Via het rapport Verlofsaldo journaliseren (rapport 11096111) is het mogelijk om de opbouw en opname van verlof periodiek te journaliseren en dus financieel in de administratie op te nemen. Dit rapport is alleen van toepassing voor resources die een contract hebben met een fase waarin de optie Vast loon is ingeschakeld en die dus een vast periodeloon (bijv. een maandloon) hebben.
Hoe worden de boekingen verwerkt?
De optie Journaalpost direct boeken op de pagina Verlofsoorten per bedrijfseenheid bepaalt hoe de boekingen worden verwerkt:
-
Als de optie niet is aangevinkt, wordt de boeking klaargezet in het memoriaal van loonjournaalposten van het decentrale bedrijf. Stel daartoe op de pagina Verzuiminstellingen de velden Verlof dagboeksjabloon en Verlof dagboekbatch in. Zie ook Pagina Verzuiminstellingen.
-
Als de optie wel is aangevinkt, wordt de boeking direct verwerkt op de grootboekrekeningen die u op de pagina Verlofsoort boekingsgroepen instelt. Het is daarbij mogelijk om te boeken op rekeningnummers die afhankelijk zijn van de loonboekingsgroep waar de betreffende resource op basis van zijn contract (de fase) toe wordt gerekend. Zie ook Pagina Verlofsoort boekingsgroepen.
Let op: Als u voor 2 bedrijfseenheden verlof wilt journaliseren en er is sprake van hetzelfde loonbedrijf, dan mogen de bedrijfseenheden niet dezelfde grootboeknummers gebruiken.
Manieren van uitvoeren
U kunt het rapport handmatig uitvoeren of een taakwachtrijpost instellen om het verlofsaldo automatisch en periodiek (elke maand of 4 weken) te journaliseren.
Handmatig uitvoeren
Voer dit rapport uit in het loonbedrijf (zie Microsoft Docs: Overschakelen op een ander bedrijf). Vul het jaar, de periodesoort en periode en de boekingsdatum. De boekingsdatum wordt standaard gevuld met de laatste dag van de huidige maand.
Het is mogelijk om een of meer filters in te stellen, bijvoorbeeld op resourcenummer.
Taakwachtrijpost
Stel in het loonbedrijf een taakwachtrijpost met rapport 11096111 in. Via de knop Rapportaanvraagpagina in de taakwachtrijpost kunt u desgewenst de periodesoort aanpassen (van Maand naar Vier weken). Zorg dat het rapport elke periode (maand of 4 weken) wordt gedraaid.
Berekening
Als het rapport wordt uitgevoerd, worden de volgende stappen doorlopen:
-
Per resource wordt het verlofsaldo tot en met de opgegeven maand berekend.
-
De opbouw wordt standaard voor de gehele duur van een contract berekend. Als het rapport wordt uitgevoerd voor februari 2025, dan wordt de duur van het contract gemaximeerd op 28-2-2025.
-
De opnames (urenstaat en loondagboek, werksoorten looncomponenten liggen vast in de verlofsoort op de bedrijfseenheid) worden ook meegenomen tot en met de laatste dag van de opgegeven maand.
-
-
Het berekend saldo wordt financieel gemaakt door het saldo te vermenigvuldigen met het uurloon. Voor het uurloon wordt uitgegaan van het laatste contract met een fase waarin de optie Vast loon is ingeschakeld. Het maandloon op dat contract wordt als volgt herrekend naar een uurloon:
-
(Maandloon * 12 / (aantal dagen per jaar in bedrijfseenheid * uren per dag in bedrijfseenheid)). Hiermee is het verlofsaldo in geld bekend.
-
Dit verlofsaldo in geld wordt vermenigvuldigd met het vastgelegde percentage sociale lasten (ziePagina Percentages sociale lasten). Hiermee is het bedrag aan sociale lasten bekend.
-
-
Voor bovenstaande 2 saldi wordt afzonderlijk gecontroleerd of het berekende bedrag afwijkt van het eerder in het grootboek geboekte saldo in geld.
-
Wanneer het nieuw berekende saldo (stap 2) afwijkt van het geboekte saldo (stap 3), dan wordt het hele geboekte saldo (stap 3) in het grootboek tegengeboekt met de actuele boekingsdatum (de laatste dag van de actuele maand). Bij deze tegenboeking worden de actuele dimensies van de resource overgenomen. Als het eerder geboekte saldo identiek is aan het nieuw berekende saldo, dan gebeurt er verder niets.
Het kan zijn dat het verlofsaldo niet is gewijzigd, maar de sociale lasten wel (omdat het percentage gewijzigd is). Het verlofsaldo hoeft dan niet tegengeboekt te worden, maar de sociale lasten wel. -
Als in stap 4 een verschil is geconstateerd, dan wordt het nieuwe saldo geboekt op de actuele dimensies van de resource.
Output
Als op de pagina Verlofsoorten per bedrijfseenheid de optie Journaalpost direct boeken niet is aangevinkt, bestaat de output van dit rapport uit regels in een financieel dagboek, die daarna handmatig kunnen worden doorgeboekt. Om de aangemaakte posten te bekijken gaat u via het memoriaal naar het Fin. dagboeksjablonenoverzicht en kiest u het sjabloon dat is vastgelegd in de verzuiminstellingen.
Tip: Meer informatie over het werken met rapporten zie Microsoft Learn: Rapporten uitvoeren en afdrukken, Microsoft Learn: Rapportgegevens analyseren met Excel en XML en Microsoft Learn: Filters instellen in rapporten, batchtaken en XMLports. Voor hulp bij het zoeken van specifieke pagina's raadpleegt u Pagina's en informatie zoeken met Vertel me.
Zie ook
Pagina Verlofsoorten per bedrijfseenheid
Veld Journaalpost direct boeken