Documentenopslag binnen MSF

Documenten die worden toegevoegd aan MSF (bijv. vanuit een interactie of de sneltab/de pagina Documenten), kunnen worden opgeslagen:

• op SharePoint, als u gebruikmaakt van SharePoint Online.
• in de Database.
• op een Fileshare (server). Dit is alleen mogelijk als in extensiebeheer de Mysolution OnPrem Applicatie is geïnstalleerd.

 

Op elk document- en interactiesjabloon kunt u in het veld Opslaglocatie kiezen welke opslaglocatie u wilt gebruiken.

Zie ook Veld Opslaglocatie en Veld Opslaglocatie.

 

SharePoint

Er zijn in MSF 2 SharePoint-koppelingen mogelijk:

• Microsoft SharePoint-koppeling
  Wordt gebruikt bij Export naar Excel en Afdrukvoorbeeld.
  Als deze koppeling wordt ingesteld, wordt bij exports naar Excel en bij het opvragen van afdrukvoorbeelden niet gevraagd om het document op te slaan, maar zullen deze documenten op SharePoint worden opgeslagen en online worden geopend.
  
• Mysolution SharePoint-koppeling
  Wordt gebruikt bij al het andere rondom opslag (documenten/interacties/exports enz.).

Zie voor meer informatie over de installatie en inrichting hiervan Documentenopslag binnen Mysolution (pdf).

 

Fileshare (server)

Op de pagina Algemene instellingen in het veld Documentmap moet u instellen waar deze documenten worden opgeslagen, als u daar rechten voor hebt. Zie Veld Documentmap.

 

Documentenwachtrij (SharePoint of Fileshare (server)

Bij het aanmaken van niet-wijzigbare documenten wordt het gekoppelde document niet direct op SharePoint of (in geval van Fileshare (server)) op schijf opgeslagen, maar eerst in de documentenwachtrijtabel gezet. Deze documenten kunnen verwerkt worden door een taakwachtrijpost met rapport 11076470 (Verwerk interacties met documenten in wachtrij).

Zie ook Pagina Documenten wachtrij.

 

Overstappen van filesystem naar SharePoint Online

Wilt u overstappen van een lokale fileshare naar SharePoint Online, dan moet u rekening houden met het volgende:

1. Inventariseer in alle bedrijven in het veld Documentmap in de Algemene instellingen waar de UNC-paden heen wijzen. Als dat 1 map is voor alle bedrijven, hoeft het veld SharePoint Map op de pagina SharePoint-instellingen (Mysolution) niet gevuld te worden. Als er afwijkende paden zijn, is dat wel nodig. De structuur dient vervolgens gemigreerd te worden naar de nieuwe SharePoint locatie. Daarvoor kunt u de SharePoint Migration tool gebruiken: Microsoft SharePoint Migration Tool (windows.net)

2. Inventariseer in alle bedrijven het veld Locatie algemene documenten op de pagina Web-instellingen. Hier staan documenten die op de portal getoond kunnen worden, bijvoorbeeld gedragsregels, of algemene arbeidsvoorwaarden. In SharePoint Online is in de mappenstructuur een map General Web Documents voorzien. Verplaats de documenten naar deze map.

3. Review de permissies. Voor de fileshare zijn Windows accounts relevant. Voor SharePoint Online gelden de Azure AD accounts.

 

Database

Van sommige documenten worden er heel veel opgeslagen, zoals ID-bewijzen, waardoor de map met opgeslagen documenten erg groot kan worden. Nadeel daarvan is dat het zoeken en openen van een document langer duurt. In dat geval kan het handig zijn om dat soort documenten in de database op te slaan. Bij opslag in de database worden de bestanden eerst gecomprimeerd.

Opslaan in de database is alleen mogelijk voor te koppelen documenten, niet voor Word-documenten die gegenereerd worden. Als op een documentsjabloon het veld Document rapport is gevuld (met een ander getal dan 0), en er dus sprake is van te genereren Word-documenten, is de waarde Database niet mogelijk.

 

 

Zie ook

Pagina Documentsjablonen

Veld Document rapport

Pagina Interactiesjablonen (Mysolution)

Pagina SharePoint-instellingen (Mysolution)