e-mailadres van het contactbedrijf ingevuld. Zie ook Pagina Een e-mail opstellen (e-maileditor).
Niet benaderenHeeft de resource een status waarbij in het veld Niet benaderen per e-mail/sms de waarde e-mail en sms of e-mail is ingevuld, dan krijgt u een melding dat de betreffende resource niet benaderd mag worden. |
Splitsknop Filter
De knoppen Alle documenten, Actuele documenten en Beperkt zijn gecombineerd in een zgn. 'splitsknop'. Bij het openen van deze pagina is Alle documenten zichtbaar. Klikt u op die knop, dan wordt Actuele documenten zichtbaar.
|
Alle documenten |
Bij het openen van deze pagina zijn standaard alleen de documentregels zichtbaar:
Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond. |
|
|
Actuele documenten |
Bij het openen van deze pagina zijn documentregels waarin de optie Vervallen is ingeschakeld standaard niet zichtbaar. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond. Met een klik op Actuele documenten stelt u het filter weer in. |
|
|
Beperkt |
Bij het openen van deze pagina zijn documentregels met een documentsjabloon waarin de optie Toon in beperkte weergave is uitgeschakeld standaard niet zichtbaar. Via de filterknop Alle documenten heft u deze filters op en worden alle aanwezige documentregels getoond. Met een klik op Beperkt stelt u het filter weer in. |
Tip: Meer informatie over het navigeren in de gebruikersinterface vindt u in Werken met Business Central. Zie Pagina's en informatie zoeken met Vertel me voor meer informatie over het zoeken naar pagina's, acties en rapporten.
Zie ook
Een document(regel) verwijderen
Een Word-lay-out voor documentsjablonen toevoegen en aanpassen
Word-lay-out geplande bedden (rapport 11076328): toelichting op velden