Methodes van digitale accordering
Zie ook Veld Type goedkeuring.
Het proces bij eenvoudige accordering
Bevat een documentregel een documentsjabloon met de waarde Eenvoudig in het veld Type goedkeuring en wordt daaraan een document toegevoegd (gekoppeld of gegenereerd), dan wordt dit document direct op de portal geplaatst. Het document is dus direct zichtbaar voor de resource of contactpersoon. Uiteraard is de voorwaarde dat dit correct is ingericht, zie Documenten op de portal tonen (inrichting).
Goedkeuringsstatus en details ondertekening in documentregel vóór goedkeuring
In het veld Goedkeuringsstatus van de documentregel wordt automatisch Aangemaakt ingevuld. Op de pagina Details Ondertekening (dat u vanuit de documentregel kunt openen via de knop Details ondertekening) wordt 1 regel toegevoegd met status Aangemaakt en bronsoort Resource of Contactpersoon (afhankelijk voor wie het document is aangemaakt).
Webnotificaties bij publiceren documenten ter ondertekening
Als [vanaf release 25.02.0000] op de pagina Webnotificaties beheren een webnotificatie actief is met notificatietype Nieuw document om te ondertekenen, dan wordt automatisch een webnotificatie naar de resource verstuurd zodra het document wordt op de portal wordt gepubliceerd.
Zie ook Pagina Webnotificaties beheren.
Goedkeuren op de portal
Als de resource of contactpersoon is ingelogd op de portal, kan hij/zij op de knop Goedkeuren (of een andere knopnaam als hiervoor een andere vertaling is ingesteld) klikken om het document te goed te keuren.
Voorbeeld:
De resource/contactpersoon krijgt een bevestigingsvraag. Als op OK wordt geklikt, wordt de knop Goedkeuren vervangen door de naam van de gebruiker die het document heeft goedgekeurd (de resource of contactpersoon dus) plus de datum en het tijdstip van goedkeuren.
Voorbeeld:
Goedkeuringsstatus en details ondertekening in documentregel na goedkeuring
In de documentregel wijzigt het veld Goedkeuringsstatus naar Goedgekeurd. Op de pagina Details Ondertekening wordt een regel toegevoegd met status Goedgekeurd en bronsoort Resource of Contactpersoon (afhankelijk van wie het document heeft goedgekeurd).
Accordering met certificaat
Voor het ondertekenen met certficaat zijn 2 manieren mogelijk:
Belangrijk: Accordering met certificaat is niet mogelijk in de cloudomgeving.
Het proces bij uitgebreide accordering
Bevat een documentregel een documentsjabloon met waarde Uitgebreid in het veld Type goedkeuring en is daaraan een document toegevoegd (gekoppeld of gegenereerd), dan moet het eerst door een medewerker vanuit MSF ter ondertekening worden aangeboden voordat het op de portal wordt gepubliceerd. Zie Aanbieden ter ondertekening.
Goedkeuren of afkeuren op de portal
Wanneer het document is aangeboden en de resource of contactpersoon is ingelogd op de portal, dan kan hij/zij op de knop Goed- of afkeuren (of een andere knopnaam als hiervoor een andere vertaling is ingesteld) klikken om het document te accorderen.
Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:
In dat geval opent een pagina met:
- een preview van het document, dus een kader met de inhoud van het document, inclusief de digitale handtekening van de medewerker, en
- de mogelijkheid om het document goed of af te keuren.
Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:
Na een klik op Goedkeuren:
Na een klik op Afwijzen:
Als de resource/contactpersoon het document:
- goedkeurt, wordt de digitale handtekening van de resource/contactpersoon in het pdf-document geplaatst.
Op de portal wordt de knop Goed- of afkeuren vervangen door de naam van de gebruiker die het document heeft goedgekeurd (de resource of contactpersoon dus) plus de datum en het tijdstip van goedkeuren.
Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:
In de documentregel in MSF wijzigt het veld Goedkeuringsstatus naar Goedgekeurd. Op de pagina Details Ondertekening wordt een regel toegevoegd met status Goedgekeurd en bronsoort Resource of Contactpersoon (afhankelijk van wie het document heeft goedgekeurd) plus het nummer en de naam van de resource/contactpersoon.
- afkeurt, wordt geen digitale handtekening van de resource/contactpersoon in het document geplaatst.
Op de portal wordt de knop Goed- of afkeuren vervangen door de naam van de gebruiker die het document heeft afgekeurd (de resource of contactpersoon dus), de datum en het tijdstip van afkeuren en de reden van afwijzing.
Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:
In de documentregel in MSF wijzigt het veld Goedkeuringsstatus naar Afgekeurd. Op de pagina Details Ondertekening wordt een regel toegevoegd met status Afgekeurd, bronsoort Resource of Contactpersoon (afhankelijk van wie het document heeft afgekeurd), het nummer en de naam van de resource/contactpersoon en de reden van afwijzing.
Uitgebreide accordering (met sms)
Sms-instellingen
Bij deze manier van ondertekenen is tweefactorauthenticatie via sms van toepassing. De resource of contactpersoon die op de portal is ingelogd kan pas ondertekenen nadat hij/zij een verificatiecode heeft opgevraagd die per sms wordt verzonden.
Om sms-berichten te kunnen versturen, moeten de sms-instellingen op de pagina E-mail, SMS en WhatsApp-instellingen correct zijn ingericht. Zie Pagina E-mail, SMS en WhatsApp-instellingen.
Het proces bij uitgebreide accordering met sms
Bevat een documentregel een documentsjabloon met waarde Uitgebreid (met sms) in het veld Type goedkeuring en is daaraan een document toegevoegd (gekoppeld of gegenereerd), dan moet het eerst door een medewerker vanuit MSF ter ondertekening worden aangeboden voordat het op de portal wordt gepubliceerd. Zie Aanbieden ter ondertekening.
Ondertekenen of afwijzen op de portal
Wanneer het document is aangeboden en de resource of contactpersoon is ingelogd op de portal, dan kan hij/zij op de knop Teken of wijs af (of een andere knopnaam als hiervoor een andere vertaling is ingesteld) klikken om het document te accorderen. In dat geval opent een pagina met:
- een preview van het document, dus een kader met de inhoud van het document, inclusief de digitale handtekening van de medewerker
Voorbeeld: Digitale handtekening van de medewerker:
- knoppen om het document te ondertekenen of af te wijzen.
Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:
Ondertekenen: verificatiecode opvragen
Als de resource/contactpersoon op de knop klikt om te ondertekenen, verschijnt de knop Vraag verificatie code aan (of een andere knopnaam als hiervoor een andere vertaling is ingesteld). Klikt de resource/contactpersoon op die knop, dan wordt de code via sms verzonden naar de resource/contactpersoon.
Nadat de resource/contactpersoon de verificatiecode heeft ingevoerd, kan hij/zij op OK klikken.
Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:
Als de resource/contactpersoon akkoord gaat en tekent, wordt de digitale handtekening van de resource/contpersoon in het pdf-document geplaatst.
Voorbeeld:
Het document bevat daarnaast de details van de goedkeuring (audit log).
Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:
De knop Teken of wijs af wordt vervangen door de naam van de gebruiker die het document heeft ondertekend (de resource of contactpersoon dus), de datum en het tijdstip van goedkeuren en de tekst Goedgekeurd.
Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:
Goedkeuringsstatus en details ondertekening in MSF
In de documentregel in MSF wijzigt het veld Goedkeuringsstatus naar Goedgekeurd. Op de pagina Details Ondertekening wordt een regel toegevoegd met status Goedgekeurd en bronsoort Resource of Contactpersoon (afhankelijk van wie het document heeft goedgekeurd) plus het nummer en de naam van de resource/contactpersoon.
Afwijzen
Als de resource/contactpersoon op de knop klikt om het document af te wijzen, wordt een veld getoond waarin de reden van afwijzing kan worden ingevuld.
Voorbeeld: Klik op de afbeelding om te vergroten:
Als de resource/contactpersoon het document afwijst, wordt geen digitale handtekening van de resource/contactpersoon in het document geplaatst.
De knop Teken of wijs af wordt vervangen door de naam van de gebruiker die het document heeft afgekeurd (de resource of contactpersoon dus), de datum en het tijdstip van afwijzing en de reden van afwijzing.
Goedkeuringsstatus en details ondertekening in MSF
In de documentregel in MSF wijzigt het veld Goedkeuringsstatus naar Afgekeurd. Op de pagina Details Ondertekening wordt een regel toegevoegd met status Afgekeurd, bronsoort Resource of Contactpersoon (afhankelijk van wie het document heeft afgekeurd), het nummer en de naam van de resource/contactpersoon en de reden van afwijzing.
Tip: Meer informatie over het werken met velden en kolommen vindt u in Werken met Business Central. Voor hulp bij het zoeken van specifieke pagina's raadpleegt u Pagina's en informatie zoeken met Vertel me.
Zie ook
Sneltab Accordering, geldigheid en privacy
Documenten koppelen of genereren in een documentregel