Het is mogelijk om in te richten dat resources of contactpersonen documenten digitaal kunnen goedkeuren of afkeuren op de portal. MSF kent verschillende methodes van digitale accordering. Per documentsjabloon stelt u in het veld Type goedkeuring in welke methode van toepassing is. Is in het veld Type goedkeuring de waarde Met certificaat ingesteld, dan zijn er 2 manieren waarop documenten ondertekend kunnen worden: Mysolution Signing Service en CM Sign. Hieronder wordt ingegaan op de Mysolution Signing Service.
Soort handtekening
Als gebruik wordt gemaakt van de Mysolution Signing Server is het alleen mogelijk om de retour handtekening (van de resource of contactpersoon) in documenten te zetten als voor een servercertificaat in plaats van een clientcertificaat is gekozen.
De retour handtekening in het document is geen gekwalificeerde handtekening, maar een geavanceerde handtekening. De retour handtekening wordt via dezelfde techniek gezet, maar omdat het certificaat is uitgegeven aan de werkgever en niet aan de ontvangende partij, kan de handtekening niet als gekwalificeerd worden aangemerkt.
Zie ook Digitale handtekeningen.
Benodigde instellingen op de pagina Algemene instellingen
De volgende instellingen op de pagina Algemene instellingen, sneltab Digitaal ondertekenen zijn van belang voor accordering met certificaat:
- PDF-ondertekening service URI
- PDF-ondertekening certificaathouder DN-naam, zie Veld PDF-ondertekening certificaathouder DN-naam.
- Pincode voor PDF-ondertekening, zie Veld Pincode voor PDF-ondertekening.
- PDF-ondertekeningsstempel, zie Veld PDF-ondertekeningsstempel.
Sms-instellingen
Bij deze manier van ondertekenen is tweefactorauthenticatie via sms van toepassing. De resource of contactpersoon die op de portal is ingelogd kan pas ondertekenen nadat hij/zij een verificatiecode heeft opgevraagd die per sms wordt verzonden.
Om sms-berichten te kunnen versturen, moeten de sms-instellingen op de pagina E-mail, SMS en WhatsApp-instellingen correct zijn ingericht. Zie Pagina E-mail, SMS en WhatsApp-instellingen.
Proces van ondertekening
Bevat een documentregel een documentsjabloon met waarde Met certificaat in het veld Type goedkeuring en is een document toegevoegd (gekoppeld of gegenereerd), dan moet het eerst door een medewerker vanuit MSF ter ondertekening worden aangeboden voordat het op de portal wordt gepubliceerd. Zie Aanbieden ter ondertekening.
Ondertekenen of afwijzen op de portal
Wanneer het document is aangeboden en de resource of contactpersoon is ingelogd op de portal, dan kan hij/zij op de knop Teken of wijs af (of een andere knopnaam als hiervoor een andere vertaling is ingesteld) klikken om het document te accorderen. In dat geval opent een pagina met:
- een preview van het document, dus een kader met de inhoud van het document, inclusief de digitale handtekening van de medewerker, en
- knoppen om het document te ondertekenen of af te wijzen.
Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:
Ondertekenen: verificatiecode opvragen
Als de resource/contactpersoon op de knop klikt om te ondertekenen, verschijnt de knop Vraag verificatie code aan (of een andere knopnaam als hiervoor een andere vertaling is ingesteld). Klikt de resource/contactpersoon op die knop, dan wordt de code via sms verzonden naar de resource/contactpersoon.
Nadat de resource/contactpersoon de verificatiecode heeft ingevoerd, kan hij/zij op OK klikken.
Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:
Als de resource/contactpersoon akkoord gaat en tekent, wordt de digitale handtekening van de resource/contpersoon in het pdf-document geplaatst.
Voorbeeld:
De knop Teken of wijs af wordt vervangen door de naam van de gebruiker die het document heeft ondertekend (de resource of contactpersoon dus), de datum en het tijdstip van goedkeuren en de tekst Goedgekeurd.
Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:
Goedkeuringsstatus en details ondertekening in MSF
In de documentregel in MSF wijzigt het veld Goedkeuringsstatus naar Goedgekeurd. Op de pagina Details Ondertekening wordt een regel toegevoegd met status Goedgekeurd en bronsoort Resource of Contactpersoon (afhankelijk van wie het document heeft goedgekeurd) plus het nummer en de naam van de resource/contactpersoon.
Afwijzen
Als de resource/contactpersoon op de knop klikt om het document af te wijzen, wordt een veld getoond waarin de reden van afwijzing kan worden ingevuld.
Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:
Als de resource/contactpersoon het document afwijst, wordt geen digitale handtekening van de resource/contactpersoon in het document geplaatst.
De knop Teken of wijs af wordt vervangen door de naam van de gebruiker die het document heeft afgekeurd (de resource of contactpersoon dus), de datum en het tijdstip van afwijzing en de reden van afwijzing.
Goedkeuringsstatus en details ondertekening in MSF
In de documentregel in MSF wijzigt het veld Goedkeuringsstatus naar Afgekeurd. Op de pagina Details Ondertekening wordt een regel toegevoegd met status Afgekeurd, bronsoort Resource of Contactpersoon (afhankelijk van wie het document heeft afgekeurd), het nummer en de naam van de resource/contactpersoon en de reden van afwijzing.
Zie ook
Methodes van digitale accordering
CM Sign (Accordering met certificaat)