Jaarovergang financieel
Rond de jaarovergang moeten een aantal belangrijke acties worden uitgevoerd.
Nummerreeksen waar een jaartal in voorkomt
Wordt gebruikgemaakt van nummerreeksen waar een jaartal in voorkomt, zorg er dan voor dat de reeks voor het komende jaar is aangemaakt voordat het nieuwe jaar is begonnen.
Voorbeeld: Nummerreeks voor facturen waarbij in de nummerreeksregels een extra regel met begindatum 1-1-2025 is aangemaakt:
Tip: Maak een regel voor het eerstvolgende jaar dat nog niet is gedefinieerd met een ingangsdatum maar zonder beginnummer. Als die datum is bereikt kan MSF geen nummer meer bepalen en krijgt de gebruiker een foutmelding. Zo wordt u erop gewezen dat er nog iets moet gebeuren en wordt voorkomen dat met de reeks van het oude jaar wordt doorgegaan in het nieuwe jaar.
Belangrijk: Het is noodzakelijk om de nummerreeksen PER BEDRIJF te onderhouden. De nummerreeksen zijn niet gedeeld over de bedrijven en kunnen dus niet alleen vanuit 1 bedrijf worden bewerkt.
Jaarafsluiting en boekingsperioden
Boekingsperioden aanmaken
Om een jaar financieel te kunnen afsluiten en het resultaat te kunnen boeken is het noodzakelijk om voor het komende jaar de boekingsperioden te hebben aangemaakt.
Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:
Klik daarvoor op de pagina Boekingsperioden op de knop Nieuw jaar. Daarmee opent u de pagina Boekjaar maken.
-
Voer in het veld Begindatum de datum in waarop het boekjaar begint.
-
Voer in het veld Aantal perioden het aantal boekhoudperioden in waarin u het boekjaar wilt verdelen. Er kunnen maximaal 365 perioden in een jaar vallen.
-
Voer in het veld Periodelengte de duur voor elke periode in. Gebruik hiervoor een Datumformule.
Voorbeeld: Bijvoorbeeld 12 keer 1M (1 maand) voor een boekjaar van 12 maanden:
Of 13 keer 4W (4 weken) voor een boekjaar met vierwekelijkse perioden:
Datumformule
Een datumformule is een korte, afgekorte combinatie van letters en cijfers op basis waarvan datums worden berekend. Als afkorting voor tijdsaanduidingen kunt u de volgende letters gebruiken:
| D | Dag |
| W | Week |
| WD | Weekdagen |
| M | Maand |
| K | Kwartaal |
| J | Jaar |
De datumformule kan maximaal 20 tekens bevatten (cijfers en letters).
Voorbeeld: 1W staat voor 1 week en 6M voor 6 maanden
Opmerking: In alle datumformulevelden wordt automatisch 1 dag opgenomen om ervoor te zorgen dat de huidige dag wordt gebruikt als begindatum van de periode. Als u bijvoorbeeld 1W invoert, zal de periode in feite 8 dagen bestrijken omdat vandaag ook is opgenomen. Als u een periode van 7 dagen (exact 1 week) wilt opgeven, inclusief de begindatum van de periode, moet u 6D of 1W-1D opgeven.
Jaar afsluiten (boekingsperioden)
Als de perioden voor het nieuwe jaar zijn aangemaakt is het mogelijk het oude jaar af te sluiten en het resultaat te boeken. Dit hoeft niet direct op 2 januari te gebeuren maar kan als alle facturen, memo’s etc van het oude jaar zijn verwerkt en u kunt gaan beginnen aan het voorbereiden van de jaarrekening.
Om de perioden van het oude jaar af te sluiten, klikt u op de pagina Boekingsperioden op de knop Jaar afsluiten. U krijgt dan deze melding en vraag:
Deze functie zal niets anders doen dan een vinkje zetten bij de afgesloten perioden ten teken dat alle boekingen die na het afsluiten van de perioden worden gemaakt in betreffende periode worden aangemerkt als naboeking. Het is dus wel degelijk nog mogelijk om een boeking te maken in een afgesloten periode
Boeken toegestaan vanaf/tot
Het daadwerkelijk blokkeren van een boekjaar voor nieuwe boekingen wordt ingesteld op de pagina Boekhoudinstellingen. Door hierin bij Boeken toegest. vanaf de datum 1-1-2025 in te voeren is het niet meer mogelijk te boeken in 2024 en eerder. Ons advies is om ook het veld Boeken toegest. tot in te voeren om te voorkomen dat per abuis bijvoorbeeld 01-03-2052 wordt gebruikt.
Uitstelsjablonen
Speciaal voor de transitorische boekingen vanuit uitstelsjablonen zijn aparte datumvelden beschikbaar: Uitgesteld boeken toegestaan vanaf en Uitgesteld boeken toegestaan tot. Dit zodat het systeem een boeking die in maart 2025 moet worden uitgesteld over 12 maanden toch kan worden geboekt tot en met februari of maart 2026. Terwijl de gebruiker handmatig geen boeking kan doen in die periode.
Voorbeeld:
Uitzondering voor bepaalde gebruikers
Het is mogelijk voor bepaalde gebruikers een uitzondering op de boekhoudinstellingen te maken zodat zij nog boekingen in een oud jaar kunnen maken. Dit voor bijvoorbeeld correcties al dan niet aangegeven door de accountant.
Voorbeeld:
Resultaat naar de balans overboeken
Onderdeel van de jaarafsluiting is het overboeken van het resultaat naar de balans. Het systeem heeft hiervoor de functie Afsluiten WenV-rekening. Vul hierin het eind boekjaar, het dagboek en de batch waarin de boeking moet worden klaargezet en de resultaatrekening. Vul tevens indien geen nummerreeks is ingesteld in de dagboekbatch een documentnummer in en een boekingsomschrijving.
Voorbeeld:
De resultaatboeking wordt klaargezet in het memoriaal dat is opgegeven, maar moet nog worden geboekt.
Eventueel kan het resultaat niet op totaalsaldo per rekening maar ook per dimensiewaarde worden tegengeboekt. Dit is nodig in geval van verplichte dimensies op kostenrekeningen. Dit leidt tot meer boekingen maar het saldo per grootboekrekening in combinatie met dimensies is dan op 1-1-2025 ook nul. Klik om aan te geven per welke dimensies de resultaatboeking moet worden gemaakt, achter Dimensies op 
en vink de gewenste dimensie aan.
Vergeet niet na controle de dagboekregels te boeken.
Als later nog een keer een boeking op een resultaatrekening is gedaan als gevolg van een correctie in het oude jaar, kan bovenstaande functie nogmaals worden uitgevoerd om het overgebleven resultaat nogmaals over te boeken naar de balans.
Zie ook
Eindejaarsdocument - Jaarovergang met Mysolution 2024 - 2025 (pdf)Microsoft Learn: Nummerreeksen maken
Microsoft Learn: Jaren en perioden afsluiten
Microsoft Learn: Inkomsten en kosten uitstellen